Süreç Madenciliği ile Süreç Modelleme: Gerçek Akış ile Tasarlanan Akış Arasındaki Fark

Çıkış noktası: ekibin bilgisi mi, sistemin kaydı mı?

Süreç modelleme, bir iş sürecini adımları, karar noktaları, rolleri ve aralarındaki akışla birlikte görsel bir modele dökme işidir. Model çoğunlukla süreç sahipleriyle yapılan atölyelerden, görüşmelerden ve prosedür dokümanlarından üretilir. Kurumsal dünyada en yaygın gösterim dili, OMG'nin yayımladığı BPMN'dir. OMG'ye göre BPMN, süreçleri tasarlayan ve yöneten paydaşların doğrudan kullanabileceği, ama aynı zamanda yazılım bileşenlerine çevrilebilecek kadar kesin bir gösterim olarak tasarlanmıştır.

Süreç madenciliği ise sürecin nasıl işlemesi gerektiğini değil, gerçekte nasıl işlediğini ortaya çıkarır. ERP, CRM ya da iş akışı sistemlerinin tuttuğu olay kayıtlarından, yani hangi vakada hangi adımın ne zaman yapıldığını gösteren olay günlüğünden yola çıkar. IEEE Process Mining Task Force'un yayımladığı Süreç Madenciliği Manifestosu, bu alanı süreçlerin keşfi, uyum kontrolü ve iyileştirilmesi etrafında tanımlar.

Kısacası modelleme insanların anlattığı ya da tasarladığı süreci, madencilik ise sistemin kaydettiği süreci gösterir.

Temel farklar ölçüt ölçüt

• Girdi: Süreç madenciliği olay günlüğüne, yani vaka kimliği, etkinlik adı ve zaman damgası içeren kayıtlara dayanır. / Süreç modelleme görüşme, atölye, gözlem ve dokümanlara dayanır.
• Bakış: Madencilik mevcut durumu (as-is) veriyle ortaya koyar. / Modelleme hem mevcut durumu hem de hedeflenen durumu (to-be) tasarlamak için kullanılır.
• Kapsam: Madencilik yalnız sistemlerde iz bırakan adımları görür; e-posta, telefon ya da kâğıt üzerinde yürüyen adımlar görünmez kalır. / Modelleme sistem dışında yürüyen adımları, kararları ve sorumlulukları da kapsayabilir.
• Çeşitlilik: Madencilik bir sürecin tüm varyantlarını, sapmalarını, döngülerini ve bekleme sürelerini gösterir. / Modelleme genellikle ana akışı ve bilinen istisnaları gösterir; nadir varyantları kaçırabilir.
• Gerekli beceri: Madencilik veri çıkarma, veri hazırlama ve analiz becerisi ister. / Modelleme gösterim dili hakimiyeti, kolaylaştırma ve süreç analizi becerisi ister.
• Kullanım amacı: Madencilik darboğaz, uyumsuzluk ve otomasyon fırsatı tespiti için güçlüdür. / Modelleme süreç tasarımı, prosedür yazımı, rol netleştirme ve otomasyonun tasarım altyapısı için gereklidir.

Süreç modelleme pratikte nasıl yapılır?

Bir modelleme çalışması genellikle şu adımlarla ilerler:

• Kapsamı belirlemek: Süreç hangi olayla başlıyor, hangi sonuçla bitiyor, hangi birimler dahil?
• Paydaşlarla mevcut durumu konuşmak: Süreci yürütenlerle atölye yapmak, adımları ve karar noktalarını sırayla yazmak.
• Modeli çizmek: BPMN'de havuz ve kulvarlarla rolleri, görevlerle işleri, ağ geçitleriyle karar noktalarını, olaylarla başlangıç, ara durum ve bitişleri göstermek.
• Doğrulamak: Modeli süreci yürüten kişilere okutmak, eksik ya da yanlış adımları düzeltmek.
• Hedef süreci tasarlamak: Gereksiz onayları kaldırmak, paralel yürüyebilecek adımları ayırmak, otomasyona aday görevleri işaretlemek.

Modellemenin güçlü yanı, ortak bir dil yaratmasıdır. Satın alma, finans ve depo aynı diyagram üzerinde konuştuğunda sorumluluk boşlukları ve el değiştirme noktaları netleşir. Zayıf yanı ise modelin, insanların sürecin nasıl işlediğine dair inancını yansıtmasıdır; gerçek akış bundan farklı olabilir.

Süreç madenciliği pratikte nasıl yapılır?

