World Café ile Büyük Grup Çalıştayı Yürütmek

World Café nedir, ne zaman uygundur?

World Café, The World Café Community Foundation'ın tanımıyla, büyük grup diyaloğunu yürütmek için basit, etkili ve esnek bir formattır. Temel düşünce, anlamlı sohbetlerin kafe ortamındaki rahat ve samimi havada, küçük masalarda en iyi ortaya çıktığıdır. Katılımcılar masadan masaya dolaşırken, farklı sohbetlerden fikirler birbirine bağlanır ve grubun ortak bir bilgisi oluşur.

Yöntem şu durumlarda uygundur: konu karmaşıksa ve tek bir doğru cevap yoksa, farklı bakış açılarının duyulması gerekiyorsa, grup büyükse ve herkesin söz hakkı olması isteniyorsa, tartışmayı bir sunumdan sohbete çevirmek gerekiyorsa. Örneğin bir kurumun yeni stratejisini çalışanlarla keşfetmesi, bir değişim sürecinin kaygılarını toplaması ya da ekipler arası iş birliği konularında ortak zemin bulması gibi.

Yöntem her amaç için uygun değildir. Tek bir karar çıkması, bir sorunun kesin çözümü ya da hızlı bir fikir listesi gerekiyorsa başka formatlar daha elverişlidir. Genel olarak kolaylaştırıcının rolü için kolaylaştırıcılık sayfasına bakabilirsiniz; bu sayfa World Café yönteminin kendisine odaklanır.

Beş bileşen: bir World Café nasıl kurulur?

World Café Community Foundation'a göre temel model beş bileşenden oluşur.

• Ortam: Özel bir ortam yaratılır. Genellikle küçük yuvarlak masalar, masa örtüsü ya da kâğıt, renkli kalemler ve isteğe bağlı bir konuşma nesnesi kullanılır. Masalarda sohbeti kolaylaştıracak kadar az sandalye bulunur; kalabalık masalar sohbeti bozar.
• Karşılama ve tanıtım: Ev sahibi sıcak bir karşılamayla süreci tanıtır, bağlamı verir, kafe görgü kurallarını paylaşır ve katılımcıları rahatlatır.
• Küçük grup turları: Sohbet küçük gruplarla, birden çok tur halinde ilerler. Her tur sonunda masadaki herkes yeni bir masaya geçer. Masada bir kişi 'masa sahibi' olarak kalabilir; yeni gelen gruba önceki turda neler konuşulduğunu kısaca anlatır.
• Sorular: Her tur, bağlam ve amaca özel hazırlanmış bir soruyla başlar. Aynı soru birden çok turda kullanılabilir ya da sorular birbirini derinleştirecek şekilde kurulabilir.
• Hasat: Küçük grup sohbetlerinin ardından ya da turlar arasında katılımcılar içgörülerini tüm grupla paylaşır. Sonuçlar çoğunlukla odanın önünde grafik kayıt yöntemiyle görünür kılınır.

Bu çerçeve esnektir; bağlama, katılımcı sayısına, amaca ve mekâna göre uyarlanır.

Adım adım akış: hazırlıktan hasada

Uygulamada World Café akışı genellikle şu sırayı izler: önce çalıştayın amacı ve bağlamı netleştirilir, kimlerin katılacağı ve ne tür bir sonuç beklendiği belirlenir. Ardından sorular hazırlanır ve mekân kurulur. Etkinlik günü karşılama ve tanıtımla başlanır, sonra turlar yürütülür, en sonda hasat yapılır ve sonuçlar kaydedilir. Hasat sonrası, çıkan temaların nasıl izleneceği konuşulur.

Bir kurgusal örnek: bir kurum, yeni bir uzaktan çalışma düzenini çalışanlarla keşfetmek ister. Amaç, kaygıları ve fırsatları toplamaktır. İlk tur 'bu düzende iyi çalışması için bize ne gerekir' sorusuyla başlar. Katılımcılar masayı değiştirirken masa sahibi önceki masanın öne çıkan fikirlerini özetler. Sonraki turda soru 'bu düzenin riskleri neler ve bunları nasıl azaltabiliriz' olarak derinleşir. Hasatta her masa öne çıkan temalarını paylaşır, kolaylaştırıcı ve grafik kayıtçı bunları ortak bir panoda toplar.

Zamanlama için sabit tur süresi belirlemek ve bunu görünür kılmak (örneğin bir sayaçla) akışı korur. Turların uzunluğu ve sayısı, konuya ve toplam süreye göre kolaylaştırıcı tarafından planlanır.

İyi bir soru nasıl seçilir?

