BPM ve BPMN Aynı Şey mi? Süreç Yönetimi ile Süreç Gösterimi

Ortak zemin: ikisi de süreçle ilgilenir

BPM ve BPMN aynı kelimelerden türediği için sık karıştırılır; ikisi de iş süreçleriyle ilgilidir ve süreç çalışmalarında yan yana anılır. Ancak farklı türden şeylerdir.

BPM (Business Process Management, iş süreci yönetimi), bir kurumun süreçlerini uçtan uca ele alan bir yönetim disiplinidir: hangi süreçlerin olduğunu belirlemek, onları tasarlamak, uygulamak, performanslarını ölçmek ve sürekli iyileştirmek. Sorumluları, ölçütleri, yönetişimi ve teknolojisiyle bir çalışma biçimidir.

BPMN (Business Process Model and Notation) ise Object Management Group (OMG) tarafından yayımlanan bir standarttır. OMG'nin tanıtımına göre BPMN, iş süreci diyagramları için fiilen standart haline gelmiştir; herhangi bir uygulama ortamından bağımsız, kullanımı kolay ve akış şemasına benzeyen bir gösterim sunar. Hedef kitlesi, süreçleri tasarlayan, yöneten ve hayata geçiren paydaşlardır.

Kısaca BPM "süreçleri nasıl yönetiriz?" sorusuna, BPMN ise "bir süreci nasıl çizeriz ki herkes aynı şeyi anlasın?" sorusuna yanıt verir.

Ölçüt ölçüt fark

• Ölçüt: Ne olduğu. BPM: yönetim disiplini ve çalışma biçimi. / BPMN: süreç modelleme gösterim standardı.
• Ölçüt: Kapsam. BPM: süreç belirleme, tasarım, uygulama, ölçüm, izleme ve iyileştirmenin tümü. / BPMN: yalnız sürecin diyagramla ifade edilmesi.
• Ölçüt: Çıktı. BPM: daha iyi performans gösteren süreçler, süreç sahipliği, ölçüm sistemi, süreç mimarisi. / BPMN: süreç diyagramı ve onun makinece okunabilir tanımı.
• Ölçüt: Kim kullanır? BPM: üst yönetim, süreç sahipleri, süreç iyileştirme ekipleri, iş analistleri. / BPMN: iş analistleri, süreç modelleyiciler, otomasyon geliştiricileri.
• Ölçüt: Başarı ölçüsü. BPM: sürenin, maliyetin, hatanın ya da müşteri memnuniyetinin iyileşmesi. / BPMN: diyagramın doğru, eksiksiz ve paydaşlarca anlaşılır olması.
• Ölçüt: Alternatifi. BPM: süreç odaklı olmayan, birim bazlı yönetim. / BPMN: akış şeması, UML etkinlik diyagramı, değer akış haritası gibi başka gösterimler.
• Ölçüt: Teknolojiyle ilişkisi. BPM: süreç yönetimi yazılımı kullanabilir ama yazılım değildir. / BPMN: OMG'ye göre diyagramların yazılım süreç bileşenlerine çevrilebilmesi hedeflenir; birçok iş akışı aracı BPMN modelini doğrudan yürütebilir.

Bu tablo, iki kavramın aynı düzlemde rakip olmadığını gösterir. Doğru soru "BPM mi BPMN mi?" değil, "BPM çalışmamızda süreçleri hangi gösterimle modelleyeceğiz?" sorusudur.

BPM döngüsünde BPMN'in yeri

BPM tek seferlik bir proje değil, tekrar eden bir döngüdür. Döngünün adları kaynaktan kaynağa değişse de mantığı aynıdır: süreci anla, yeniden tasarla, uygula, ölç ve yeniden başla.

• Belirle: Kurumun süreç haritası çıkarılır, iyileştirilecek süreç seçilir ve süreç sahibi atanır.
• Modelle ve analiz et: Mevcut süreç (as-is) çizilir, darboğazlar, gereksiz onaylar ve el değiştirmeler bulunur; hedef süreç (to-be) tasarlanır. BPMN'in en çok kullanıldığı adım budur.
• Uygula: Hedef süreç devreye alınır; prosedürler, roller ve gerekiyorsa iş akışı yazılımı değiştirilir. BPMN modeli burada otomasyonun girdisi olabilir.
• Ölç ve izle: Sürecin süresi, maliyeti ve hata oranı takip edilir.
• İyileştir: Ölçüm sonuçları yeni bir modelleme turunu başlatır.

BPMN döngünün yalnız bir halkasında görev alır; geri kalan halkalar, süreç sahipliği, ölçüm ve değişim yönetimi gibi BPM'in diyagram dışındaki işleridir.

