Eğitmen mi, Kolaylaştırıcı mı? İçerik Sahibi ile Süreç Sahibi

Temel ayrım: içerik mi, süreç mi?

Eğitmen, katılımcıların belirli bir bilgi ya da beceriyi öğrenmesinden sorumludur. Öğrenme hedeflerini, içeriği ve doğru cevabı o belirler; oturum sonunda katılımcının neyi yapabilir hale geldiği onun başarı ölçüsüdür. Eğitmen konunun uzmanı olarak odadadır ve katılımcıların bilmediği bir şeyi onlara kazandırmak için oradadır.

Kolaylaştırıcı (fasilitatör) ise grubun kendi bilgisi ve deneyimiyle bir sonuca ulaşmasını sağlar. İçeriğin ve kararın sahibi gruptur; kolaylaştırıcı yalnız sürecin sahibidir: gündemi tasarlar, konuşmayı yönetir, herkesin katkısını görünür kılar, gerilimi yönetir ve grubu karara ya da somut bir çıktıya taşır. İyi bir kolaylaştırıcı içerik konusunda tarafsız kalır; kendi fikrini dayatmaz, çünkü odadaki uzmanlık katılımcılardadır.

Ölçüt ölçüt karşılaştırma

• Ölçüt: Amaç. Eğitmen: öğrenme ve beceri kazanımı. / Kolaylaştırıcı: grup kararı, ortak anlayış ya da bir çalışma çıktısı.
• Ölçüt: Bilginin kaynağı. Eğitmen: büyük ölçüde eğitmen ve hazırlanan materyal. / Kolaylaştırıcı: katılımcıların deneyimi ve bilgisi.
• Ölçüt: İçerikteki tutum. Eğitmen: doğruyu yanlıştan ayırır, düzeltir, örnek verir. / Kolaylaştırıcı: içerikte tarafsızdır, soruyu gruba geri yönlendirir.
• Ölçüt: Oturum sonunda ortaya çıkan. Eğitmen: kazanılmış bilgi ve beceri, ölçme sonucu. / Kolaylaştırıcı: karar listesi, aksiyon planı, önceliklendirilmiş fikirler, süreç taslağı.
• Ölçüt: Hazırlık. Eğitmen: öğrenme hedefleri, akış, sunum, alıştırma ve değerlendirme. / Kolaylaştırıcı: paydaş görüşmeleri, oturum amacı, gündem ve yöntem seçimi, karar kuralı.
• Ölçüt: Tipik araçlar. Eğitmen: anlatım, demonstrasyon, vaka, rol oyunu, alıştırma, quiz. / Kolaylaştırıcı: beyin fırtınası, sessiz yazım, gruplama, oylama ve önceliklendirme, görsel kayıt, uzlaşı teknikleri.
• Ölçüt: Başarı ölçüsü. Eğitmen: katılımcının öğrendiğini işte uygulaması. / Kolaylaştırıcı: grubun sahiplendiği ve uyguladığı karar.

Hangi durumda hangisi gerekir?

Eğitmen gereken durumlar:

• Ekip yeni bir sistemi, yöntemi ya da mevzuatı öğrenecekse.
• Doğru ile yanlışın net olduğu teknik bir beceri kazandırılacaksa.
• Yeni çalışanlara rolün temel bilgisi aktarılacaksa.

Kolaylaştırıcı gereken durumlar:

• Strateji, öncelik ya da bütçe gibi grubun ortak karar vermesi gereken konular.
• Farklı birimlerin aynı süreç üzerinde uzlaşması gereken çalıştaylar.
• Retrospektif, proje başlangıç toplantısı, sorun çözme oturumu gibi bilginin katılımcılarda dağınık olduğu oturumlar.
• Gerilimli ya da hiyerarşinin konuşmayı bastırabileceği toplantılar; burada tarafsız bir sürecin değeri artar.

Örneğin bir lojistik şirketi yeni depo yönetim sistemine geçiyorsa, ekranların ve işlemlerin öğretildiği oturum bir eğitmen işidir. Aynı şirketin mal kabulden sevkiyata yeni süreci depo, satın alma ve müşteri hizmetleri ile birlikte tasarlaması ise bir kolaylaştırıcı işidir.

Oturum akışı nasıl farklılaşır?

