Proforma mı Ticari Fatura mı? Teklifin Belgesi ile Sevkiyatın Belgesi
İki belge neredeyse aynı görünür: taraflar, ürünler, miktar, fiyat. Fark, satışın hangi anında düzenlendikleri ve kimin neye dayanarak işlem yaptığıdır; proforma bir kararı başlatır, ticari fatura gerçekleşen bir satışı kayda geçirir.
Bir bakışta
- Proforma satıştan önce, ticari fatura sevkiyatla birlikte düzenlenir. Biri alıcının sipariş ve ödeme hazırlığını, öteki malın gerçekten gönderildiğini belgeler.
- Proformaya dayanılarak karar verilir, ticari faturaya dayanılarak işlem yapılır. Alıcının iç onayı ve banka başvurusu proformayla, gümrük beyanı ve tahsilat ticari faturayla yürür.
- Ticari fatura sevk edilen malı yansıtır, proformayı değil. Kısmi sevkiyat ya da miktar değişikliği varsa ticari fatura fiilen gönderilen mala göre yazılır.
- İki belgenin tanımları birbirini tutmazsa sorun bankada ve gümrükte çıkar. Ürün adı, para birimi ve teslim şekli zincir boyunca aynı kalmalıdır.
Görünüşte ikiz, işlevde ayrı
Proforma fatura ile ticari fatura çoğu zaman aynı şablondan çıkar. İkisinde de satıcı ve alıcı bilgileri, ürün tanımı, miktar, birim fiyat, toplam tutar, para birimi, teslim şekli ve ödeme koşulu bulunur. Bu yüzden yeni başlayan biri için ikisi arasındaki tek fark başlıktaki "proforma" sözcüğü gibi görünür.
Asıl fark belgenin satış sürecindeki anıdır. Proforma, alıcı henüz siparişi kesinleştirmeden, ona fiyatı ve koşulları gösterip karar vermesini sağlamak için düzenlenir. Ticari fatura ise mal sevk edildiğinde, gerçekleşen satışın belgesi olarak düzenlenir. Proforma "şu koşullarla satmayı öneriyorum" der, ticari fatura "şu malı şu koşullarla sattım ve gönderdim" der.
Bu anlam farkı, belgeyi kimin hangi işlem için kullandığını da belirler. Proformayı hazırlamanın ayrıntıları ayrı bir konudur; burada odak, iki belgenin birbirine göre konumu ve hangi talebin hangisiyle karşılanacağıdır.
Satış sürecinde iki belgenin yeri
Bir ihracat satışını baştan sona izleyince iki belgenin nerede devreye girdiği netleşir. Alıcı fiyat ister, satıcı koşulları netleştirip proforma gönderir. Alıcı proformayı iç onaya sokar; avans ödeyecekse ya da bankasında akreditif açtıracaksa proformayı dayanak olarak kullanır. Sipariş kesinleşince üretim ya da hazırlık başlar.
Mal sevkiyata hazır olduğunda ticari fatura düzenlenir. Bu fatura, çeki listesi ve taşıma belgesiyle birlikte gümrük işlemlerinde ve bankaya sunulan belge setinde yer alır; alıcı ülkede ithalat işlemleri de bu faturadaki değer ve tanıma dayanır. Tahsilat ve muhasebe kaydı gerçekleşen satışın belgesi üzerinden yürür.
Kısacası proforma sürecin karar evresine, ticari fatura ise uygulama evresine aittir. Arada sipariş değişirse proforma yenilenir; ticari fatura ise ne sipariş edildiğine değil, ne gönderildiğine bakar.
Proforma kararı başlatır, ticari fatura sevkiyatı kayda geçirir
- TeklifProforma gönderilirFiyat, teslim şekli ve ödeme koşulu alıcıya sunulur
- Kararİç onay ve ödeme hazırlığıAlıcı proformayla onay alır, gerekirse bankaya başvurur
- SevkiyatTicari fatura düzenlenirFiilen gönderilen mal, miktar ve değer yazılır
- İşlemGümrük ve belge setiFatura, çeki listesi ve taşıma belgesiyle birlikte sunulur
- KapanışTahsilat ve kayıtGerçekleşen satışın belgesi üzerinden yürür
İşlev işlev karşılaştırma
İki belgeyi kullanım amaçlarına göre ayırmak, hangi talebe hangisinin cevap verdiğini gösterir.