Örneğin satın alma talebinden ödemeye uzanan süreci ele alalım. Süreç madenciliği çalışması şöyle ilerler:

• Veri çıkarma: ERP'den satın alma talebi, sipariş, mal kabul, fatura ve ödeme kayıtları alınır.
• Olay günlüğü hazırlama: Her kayıt bir vaka kimliğine (örneğin sipariş numarası), bir etkinlik adına ve bir zaman damgasına dönüştürülür; eksik ve tutarsız kayıtlar temizlenir.
• Keşif: Araç, kayıtlardan otomatik olarak bir süreç haritası üretir. Ana akışın yanında siparişten önce gelen faturalar, tekrar tekrar değişen sipariş tutarları, geri dönen onaylar gibi varyantlar görünür hale gelir.
• Uyum kontrolü: Gerçek akış, hedeflenen modelle ya da kuralla karşılaştırılır; örneğin onaysız sipariş ya da mal kabulden önce yapılan ödeme gibi sapmalar listelenir.
• İyileştirme: Bekleme süreleri, darboğazlar ve yeniden işleme döngüleri haritaya işlenir; hangi tedarikçide ya da hangi birimde gecikmenin yoğunlaştığı görülür.

Olay verisinin aktarımı ve saklanması için IEEE, XES (eXtensible Event Stream) adlı bir standart yayımlamıştır; bu biçimi destekleyen araçlar arasında olay verisi kayıpsız taşınabilir.

Hangi durumda hangisi?

Süreç modelleme öncelikli olmalıdır, eğer:

• Yeni bir süreç tasarlanıyor ya da süreç henüz sistemlerde iz bırakmıyor.
• Rol ve sorumluluk karmaşası var; kimin neyi onayladığı belirsiz.
• Prosedür yazımı, denetim hazırlığı ya da yeni bir yazılımın gereksinim analizi yapılıyor.
• Süreç büyük ölçüde e-posta, telefon ya da sözlü iletişimle yürüyor.

Süreç madenciliği öncelikli olmalıdır, eğer:

• Süreç yoğun olarak ERP, CRM ya da iş akışı sistemlerinde yürüyor ve kayıtlara erişilebiliyor.
• Ekipler sürecin nasıl işlediği konusunda farklı şeyler söylüyor ve tartışmayı veriyle çözmek gerekiyor.
• Darboğaz, gecikme ya da kural ihlali kaynağı bulunmak isteniyor.
• Otomasyon ya da yeniden tasarım öncesinde gerçek varyantların görülmesi gerekiyor.

Birlikte kullanıldığında oluşan döngü

Olgun süreç ekipleri bu yöntemleri birbirini besleyen bir döngü olarak kullanır. Süreç madenciliği mevcut durumun gerçek haritasını çıkarır; ekip bu haritayı okuyup anlaşılır bir BPMN modeline dönüştürür, çünkü keşfedilen haritalar çoğu zaman paydaşların doğrudan okuyamayacağı kadar karmaşıktır. Ardından hedef süreç BPMN ile tasarlanır ve onaylanır.

Hedef süreç devreye alındıktan sonra bu kez madencilik, uyum kontrolüyle gerçek akışın tasarlanan modele ne kadar uyduğunu izler. Sapmalar yeniden modelleme atölyesine girdi olur. Bu döngü, süreç iyileştirmenin bir kerelik proje olmaktan çıkıp sürekli izlenen bir yönetim alışkanlığına dönüşmesini sağlar.

Sık yapılan hatalar

• Modeli gerçek sanmak: Atölyede çizilen akış ile sistemdeki akış arasındaki farkı hiç sınamamak, iyileştirmelerin yanlış adıma yönelmesine yol açar.
• Veri hazırlığını küçümsemek: Süreç madenciliğinde olay günlüğünü doğru vaka kimliğiyle kurmak ciddi emek ister; yanlış vaka kimliği yanlış haritaya yol açar.
• Görünmeyen adımları unutmak: Sistemde iz bırakmayan onaylar ve iletişimler haritada boşluk olarak kalır; bunlar mutlaka süreç sahipleriyle konuşularak tamamlanmalıdır.
• Spagetti haritayla sunum yapmak: Tüm varyantları gösteren keşif haritasını filtrelemeden yönetime sunmak karar almayı zorlaştırır; ana varyantlar ve kritik sapmalar öne çıkarılmalıdır.
• Gösterim kurallarına uymamak: BPMN sembollerini serbestçe kullanmak, modelin farklı ekipler ve otomasyon araçları tarafından yanlış okunmasına neden olur.

Mindset programlarında süreç madenciliği ve modelleme

Süreç Modelleme (BPMN) eğitimi; temel kavramlar, olaylar ve ağ geçitleri, alt süreçler ve döngüler, kurumsal modelleme standartları ve BPMN ile otomasyon altyapısı başlıklarını uygulamalı bir atölyeyle birleştirir. İş analistleri, süreç geliştirme ve kalite ekipleri ile otomasyon projelerinde gereksinim çıkaran ekipler için doğrudan uygulanabilir.

Süreç Madenciliği (Process Mining) eğitimi ise olay günlüğü hazırlama ve veri kalitesi, Celonis ile süreç keşfi, uyum kontrolü ve sapma analizi başlıklarını sektörel vakalarla işler. Süreçleri veriyle izlemek isteyen operasyonel mükemmellik, iç denetim ve dijital dönüşüm ekipleri için uygundur. Aynı kurumda modelleme ve madencilik yetkinliğinin birlikte geliştirilmesi, madencilik ile modelleme arasındaki döngünün kurulmasını kolaylaştırır.