APQC Süreç Sınıflandırma Çerçevesi (PCF): Süreçleri Ortak Bir Dille Listelemek

APQC PCF nedir?

APQC süreç sınıflandırma çerçevesi (Process Classification Framework, PCF), bir kuruluşun yürüttüğü işleri ortak bir sınıflama diliyle listeleyen referans çerçevedir. APQC, süreç yönetimi ve kıyaslama alanında çalışan bir kuruluştur ve çerçeve onun ürünüdür. Çerçeve, bir sektörün ya da tüm sektörlerin ortak işlerini bir taksonomiye dönüştürür.

Temel katkısı ortak dildir. Bir finans, bir üretim ve bir hizmet şirketi, farklı kelimelerle aynı işi tarif edebilir; PCF onları ortak başlıklar altında toplar. Böylece bir kuruluş süreçlerini listelerken sıfırdan başlamaz, ortak bir iskeleti kendine uyarlar.

Yapısı nasıl işler?

PCF hiyerarşik bir yapıdır. En üstte kuruluşun tüm işlerini kapsayan geniş kategoriler bulunur; bunlar daha alt gruplara, süreçlere ve faaliyetlere, en altta ise ayrıntılı görevlere bölünür. Üstten alta inildikçe soru değişir: ilk düzeylerde "ne yapıyoruz?", alt düzeylerde "bunu hangi adımlarla yapıyoruz?" sorusuna yaklaşılır.

Yapının önemli bir yönü, her unsurun bir numarayla tanımlanmasıdır. Böylece farklı kuruluşlar, adlar ve tanımlar biraz değişse bile aynı unsuru aynı referansla gösterebilir. Bu, kıyaslama için bir köprü kurar.

Çerçeve ayrıca sektöre göre uyarlanmış sürümlerle de yayımlanır; çok sektörlü ortak sürüm yanında belirli sektörlere özel listeler bulunur.

Süreç mimarisinde nasıl kullanılır?

PCF çoğunlukla süreç mimarisi kurarken başlangıç noktası olarak kullanılır. Tipik akış şöyledir. • Kuruluşun mevcut işlerini PCF kategorileriyle eşleştirmek. • Kuruluşta bulunmayan başlıkları ayıklamak, kuruluşa özgü olanları eklemek. • Her sürecin sahibini, ölçütlerini ve ilişkili sistemlerini belirlemek. • Önceliklendirilen süreçleri ayrıntılı modellemek ve iyileştirmek. • Süreç envanterini güncel tutmak ve kıyaslama çalışmalarında kullanmak.

Bu yaklaşım, "hangi süreçlerimiz var?" sorusuna tutarlı ve eksiksiz bir yanıt sunar. Süreç sahipliği, performans ölçümü ve dönüşüm projelerinin kapsamı bu envanter üzerine kurulur.

PCF ne zaman kullanılır, ne zaman kendi sınıflamanız?

Hazır bir çerçeve her zaman uygun bir başlangıç değildir. Seçim kuruluşun ihtiyacına bağlıdır.

Çerçeve ne kadar kapsamlı olursa olsun, envanterin değeri kuruluşun gerçek işini yansıtmasındadır. Hazır başlıklar bu işi hızlandırır ama yerine geçmez; bu yüzden uyarlama ve ayıklama her durumda yapılır.

PCF, süreç modelleme ve BPR'dan farkı

PCF bir süreç modeli değildir. Süreç modeli, bir işin adım adım akışını, kimin ne yaptığını ve karar noktalarını gösterir. PCF ise işlerin katalog düzeyinde listesidir. İkisi birbirini tamamlar: PCF hangi süreçlerin olduğunu, model ise seçilen sürecin nasıl yürüdüğünü anlatır.

İş süreçlerinin köklü biçimde yeniden tasarlanması anlamına gelen süreç yeniden mühendisliği ise bir yöntemdir; PCF, bu tür çalışmalarda hangi süreçlerin kapsamda olduğunu belirlemeye yardım eder. Çerçeve tek başına iyileştirme yapmaz, iyileştirmenin haritasını sunar.

Sınırı da bilmek gerekir. PCF kuruluşun gerçek işleyişini birebir yansıtmaz; listedeki bir süreç kuruluşta farklı adla, farklı bir yapıda ya da hiç bulunmayabilir.

Mindset programlarında nerede çalışılır?

Mindset'in İş Süreç Yönetimi Eğitim Programı'nda süreç yönetimine giriş, süreç analizi ve modelleme, süreç tasarımı ve optimizasyon, değişim yönetimi ve süreç sahipliği ile süreç izleme ve iyileştirme konuları yer alır.

Süreç, kalite ve dönüşüm ekipleri için ilgili nokta, bir referans çerçeveyi kopyalamak değil, kuruluşun gerçek işine göre uyarlamaktır.