World Café'nin kalbi sorudur. The World Café tasarım ilkelerine göre bilgi, ilgi çekici sorulara cevap olarak ortaya çıkar; grubun gerçek yaşam kaygılarına dokunan sorular, kolektif enerji ve içgörü çeker. Hazırlık sırasında şu özelliklere bakın:

• Açık uçlu olmalı: 'Evet ya da hayır' cevabı veren sorular sohbeti bitirir.
• Gerçek bir kaygıya bağlı olmalı: Katılımcıların gündelik işleriyle ilgisiz soru yüzeysel kalır.
• Cevabı bilinmemeli: Cevabı organizatörün zaten bildiği sorular, katılımcıyı ikna etmeye dönüşür.
• Kısa ve anlaşılır olmalı: Uzun, karışık bir soru masada çözümlenmeden turu tüketir.
• Bir sonraki adıma açılmalı: Keşif sorusundan fırsat ve eylem sorusuna doğru derinleşen bir dizi, çalıştaya yön verir.

Sorular, tek bir soruyla bütün turları geçirebileceğiniz gibi, birbirine eklemlenen bir dizi olarak da kurulabilir. Soruyu çalıştaydan önce birkaç kişiyle denemek, anlaşılmayan ya da yönlendirici ifadeleri ortaya çıkarır.

Tasarım ilkeleri ve kolaylaştırıcının rolü

The World Café yönteminin dayandığı yedi tasarım ilkesini şöyle özetler: bağlamı netleştirmek, misafirperver bir alan yaratmak, önemli sorular keşfetmek, herkesin katkısını teşvik etmek, farklı bakış açılarını birbirine bağlamak, örüntü ve içgörüler için birlikte dinlemek ve kolektif keşifleri paylaşmak.

Bu ilkeler kolaylaştırıcının rolünü de tanımlar. Kolaylaştırıcı sohbeti yönetmez; sohbetin kendisini yapacağı koşulları kurar. Davetin tonu, mekânın düzeni ve karşılamanın sıcaklığı, katılımcıların kendileri olabilmesi için önemlidir. Herkesin katkı vermesi teşvik edilir, ancak yalnızca dinlemeyi tercih eden katılımcıya da yer bırakılır. Dinleme konuşmak kadar önemlidir: kolaylaştırıcı katılımcılardan söylenenlerin yanında söylenmeyeni de dinlemelerini isteyebilir.

Çalıştay sırasında kolaylaştırıcının işi zamanı, geçişleri ve hasadı yönetmek ve gerektiğinde bir masaya destek olmaktır. İçeriğe fazla karışmak ya da bir masayı yönlendirmek, yöntemin özgürleştirici etkisini zayıflatır.

Hasat ve sık hatalar

Hasat, sohbetlerin çalıştay sonucuna dönüştüğü aşamadır. The World Café, hasadın sessiz bir düşünme anıyla başlatılmasını önerir: katılımcılar önce kendi masalarında ortaya çıkan örüntü ve temaları düşünür, sonra bunları büyük grupla paylaşır. Sonuçlar mutlaka kaydedilmelidir; grafik kayıt, bu amaçla önerilen yöntemlerden biridir.

Sık yapılan hatalar şunlardır:

• Çok kalabalık masalar kurmak; herkesin konuşmasını zorlaştırır.
• Soruyu önceden hazırlamamak ya da çok genel bırakmak.
• Tur sürelerini gevşek tutmak; sohbet dağılır ya da erken söner.
• Hasadı atlamak; sohbetler güzel geçer ama kurum için kalıcı bir çıktı oluşmaz.
• Çıkan temaları takip etmemek; katılımcı fikrinin sonuç vermediğini görür.

Hasat sonrasında temalar kısa bir rapora dönüştürülür, sorumlular ve sonraki adımlar belirlenir. Bu adım yapılmazsa katılımcılar bir sonraki çalıştaya güvenmez.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

World Café, çalıştay ve toplantı yöneten kolaylaştırıcılar, insan kaynakları, değişim yönetimi ve eğitim profesyonelleri için geniş bir yöntem repertuvarının parçasıdır.

Mindset'in Tasarım Çalıştayı Fasilitasyonu programı çalıştay tasarımının temelleri, akış kurgusu ve yöntem seçimi ile keşif, fikir üretme ve karar aşamalarını ele alır. Kolaylaştırıcılık Becerileri Eğitimi ise toplantı ve çalıştay tasarımı, grup dinamikleri, güçlü soru sorma ve görsel kolaylaştırma gibi başlıklarla yöntemlerin dayandığı temel becerileri geliştirir.