Bir eğitim oturumunun tipik akışı öğrenme hedefinden geriye doğru kurulur:

• Açılış: hedefin ve bu bilginin işte neden gerektiğinin paylaşılması.
• Aktarım: kavramın anlatılması, örnekle gösterilmesi.
• Uygulama: katılımcının alıştırma, vaka ya da rol oyunuyla beceriyi denemesi.
• Geri bildirim ve düzeltme: eğitmenin hataları görünür kılması.
• Kapanış: öğrenilenin özetlenmesi, ölçme ve işe aktarım planı.

Kolaylaştırılmış bir oturum ise istenen çıktıdan geriye doğru kurulur:

• Açılış: oturumun amacı, beklenen çıktı, karar kuralı ve çalışma kurallarının netleştirilmesi.
• Iraksama: fikirlerin, verilerin ve bakış açılarının herkesten toplanması; sessiz yazım gibi yöntemlerle baskın seslerin dengelenmesi.
• Anlamlandırma: gruplama, ortak temaları bulma, belirsizlikleri netleştirme.
• Yakınsama: önceliklendirme, oylama ya da uzlaşı ile seçim.
• Kapanış: kararların, aksiyonların ve sorumluların kayda geçirilmesi.

Bu farkı bilmek, bir toplantı daveti hazırlanırken bile işe yarar: davette "öğreneceğiz" mi, yoksa "karar vereceğiz" mi yazdığı, odaya kimin gireceğini belirler.

Aynı kişi iki şapkayı taşıyabilir mi?

Taşıyabilir ve iyi eğitmenler bunu sık yapar. Yetişkin öğrenmesinde katılımcıların deneyimini kullanmak öğrenmeyi derinleştirir; bu yüzden eğitmenler oturum içinde grup tartışmaları, deneyim paylaşımı ve vaka çözümleri için kolaylaştırıcılık tekniklerine başvurur. Kolaylaştırıcılar da zaman zaman grubun karar vermeden önce ortak bir kavramı anlaması gerektiğinde kısa bir bilgi aktarımı yapar.

Sorun, şapka değiştirildiğini söylemeden değiştirmektir. Bir çalıştayda kolaylaştırıcı aniden kendi doğrusunu savunmaya başlarsa grup çıktının kendisine ait olmadığını hisseder ve sahiplenme düşer. Bir eğitimde eğitmen her soruyu gruba geri yönlendirirse katılımcılar öğrenmek için geldikleri bilgiyi alamaz. Pratik çözüm, şapka değişimini açıkça söylemektir: "Şimdi kısa bir süre içerik uzmanı olarak konuşacağım" gibi bir geçiş cümlesi yeterlidir.

Sık yapılan hatalar

• Çalıştay için konunun uzmanını kolaylaştırıcı yapmak: uzman tarafsız kalmakta zorlanır ve tartışmayı kendi çözümüne çeker. Mümkünse içerikten bağımsız biri süreci yönetmeli, uzman katılımcı olarak katkı vermelidir.
• Eğitimi "interaktif" yapmak adına içerik aktarımını ihmal etmek: katılımcı tartışır ama yeni bir şey öğrenmeden ayrılır.
• Kolaylaştırılmış oturumda karar kuralını önceden belirlememek: oy birliği mi, çoğunluk mu, karar vericiye öneri mi olduğu baştan açık değilse oturum sonunda çıktı tartışmalı kalır.
• Eğitimde ölçme yapmamak, çalıştayda aksiyon sahibini yazmamak: iki rolün de çıktısı belgelenmedikçe iş yerine yansımaz.

Mindset programlarında iki rol

Kurum içi eğitmen olacak uzmanlar ve İK ile öğrenme birimlerindeki eğitmenler için Train the Trainer (Eğiticinin Eğitimi) Sertifika Programı, Eğitmenlik Rolü ve Eğitmen Kimliği ile Yetişkin Öğrenmesinin İlkeleri modüllerinin yanında Katılımı Artıran Kolaylaştırıcılık Teknikleri modülünü de içerir; eğitmenin iki şapkayı ne zaman değiştireceğini pratikte çalışmak için uygundur.

Toplantı ve çalıştay yöneten yöneticiler, proje liderleri ve süreç sahipleri için Kolaylaştırıcılık Becerileri Eğitimi, Kolaylaştırıcılığın Temelleri ve Tarafsız Liderlik Rolü ile Karar Alma Yöntemleri: Uzlaşı ve Önceliklendirme modülleriyle süreç sahipliğine odaklanır. Çevik ekiplerde seremonileri yöneten Scrum Master ve agile koçlar için Çevik Fasilitasyon Sertifika Programı aynı becerileri çevik ritimlere uygular.