Dalga dalga planlama: yakın işi ayrıntılı, uzak işi kaba planlamak

Dalga dalga planlama nedir?

Dalga dalga planlama (rolling wave planning), proje planında yakın dönemde yapılacak işi ayrıntılı, uzak dönemdeki işi ise üst düzeyde planlayan tekniktir. Uzaktaki işin ayrıntısı, o işe yaklaşıldıkça ve yeni bilgi geldikçe doldurulur. Plan bir kez yazılıp dondurulmaz; ayrıntılı bölge, dalga gibi zamanda öne doğru ilerler.

Mantığı basittir. Henüz netleşmemiş bir işin tek tek adımlarını bugün yazmak hem emek kaybıdır hem de gerçekte olmayan bir kesinlik izlenimi yaratır. Ayrıntılı plan ancak elinizde bilgi olduğunda değer taşır; bilgi yoksa ayrıntı yalnızca yanlış çıkacak bir tahmindir. Türkçede aynı teknik kademeli planlama ya da yuvarlanan dalga planlaması olarak da geçer.

Plan ufka göre nasıl katmanlanır?

Projede iş, zaman ufkuna göre üç düzeyde tutulur. En yakın düzeyde iş paketleri vardır: kim, ne üretecek, hangi sırayla ve hangi bağımlılıkla. Bu düzey ekibin bugün ve yakın gelecekte çalıştığı işi taşır ve en ayrıntılı olanıdır.

Bir sonraki düzeyde planlama paketleri durur. Kapsamı ve genel bütçesi bilinir ama işin içi henüz iş paketlerine bölünmemiştir. En uzak düzeyde ise yalnızca kilometre taşları ve üst düzey fazlar bulunur. Yönetim ve sponsor için bütün tablo görünür, ekip için ise yalnızca netleşmiş kısım kesin bir takvim taşır.

Dalgalar nasıl ilerler?

Teknik, düzenli aralıklarla tekrarlanan küçük bir döngüdür. Önce planlama ufku seçilir: ekibin güvenle ayrıntılandırabileceği süre, projenin belirsizliğine göre belirlenir. Sonra o ufuktaki işler iş paketlerine bölünür, sorumlular ve çıktılar yazılır.

İş yürürken ilerleme izlenir ve bu sırada öğrenilenler not edilir: bir tedarikçi netleşmiş, bir varsayım çökmüş, bir gereksinim değişmiş olabilir. Ufuk sonuna yaklaşıldığında bu bilgilerle bir sonraki planlama paketi ayrıntılandırılır, uzak işler yeniden değerlendirilir. Bu adım atlanırsa uzak iş sonsuza kadar kaba kalır ve ufuk gelip çattığında ekip plansız yakalanır.

Aşamalı ayrıntılandırma ile ilişkisi

Aşamalı ayrıntılandırma (progressive elaboration), proje tanımının ve planın bilgi arttıkça adım adım netleşmesi ilkesidir. Başta kaba olan kapsam, gereksinim ve tahminler, proje ilerledikçe daha doğru ve ayrıntılı hâle gelir. Bu ilke yalnızca takvim için değil, ürün tanımı ve maliyet tahmini için de geçerlidir.

Dalga dalga planlama bu ilkenin zamana uygulanmış biçimidir: hangi işin ne zaman ayrıntılandırılacağını planlama ufku belirler. Kısacası aşamalı ayrıntılandırma neden, dalga dalga planlama ise nasıl sorusuna cevap verir. Proje yönetimi literatüründe ikisi sıkça birlikte anılır; bu yüzden eş anlamlı sanılabilir, oysa biri genel bir ilke, diğeri bu ilkeyi uygulayan bir tekniktir.

Örnek: yeni bir mağazanın açılışı

Bir perakende şirketi yeni bir mağaza açıyor olsun. Plan başında yalnızca kilometre taşları bellidir: yer seçimi, kiralama, tadilat, kadro, açılış. Ekip bugün yalnızca yer seçimi ve kiralamayı ayrıntılandırır: hangi alanlar karşılaştırılacak, kim görüşecek, sözleşmeyi kim inceleyecek.

Vitrin tasarımı, raf yerleşimi ve personel alımı planlama paketi olarak bekler. Kira sözleşmesi imzalanıp alanın ölçüleri ve konumu belli olduğunda tadilat ve vitrin işleri iş paketlerine bölünür. Açılış kampanyası ise tarih netleşene kadar üst düzeyde kalır. Alanın hangisi olacağı bilinmeden raf yerleşimini ayrıntılı çizmek, büyük olasılıkla çöpe giden bir emek olurdu.

Ne zaman uygun, nerede hata yapılır?

Teknik, uzak dönemde kapsamın, tedarikçinin ya da teknolojinin netleşmediği, bilginin zamanla geldiği projelerde işe yarar. Her şeyin baştan bilindiği ve tekrarlanan işlerde ayrıntılı bir baştan plan yeterlidir. Sabit fiyatlı sözleşmelerde ise uzak işin kabalığı bütçe güvencesini zayıflatır; bu durumda belirsizlik payı açıkça konuşulmalıdır.

Sık yapılan hatalar şunlardır: • Ufku çok kısa tutup ekibi sürekli yeniden planlamaya mahkûm etmek • Uzak işe kaynak ve bütçe ayırmayı unutmak • Ayrıntılandırmayı bir toplantıya ya da takvime bağlamamak • Yeni bilgiyi risk kayıtlarına ve paydaş iletişimine yansıtmamak

Bu hataların ortak kökü, kaba planı "plansızlık" sanmaktır. Kaba bölge bilinçli bir seçimdir ve ne zaman netleşeceği önceden yazılıdır.

Proje yönetimi programlarında yeri

Planlama ufku, iş paketi ve belirsizlik altında planlama, proje yönetimi eğitimlerinin zaman ve kapsam konularının parçasıdır. Proje Yönetimi Uzmanlığı Sertifika Programı bu çerçeveyi proje yöneticisi ve planlama uzmanı rolleri için kurar; PMP Sertifikasyon Hazırlık Programı ise aynı kavramları sınav bakış açısıyla çalışmak isteyenlere yöneliktir.