Ana veri yönetimi (MDM): tanım, yöntem ve örnek

Ana veri yönetimi nedir?

Ana veri yönetimi (master data management, MDM), bir kurumun iş yapış biçiminin merkezindeki varlıklara ait verilerin (müşteri, ürün, tedarikçi, çalışan, lokasyon gibi) tüm sistemlerde tutarlı, doğru ve tekil biçimde yönetilmesidir. Bu varlıklara ait kayıtlara ana veri (master data) denir.

Ana veri, sipariş ya da fatura gibi işlem verisinden farklıdır. İşlem verisi her olayda yeni kayıt üretirken, ana veri uzun süre yaşar ve birçok işlem tarafından referans alınır. Örneğin bir müşteri kaydı, o müşterinin yüzlerce siparişinde ortak kullanılır.

Ana veri neden sorun çıkarır?

Büyüyen kurumlarda aynı varlık farklı sistemlerde ayrı ayrı tutulur. Müşteri CRM'de bir adla, faturalama sisteminde başka bir yazımla, e-ticaret platformunda üçüncü bir kayıtla bulunur. Sonuçta mükerrer kayıtlar, çelişen bilgiler ve raporlarda tutarsızlık ortaya çıkar.

Bu durumun bedeli somuttur: aynı müşteriye birden çok kez kampanya gönderilir, stok ve ürün tanımları uyuşmaz, tedarikçi ödemeleri yanlış kayda yapılır, analizlerin sonucu güvenilmez hale gelir. MDM bu dağınıklığı gidermeyi hedefler.

MDM nasıl çalışır?

Süreç genellikle şu adımlardan geçer: • Kapsam: hangi varlıkların ana veri olarak yönetileceği belirlenir. • Modelleme ve standartlaştırma: her varlığın alanları, formatları ve geçerli değer listeleri tanımlanır. • Eşleştirme ve tekilleştirme: farklı sistemlerdeki aynı varlığa ait kayıtlar bulunur ve birleştirilir. • Altın kayıt: birleştirilen kayıtlardan, hangi alanın hangi kaynaktan alınacağını belirleyen hayatta kalma kurallarıyla tek ve güvenilir bir kayıt (golden record) oluşturulur. • Dağıtım ve yönetişim: altın kayıt kullanan sistemlere sunulur; sahiplik, kalite izleme ve değişiklik kuralları işletilir.

Teknik olarak MDM, merkezi bir ana veri deposu, kayıtlı sistemleri senkronize eden bir yapı ya da bunların karışımı olarak kurulabilir.

Örnek: iki sistemdeki aynı müşteri

Örneğin bir perakende şirketinde müşteri "Ayşe Yılmaz" CRM'de kayıtlıdır, e-ticaret sitesinde ise "A. Yılmaz" adıyla ve farklı bir adres bilgisiyle yer alır. MDM çözümü ad, e-posta ve telefon gibi alanlara bakarak iki kaydın aynı kişiye ait olduğunu eşleştirir.

Hayatta kalma kuralı örneğin şöyle olabilir: adres için en son güncelleme alınan sistem, e-posta için doğrulanmış kaynak esas alınır. Sonuçta tek bir altın müşteri kaydı oluşur ve her iki sistem de bu kayda göre güncellenir. Müşteri hizmetleri artık müşterinin tüm geçmişini tek bir yerden görebilir. Örnek kurgusaldır.

MDM, veri kalitesi ve veri yönetişimi ilişkisi

Veri kalitesi, verinin doğruluğunu, bütünlüğünü ve güncelliğini ölçen bir niteliktir; MDM ise ana verinin kalitesini kurumsal ölçekte sağlamak için kullanılan uygulamadır. Veri yönetişimi de bu işin sahiplik ve karar çerçevesidir: hangi verinin sahibi kimdir, kural değişikliğine kim karar verir.

MDM yalnızca bir yazılım projesi değildir. Veri sahipliği ve süreçler belirlenmeden alınan bir araç, aynı mükerrer kayıtları yeniden üretir. Bu yüzden başarılı uygulamalar kapsam, sahiplik ve sürdürülebilir kontrol mekanizmalarını teknolojiyle birlikte ele alır. Tedarik zinciri gibi alanlarda malzeme ana verisinin (alan tanımları, ölçü birimi, planlama parametreleri) yönetimi de aynı mantıkla yürür.

Mindset'te ana veri yönetimi nerede çalışılır?

Mindset'in Master Data Management (MDM) Temelleri eğitiminde Ana Veri Kavramı ve Kapsam Belirleme, Ana Veri Modeli ve Standartlaştırma, Eşleştirme ve Tekilleştirme, Altın Kayıt ve Hayatta Kalma Kuralları, Mimari Stiller ve Entegrasyon ile Yönetişim, İşletim ve Bitirme Projesi modülleri yer alır. Planlama Ana Verisi (Master Data) Yönetimi eğitimi ise malzeme ana verisi alanlarına odaklanır.