- Düzenlenme anı: Proforma: sipariş kesinleşmeden önce. / Ticari fatura: mal sevk edilirken.
- Neyi gösterir: Proforma: önerilen fiyat ve koşulları. / Ticari fatura: gerçekleşen satışı ve gönderilen malı.
- Kim kullanır: Proforma: alıcının satın alma birimi, iç onay mekanizması, ödeme hazırlığı için bankası. / Ticari fatura: gümrük idareleri, taşıma ve belge setini inceleyen bankalar, alıcının muhasebesi.
- Değişiklik: Proforma: koşullar değişirse yeni numarayla yeniden düzenlenir. / Ticari fatura: sevkiyattan sonra değiştirilmez, düzeltme ayrıca belgelenir.
- Geçerlilik: Proforma: üzerinde yazılı süre boyunca geçerli bir tekliftir. / Ticari fatura: süreyle sınırlı değildir, gerçekleşmiş bir işlemi kaydeder.
- Mali kayıt: Proforma: muhasebe kaydının dayanağı olmaz. / Ticari fatura: satışın kaydına esas olur; yurt içindeki biçimsel kurallar ayrıca mali müşavirle teyit edilir.
Karışıklığın çoğu, bu satırlardan birini atlamaktan doğar.
Hangi talep hangi belgeyle karşılanır?
Satıcıya gelen belge talepleri çoğu zaman yalnız "fatura gönderir misiniz?" diye gelir. Talebin arkasındaki amacı sormak doğru belgeyi seçtirir.
Alıcı fiyatı iç onaya sunmak ya da bütçe ayırmak istiyorsa proforma yeterlidir. Alıcının bankası avans ödemesi ya da akreditif açılışı için belge istiyorsa yine proforma istenir, ama banka belirli alanlar arayabilir; bunları önceden sormak gerekir. Mal gönderildiyse ve gümrük işlemi, belge seti ya da tahsilat söz konusuysa istenen belge ticari faturadır.
Bedelsiz numune gibi satış olmayan sevkiyatlarda da gümrük için değer bilgisi gerekebilir; bu durumda hangi belgenin, hangi başlıkla düzenleneceğini gümrük müşaviriyle netleştirmek en güvenli yoldur.
Karışık durumlarda iki belge birlikte de istenebilir. Örneğin alıcı, sevkiyattan önce ödemenin kalanını yapacaksa hem proformaya hem de sevkiyata hazır malın ticari faturasına bakmak isteyebilir. Böyle bir talepte hangi belgenin hangi aşamayı gösterdiğini yazışmada belirtmek, sonradan iki belge arasında yaşanacak karışıklığı önler.
Doğru belge, talebin arkasındaki amaca göre seçilir
- Fiyatı iç onaya sunmak ya da bütçe ayırmakProforma fatura
- Avans ödemesi ya da akreditif açılışı için banka başvurusuProforma faturaBankanın aradığı alanları önceden sorun
- Gönderilen malın gümrük işlemi, belge seti ya da tahsilatTicari fatura
- Satış olmayan numune sevkiyatıGümrük müşaviriyle belirlenirDeğer bilgisinin hangi belgeyle verileceği netleştirilir
Örnek: avanslı bir sevkiyatta iki belgenin yolculuğu
Kurgusal bir kuru gıda ihracatçısı, yurt dışındaki bir toptancıdan fiyat talebi alır. Ürün çeşitleri, ambalaj boyutu, teslim şekli ve ödeme koşulu (bir kısmı avans, kalanı sevkiyattan sonra) netleşince proforma gönderilir. Toptancı proformayla avansı öder; ihracatçı da bu ödemeyi proformadaki numaraya bağlayarak takip eder.
Hazırlık sırasında bir ürün çeşidinde hasat yetersiz kalır ve o kalem daha az miktarla yüklenir. Sevkiyat günü düzenlenen ticari fatura, proformadaki miktarı değil, fiilen yüklenen miktarı ve buna göre değişen toplam tutarı gösterir. Çeki listesi ve taşıma belgesi de aynı miktarı taşır.
Alıcı bu farkı sevkiyat öncesinde yazılı olarak onaylamıştır; yine de ihracatçı faturaya avansın düşüldüğünü ve kalan tutarı açıkça yazar. Böylece alıcının muhasebesi, gümrük beyanı ve tahsilat aynı rakama dayanır, proforma ise dosyada teklif geçmişi olarak kalır.
