Birinci, ikinci ve üçüncü taraf denetim: kim kimi denetler?
Denetimin kim tarafından, kim adına ve hangi amaçla yapıldığına göre üç türe ayrıldığını, her türün ne işe yaradığını ve birbirinden nasıl ayrıldığını öğrenirsiniz.
Bir bakışta
- Denetimin türü, denetçinin denetlenen kuruluşa göre konumuyla belirlenir. Konu aynı olabilir; ayıran şey denetimi yapanın kim olduğu ve neden yaptığıdır.
- Birinci taraf denetim, kuruluşun kendi iç denetimidir. Yönetimin gözden geçirmesi ve iyileştirme için kendi adına yürütülür.
- İkinci taraf denetim, kuruluşla çıkarı olan bir tarafça yapılır. Tipik örnek, bir müşterinin tedarikçisini denetlemesidir.
- Üçüncü taraf denetim, bağımsız bir kuruluşça yapılır. Belgelendirme denetimleri bu gruba girer ve kuruluştan bağımsızlık esastır.
- Kuruluşlar çoğu zaman üç türle de karşılaşır; bu türler birbirini tamamlar. Güçlü bir iç denetim, dış denetimlere hazırlığı kolaylaştırır.
Denetim türleri neye göre ayrılır?
Yönetim sistemleri denetiminde türleri ayıran şey denetimin konusu değildir; aynı kalite yönetim sistemi, hem kuruluşun kendisi hem müşterisi hem de bağımsız bir belgelendirme kuruluşu tarafından denetlenebilir. Ayıran, denetimi yapanın denetlenen kuruluşla ilişkisi ve denetimin amacıdır.
Bu sınıflama yönetim sistemleri denetimine yönelik ISO 19011 kılavuzunda da kullanılan yaygın bir ayrımdır. Terimlerdeki 'taraf' sözcüğü, denetimi talep eden ve yürüten tarafı anlatır: kuruluşun kendisi birinci, kuruluşla ilişkili ilgili taraflar ikinci, bağımsız dış kuruluşlar üçüncü taraftır.
Üç türün karşılaştırması
Birinci taraf denetim kuruluşun kendisi tarafından ya da onun adına yapılır. Çalışanlar iç denetçi olarak görev alır veya dışarıdan bir uzman kuruluş adına çalışır. Amaç yönetimin gözden geçirmesine girdi sağlamak, uygunsuzlukları erken yakalamak ve iyileştirme fırsatlarını bulmaktır.
İkinci taraf denetim kuruluşun müşterileri gibi çıkarı olan taraflarca ya da onlar adına yapılır. En bilinen örnek, bir üreticinin tedarikçisini, kendi gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını görmek için denetlemesidir. Otomotiv gibi tedarik zinciri yoğun sektörlerde sıkça görülür.
Üçüncü taraf denetim ise denetlenen kuruluşa bağlı olmayan bağımsız kuruluşlarca yapılır. Yönetim sistemi belgelendirme denetimleri ve düzenleyici kurumların bazı denetimleri bu gruptadır. Bağımsızlık ve tarafsızlık, bu türün güvenilirliğinin temelidir.
Denetimi kimin yaptığı, amacı ve sonucu da belirler
Üç denetim türü
| Birinci taraf | İkinci taraf | Üçüncü taraf | |
|---|---|---|---|
| Denetimi yapan | Kuruluşun kendisi ya da adına çalışan | Müşteri gibi çıkarı olan taraf | Bağımsız dış kuruluş |
| Temel amaç | İyileştirme, yönetim gözden geçirmesi | Tedarikçinin gereksinimleri karşılaması | Standarda bağımsız uygunluk güvencesi |
| Tipik örnek | İç tetkik | Müşterinin tedarikçi denetimi | Belgelendirme denetimi |
| Bağımsızlık | Denetlenen bölümden bağımsız denetçi | Kuruluştan bağımsız ama çıkar sahibi | Tam bağımsız |
Örnek: bir yan sanayi tedarikçisi
Otomotiv ana sanayiye parça veren bir tedarikçiyi düşünün. Şirket, kalite yönetim sistemini yılda belirli aralıklarla kendi iç denetçileriyle gözden geçirir; bu birinci taraf denetimdir ve bulgular iyileştirme eylemlerine dönüşür.
Ana sanayi müşterisi, parçaların üretildiği tesise gelerek süreçleri ve kayıtları kendi gereksinimlerine göre inceler; bu ikinci taraf denetimdir. Şirketin standart belgesinin geçerliliğini sürdürmesi için de belgelendirme kuruluşu belirli aralıklarla gelir; bu üçüncü taraf denetimdir.