Kurgusal örnek: satın alma talebinin onay süreci

Bir üretim şirketinde birimler, satın alma taleplerinin çok uzun sürdüğünden yakınıyor. Şirketin süreç ofisi bunu bir BPM çalışması olarak ele alır.

Önce süreç sahibi belirlenir: satın alma müdürü. Ardından ölçüm yapılır ve talebin oluşturulmasından siparişin verilmesine kadar geçen sürenin büyük kısmının onay beklemekle geçtiği görülür.

Modelleme adımında iş analisti mevcut süreci BPMN ile çizer: talep eden, birim müdürü, bütçe kontrolü ve satın alma birimi ayrı kulvarlarda gösterilir. Diyagram, düşük tutarlı taleplerin de bütçe kontrolünden geçtiğini ve bazı taleplerin birim müdürüyle bütçe kontrolü arasında birkaç kez gidip geldiğini açıkça ortaya koyar. Hedef süreçte bir karar noktası (geçit) eklenir: belirli bir eşiğin altındaki talepler bütçe kontrolüne gitmeden ilerler.

Uygulama adımında hedef süreç şirketin iş akışı aracına aktarılır ve prosedür güncellenir. Ölçüm, sonraki dönemlerde de sürdürülür.

Bu örnekte BPMN, sorunu görünür kılan ve çözümü herkesin anlayacağı biçimde anlatan araçtır. Ama sorunu fark eden ölçüm, değişikliği onaylayan süreç sahibi ve sonucu izleyen düzen BPM'in parçalarıdır; diyagram tek başına bunların hiçbirini yapmaz.

Kavramların iç içe geçtiği yer

BPM, BPMN ve süreç yönetimi yazılımları sık sık aynı cümlede geçtiği için aralarındaki ilişkiyi katmanlar halinde düşünmek yararlıdır. En üstte disiplin, en altta tek bir diyagram vardır.

• İş süreci yönetimi (BPM): Kurumun süreçlerini yönetme yaklaşımı; strateji, yönetişim, sahiplik ve ölçümü kapsar.
• Süreç modelleme: BPM'in süreçleri anlamak ve tasarlamak için kullandığı faaliyet; tek bir gösterime bağlı değildir.
• BPMN: Süreç modellemede kullanılabilecek standart gösterimlerden biri; olay, faaliyet, geçit ve kulvar gibi öğeleri vardır.
• BPMN diyagramı: Belirli bir sürecin bu gösterimle çizilmiş hali.

Süreç yönetimi yazılımları bu katmanların yanında durur: BPM'i desteklemek için kullanılan araçlardır ve çoğu, BPMN diyagramlarını çizmeye ve bazen yürütmeye izin verir. Bir aracı satın almak BPM yapmak anlamına gelmediği gibi, BPMN bilmek de süreç yönetimini kurmak anlamına gelmez.

Sık yapılan hatalar

• BPM'i bir yazılım ya da bir diyagram projesi sanmak. Süreç haritası çıkarılıp arşive kaldırıldığında BPM yapılmış olmaz; süreç sahibi, ölçüt ve iyileştirme döngüsü yoksa çalışma bir belgelemeden ibarettir.
• Her süreci aynı ayrıntıda BPMN ile çizmek. Yönetime sunulacak bir süreç haritası ile otomasyona girecek bir model aynı ayrıntıyı gerektirmez. Amacına göre ayrıntı düzeyi seçilmelidir.
• BPMN'i serbest çizim gibi kullanmak. Standart öğeleri kendi anlamlarıyla kullanmamak, diyagramın farklı kişilerce farklı okunmasına yol açar ve BPMN'in asıl değerini, yani ortak dili, ortadan kaldırır.
• Mevcut süreci çizmeden hedef süreci tasarlamak. Sorunun nerede olduğunu görmeden yapılan tasarım, aynı darboğazı yeni bir kılıkla tekrarlar.
• Modeli sahada doğrulamamak. Toplantı odasında çizilen süreç ile işin gerçekte yapılış biçimi farklı olabilir; çizim, süreci yapan kişilerle gözden geçirilmelidir.

Mindset programlarında nerede çalışılır?

Süreç ofislerinde ve operasyon ekiplerinde çalışanlar için İş Süreç Yönetimi Eğitim Programı süreç analizi ve modellemeyi, süreç tasarımı ve optimizasyonu, değişim yönetimi ve süreç sahipliğini ve süreç izleme ile iyileştirmeyi bir arada işler; BPM döngüsünün tamamını ve BPMN'in bu döngüdeki yerini görürsünüz. Gereksinimleri süreç modelleri üzerinden tanımlayan analistler için İş Analizi Uzmanlığı Sertifika Programı - IIBA Uyumlu, strateji analizinden gereksinim analizine uzanan iş analizi çalışmasını ele alır.