Uyumsuzluk nereden doğar?
İki belge arasındaki farkların bazıları doğaldır, bazıları sorun çıkarır. Doğal fark, sevk edilen miktarın değişmesi ya da kısmi sevkiyat yapılmasıdır; ticari faturanın gerçeği yansıtması gerekir. Sorun çıkaran fark ise açıklanmamış ya da belgelere yansıtılmamış değişikliklerdir.
- Ürün tanımının proformadan ticari faturaya kopyalanırken kısaltılması ya da farklı adla yazılması. Akreditifli işlemlerde banka tanımı harfiyen kontrol edebilir.
- Teslim şeklinin sonradan değişmesi ama faturada eski haliyle kalması. Navlunun ve sigortanın tutara dahil olup olmadığı bu bilgiye bağlıdır.
- Avans ve kalan tutarın faturada gösterilmemesi; alıcı tarafında ödeme mutabakatı zorlaşır.
- Para biriminin proformada bir, faturada başka biçimde yazılması.
Kural basittir: ticari fatura sevk edilen malı yansıtır, proformayla arasındaki her fark ise yazışmayla ya da yeni proformayla izlenebilir olmalıdır.
Belge zincirini programda bütün olarak görmek
Dış Ticaret Uzmanlığı Sertifika Programı, ihracat sürecini, gümrük ve gümrükleme sürecini ve dış ticaret ödeme yöntemlerini ayrı başlıklarla ele alır. Proforma ile ticari fatura farkı bu başlıkların ortak paydasıdır: biri ödeme hazırlığını başlatır, öteki gümrükte ve bankada sınanır.
Akreditifli satış yapan ya da belge setini bankaya sunan ekipler için Akreditif (L/C) ve Dış Ticarette Ödeme Yöntemleri programı, faturanın bankadaki incelemesini ayrıntılı işler.
İlgili Mindset programı
Dış Ticaret Uzmanlığı Sertifika Programı
Sık sorulan sorular
Ticari faturadaki tutar proformadan farklı olabilir mi?
Olabilir ve bazen olmalıdır. Sevk edilen miktar değiştiyse, kısmi sevkiyat yapıldıysa ya da koşullar yeniden pazarlık edildiyse ticari fatura gerçekleşeni gösterir. Önemli olan farkın nedeninin alıcıyla yazılı olarak teyit edilmesi ve akreditifli satışta akreditif şartlarının bu farka izin vermesidir.
Proforma yerine sipariş onayı kullanılabilir mi?
Bazı alıcılar ve bankalar proforma yerine sipariş onayı ya da satış sözleşmesi kabul eder, bazıları proforma başlıklı bir belge ister. Belgenin adından çok içeriği önemlidir: taraflar, ürün tanımı, miktar, fiyat, teslim şekli ve ödeme koşulu açıkça yer almalıdır. Talep eden tarafa hangi belgeyi kabul ettiğini sormak gereksiz yazışmayı önler.
Kısmi sevkiyatta ticari fatura nasıl düzenlenir?
Her sevkiyat, o sevkiyatta fiilen gönderilen malı gösteren ayrı bir ticari faturayla belgelenir. Proforma ise siparişin tamamını göstermeye devam eder. Faturalarda aynı proforma ya da sipariş numarasına atıf yapmak, alıcının kalan miktarı ve kalan ödemeyi izlemesini kolaylaştırır.
Alıcı ticari faturaya gerçek değerden düşük tutar yazılmasını isterse ne yapılmalı?
Bu talep kabul edilmemelidir. Ticari fatura gümrük işlemlerinde beyan edilen değerin dayanağıdır; gerçeği yansıtmayan değer hem satıcıyı hem alıcıyı hukuki risk altına sokar. Alıcının gümrük yükünü azaltma isteği varsa, bunun yasal yollarını kendi ülkesindeki gümrük danışmanıyla değerlendirmesi önerilmelidir.
Ticari faturayı satıcı mı düzenler, gümrük müşaviri mi?
Ticari faturayı malı satan firma düzenler, çünkü belge onun yaptığı satışı gösterir. Gümrük müşaviri beyanı hazırlarken faturadaki ürün tanımına, miktara ve değere dayanır; eksik ya da tutarsız bir bilgiyi fark edip sorabilir, ama faturanın içeriğini satıcı adına belirlemez. Bu yüzden faturanın son kontrolü satış ve operasyon ekibinde kalmalıdır.