Aynı şirket, aynı süreçler için üç farklı denetimle karşılaşır. Her denetim farklı bir soruya yanıt verir: kendi içimizde sorun var mı, müşterimiz memnun mu, bağımsız bir kuruluş sistemin standarda uygunluğunu doğruluyor mu.
Hangisi ne zaman, birbirleriyle ilişkisi
Birinci taraf denetim kuruluşun kendi inisiyatifindedir ve standartların çoğu bunu zorunlu tutar. İkinci taraf denetim, ticari ilişkinin parçasıdır ve sözleşme ya da müşteri gereksinimiyle gündeme gelir. Üçüncü taraf denetim ise belge almak ve sürdürmek isteyen kuruluşlar için gereklidir.
Üç tür arasında güçlü bir bağ vardır. İyi yürütülen birinci taraf denetim, ikinci ve üçüncü taraf denetimde şaşırtıcı bulguları azaltır. Üçüncü taraf bulguları da çoğu zaman iç denetim programının bir sonraki döneminde dikkate alınır. Denetçilerin tarafsızlığı üç türde de esastır; fakat bağımsızlığın derecesi türden türe değişir.
Sık karıştırılan noktalar
En yaygın karışıklık, ikinci taraf ile üçüncü taraf denetimin birbirine karıştırılmasıdır. Müşteri denetçisi ne kadar tarafsız davranırsa davransın, müşteri ilişkide çıkar sahibi olduğu için denetim ikinci taraftır. Üçüncü tarafta ise denetçi ve kuruluş arasında böyle bir ticari çıkar bulunmaz.
İkinci karışıklık, iç tetkik yapan kişiyle belgelendirme denetçisinin rollerinin aynı sanılmasıdır. Birinci tarafta denetçi kuruluşun çalışanı olabilir ama denetlediği bölümden bağımsız olmalıdır. Rollerin karşılaştırılması ayrı bir konudur. Bir de dış kuruluşun denetime katılması, denetimi otomatik olarak üçüncü taraf yapmaz. Müşteri denetimi başka bir kuruluşa yaptırsa bile talep eden taraf müşteri olduğu için denetim ikinci taraftır.
Mindset programlarında yeri
Denetim türlerini ayırt etmek, kalite yöneticisi, iç denetçi ve tedarikçi kalite mühendisi gibi roller için temel bir bilgidir. Kalite Yöneticiliği Sertifika Programı İç Denetim Teknikleri ve Uygulama modülünde denetim süreçlerini ele alır. ISO 19011 ile Yönetim Sistemleri Tetkik Teknikleri ve IATF 16949 Otomotiv Kalite Sistemi programları ise tetkik uygulamasına ve ikinci taraf tetkike odaklanmak isteyenler için uygundur.
İlgili Mindset programı
Kalite Yöneticiliği Sertifika Programı
Sık sorulan sorular
İç denetim hangi taraf denetimdir?
Birinci taraf denetimdir. Kuruluş, kendi yönetim sistemini kendi çalışanlarıyla ya da kendi adına çalışan bir uzmanla denetler. Amaç kuruluşun kendi iyileşmesidir; sonuçlar yönetimin gözden geçirmesine girdi olur.
Müşteri denetimi ikinci taraf denetim midir?
Evet. Müşteri, tedarikçisini kendi gereksinimlerine uygunluk açısından denetliyorsa bu ikinci taraf denetimdir. Müşteri bunu kendi denetçileriyle yapabileceği gibi başka bir kuruluşa yaptırabilir; denetimi talep eden taraf müşteri olduğu için tür değişmez.
Belgelendirme denetimi hangi tür denetimdir?
Üçüncü taraf denetimdir. Belgelendirme kuruluşu, denetlediği kuruluştan bağımsızdır ve yönetim sisteminin standarda uygunluğunu doğrular. Belge, kuruluşun sistemini bağımsız bir tarafın değerlendirdiğini gösterir.
Üç tür denetim aynı standarda göre yapılabilir mi?
Evet. Aynı yönetim sistemi standardı, üç tür denetimde de ölçüt olabilir. Fark standartta değil, denetimi yapanın konumunda, amacında ve sonuçlarının kullanımında yatar. Denetim kılavuzu olan ISO 19011 üç türe de ortak ilkeler sunar.
Birinci taraf denetim ikinci ve üçüncü tarafa hazırlık sayılır mı?
Sayılabilir ama bunun için iç denetimin gerçekten bağımsız ve derinlemesine yapılması gerekir. Yüzeysel yapılan bir iç denetim, dış denetimde ortaya çıkan bulguları önceden göstermez. İç denetim güçlü olduğunda dış denetimlerde beklenmedik uygunsuzluk azalır.