Proforma fatura hazırlamak: alanlar, koşullar ve sık hatalar

Proforma fatura nedir, ne zaman düzenlenir

Proforma fatura, satıcının alıcıya sunduğu ön faturadır. Henüz satış gerçekleşmediği için mali bir belge değildir; yani vergi yükümlülüğü doğurmaz ve muhasebe kaydının dayanağı olarak kullanılmaz. Alıcı onu teklif niteliğinde okur ve üzerinden sipariş verme, ödeme hazırlığı ya da ithalat işlemlerini başlatma kararı alır.

Pratikte proforma birkaç farklı amaçla istenir. Alıcı iç onay almak için fiyat belgesi ister. Banka, ödeme ya da akreditif açılışı için dayanak belge ister. Alıcı ülkenin mevzuatı, ithalat için izin veya döviz tahsisi gibi bir işlem gerektiriyorsa bu işlemin ilk belgesi proforma olur. Numune sevkiyatlarında da gümrük için değer bilgisi vermek amacıyla düzenlenir.

Kimi şirketler proformayı satışın resmî teyidi saymak ister. Bu nedenle belge üzerinde teklifin geçerlilik süresini ve koşullarını açıkça yazmak, hem satıcıyı hem alıcıyı korur.

Proformada bulunması gereken bilgiler

Tek bir resmî şablon yoktur, ancak sağlıklı bir proforma şu alanları içerir:

• Satıcı ve alıcı bilgileri: ünvan, adres, vergi bilgisi, yetkili kişi ve iletişim.
• Belge adı, numarası ve düzenleme tarihi.
• Ürün tanımı: alıcının siparişteki adı ile uyumlu, gerekiyorsa teknik özellik ve ürün kodu.
• Miktar, birim, birim fiyat ve toplam tutar; para birimi açıkça belirtilmiş.
• Teslim şekli ve teslim yeri; nakliye ve sigorta kimin sorumluluğunda.
• Ödeme koşulu: peşin, avans, banka aracılı ödeme vb. ve banka bilgileri.
• Geçerlilik süresi: teklifin ne zamana kadar bağlayıcı olduğu.
• Hazırlık ve teslim süresi, ambalaj biçimi, menşe ülke bilgisi.
• İmza veya kaşe.

Ürün tanımını ticari fatura ve çeki listesiyle uyumlu yazmak sonraki belgelerde tutarlılık sağlar. Fiyatın nasıl oluşturulacağı ayrı bir konudur; proformaya yalnız karara bağlanmış fiyat yazılır.

Adım adım hazırlama

Önce fiyat ve koşulları iç olarak karara bağlayın: birim fiyat, teslim şekli, ödeme şartı ve hazırlık süresi satış ve finansla netleştirilmiş olmalı. Proformayı bu kararlar tamamlanmadan göndermek, sonradan revizyona yol açar.

Ardından alıcının talebini ve ülke şartlarını kontrol edin: alıcı belirli bir biçim, ek bilgi, dil ya da banka bilgisi istiyor mu? Bankanın ya da ithalat izninin aradığı alanları sormak, geri dönüşü azaltır.

Belgeyi hazırlayın, ürün ve miktarları sipariş kaydıyla karşılaştırın. Toplam tutarı ve para birimini iki kez kontrol edin. Geçerlilik süresini, fiyat dalgalanmalarını göz önüne alarak yazın: kur ya da hammadde değişimine açık bir ürün için kısa süre veya bir fiyat güncelleme maddesi koymak mantıklıdır.

Son olarak imzalı belgeyi alıcıya iletin, gönderim kaydını saklayın ve alıcının onayını yazılı isteyin. Revizyon gerekirse aynı belgeyi güncellemek yerine yeni numara ve tarihle yeniden düzenleyin; böylece hangi sürümün geçerli olduğu karışmaz.

Proforma ile ticari fatura arasındaki ilişki

Ticari fatura gerçekleşen satışın kaydıdır; proforma ise ondan önce sunulan tekliftir. İkisinin ürün tanımı, birim fiyat, para birimi ve teslim şekli aynı olmalıdır. Aradaki fark nedenli olmalı: sipariş miktarı değiştiyse ya da koşullar yeniden müzakere edildiyse yeni proforma düzenlemek temiz bir izlek bırakır.

Akreditifli satışlarda bu uyum daha da kritiktir. Akreditif metni genellikle proforma ya da siparişe dayanır; sevkiyat belgeleri bu metne harfiyen uymazsa banka belgeyi uyumsuz bulabilir ve ödeme gecikir. Proformadaki ürün tanımını akreditif şartlarıyla baştan hizalayın.

Gümrük açısından da tutarlılık beklenir. Beyan edilen değer, ürün tanımı ve menşe bilgisi belgeler arasında çelişirse sorgulanma ihtimali artar. Proformayı hazırlarken sonraki belgeleri de düşünmek, tüm evrak setini kolaylaştırır.

Sık yapılan hatalar

En sık hata, proformayı mali fatura sanmak ve muhasebe kaydına esas almaktır. Belge teklif niteliğindedir; kayıt ticari fatura ile yapılır.

İkinci hata, koşulları eksik yazmaktır. Teslim şekli, ödeme koşulu ya da geçerlilik süresi belirtilmemiş bir proforma, ileride alıcıyla yorum farkına yol açar. Üçüncüsü, para birimini ve toplam tutarı net göstermemektir; farklı para birimleri karışabilir.

Dördüncü hata, ürün tanımını sonraki belgelerde değiştirmektir. Proformada bir ad, faturada başka bir ad kullanmak gümrükte ve bankada soruya yol açar. Beşincisi, revizyonları aynı numarayla sürdürmek ve hangi sürümün geçerli olduğunu belirsiz bırakmaktır.

Son olarak alıcının talep ettiği ek bilgileri sormamak, belgenin geri dönmesine neden olur. Alıcıdan bir önceki kullandığı biçimi ya da örnek belgeyi istemek zaman kazandırır.

Örnek: makine parçası ihracatında proforma

Kurgusal bir yedek parça üreticisi, yurt dışındaki bir bayiden fiyat talebi alır. Satış ekibi önce ürün kodlarını, miktarları ve teslim şeklini bayiyle yazışarak netleştirir. Finans birimi ödeme koşulunu ve banka bilgilerini onaylar; lojistik hazırlık süresini ve ambalaj biçimini bildirir. Bu bilgiler tek bir proformada toplanır.

Bayi belgeyi iç onay sürecine sokar ve bankasından ödeme için dayanak olarak kullanır. Banka ürün tanımında bir ayrıntı eksikliği bulursa belge geri döner; bu yüzden tanım, bayinin siparişindeki ad ve kodlarla birebir uyumlu yazılmıştır. Sevkiyat zamanı geldiğinde ticari fatura, çeki listesi ve diğer evrak aynı tanımı kullanır.

Bayi sipariş miktarını değiştirirse eski proforma geçersiz sayılır, yeni numara ve tarihle ikinci bir belge düzenlenir. Her sürüm gönderim kaydıyla saklandığı için ihtilaf çıkarsa hangi belgenin hangi koşulları içerdiği dosyada görülür. Bu düzen, bir yazışma zincirinde kaybolan teklifleri de önler.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede geliştirirsiniz

Dış Ticaret Uzmanlığı Sertifika Programı ihracat sürecini ve ödeme yöntemleri ile finans yönetimini ayrı başlıklarla ele alır; Dış Ticaret Satış (Export Sales) ise ihracat teklif ve sözleşme yönetimini içerir. Proforma fatura bu başlıkların kesiştiği, teklif ile sipariş arasındaki belgedir.