Gerçek bir sorunu soru sorarak çözmek: aksiyon öğrenme fasilitasyonu

Aksiyon öğrenme nedir, hangi mantıkla çalışır?

Aksiyon öğrenme, küçük bir grubun gerçek bir iş problemi üzerinde çalışırken hem sorunu çözmesi hem de bu sürecin içinde öğrenmesi esasına dayanan bir yöntemdir. Yöntemin kökeni, Reg Revans'ın çalışmalarına dayanır. Temel fikir şudur: yetişkinler, hazır bilgiyi dinlemekten çok, gerçek ve belirsiz bir sorunla uğraşırken, başkalarının sorularıyla yüzleşip kendi varsayımlarını sorgularken öğrenir.

Yöntemin merkezinde soru sormak vardır. Grup üyeleri, sorunu sunan kişiye öneri vermek yerine önce soru sorar. Böylece sorunu sunan kişi, problemini yeni açılardan görür. Aksiyon ise bunun ayrılmaz parçasıdır: grup sadece tartışıp dağılmaz, bir sonraki toplantıya kadar yapılacak somut adımlar belirlenir ve bu adımlar uygulanıp sonuçları gruba getirilir. Bu döngü, öğrenmeyi iş sonuçlarına bağlar.

Hangi problemler aksiyon öğrenmeye uygundur?

Her konu bu yönteme uymaz. Cevabı belli olan, teknik bir bilgiyle çözülebilecek sorular için uzmandan bilgi almak daha hızlıdır. Aksiyon öğrenme, kesin cevabı olmayan, birden fazla bakış açısı gerektiren ve çözümü grubun kendisinin harekete geçmesine bağlı olan problemlerde işe yarar: bölümler arası koordinasyon sorunu, müşteri deneyimindeki süreklilik problemi, yeni bir ürünün pazara giriş stratejisi, ekip içi iş birliği güçlüğü gibi.

Problem seçiminde birkaç ölçüt aranır: sorun gerçek olmalı ve örgüt için önem taşımalı, grubun üyeleri sorunun bir parçasını etkileyebilecek konumda olmalı, çözüm için belirli bir zaman penceresi bulunmalı ve problemi sunan kişi bunun sahibi olmayı istemeli. Sunulan problem aşırı geniş ('şirketin stratejisini yenilemek') ise küçük ve çalışılabilir bir alt probleme bölünür. Fasilitatörün ilk işi, problemin doğru boyutta ve doğru sahipte olduğundan emin olmaktır.

Grubu nasıl kurarsınız?

Grup küçük tutulur; herkesin konuşma ve soru sorma fırsatı bulabileceği bir büyüklükte olması gerekir. Üyelerin çeşitliliği önemlidir. Aynı bölümden, aynı bakış açısına sahip kişiler yeni soru üretemez; farklı birimlerden, farklı deneyimlerden gelen üyeler sorunu farklı yönlerden görür. Sorunla doğrudan ilgisi olmayan bir 'taze göz', sıklıkla en işe yarar soruları sorar.

Kurulum toplantısında çalışma kuralları grupla birlikte belirlenir: önce soru, sonra öneri; dinleme; gizlilik; sunulan problemi eleştirmeden ele alma; toplantılara düzenli katılım. Üst yönetimden bir sponsor, grubun çözümlerini uygulama yetkisini ve kaynağını sağlar. Sponsor olmadan grup güzel analizler üretir ama uygulama aşamasında tıkanır. Fasilitatör, grup kuralları ihlal edildiğinde sakin biçimde müdahale edecek rolü baştan açıklar.

Bir oturum nasıl işler?

Oturum genellikle şu akışla ilerler:

• Problemin sunumu: sahibi problemini kısaca anlatır, grup anlatılanı yargılamadan dinler.
• Soru turu: grup yalnızca soru sorar. 'Neden böyle olduğunu düşünüyorsunuz?', 'Bu sorun kimleri etkiliyor?', 'Şimdiye kadar ne denediniz?' gibi açık uçlu sorular tercih edilir.
• Problemin yeniden çerçevelenmesi: sorular sonrasında sahibi sorunu nasıl gördüğünü yeniden ifade eder; sıklıkla ilk anlatılan problem gerçek problem değildir.
• Çözüm seçenekleri ve aksiyon planı: grup olası adımları üretir, sahibi uygulayacaklarını seçer, kim neyi ne zamana kadar yapacak netleştirilir.
• Yansıtma: oturum sonunda grup ne öğrendiğini, hangi soruların işe yaradığını ve süreç hakkında neler fark ettiğini konuşur.

Bu akış, özellikle yansıtma adımı atlanmadığında, yöntemi sıradan bir toplantıdan ayırır. Öğrenme, yapılan işin bilinçli olarak gözden geçirilmesiyle kalıcı olur.

Soru temelli fasilitasyon pratiği

Fasilitatörün (öğrenme koçu da denir) görevi problemi çözmek değil, grubun düşünme kalitesini korumaktır. Bunu yaparken içerik üzerinde söz sahibi olmaz, süreci yönetir. Grubun öneriye kaymasını fark edip 'Şimdi soru sorma zamanı' diyerek yönünü düzeltir. Sessiz kalan üyeleri sürece davet eder, baskın üyeleri nazikçe dengeler.

İyi soru bir bilgi istemez, düşünme davet eder. 'Neden yapmadın?' suçlayıcıdır; 'Bunu yapmayı zorlaştıran şeyler nelerdi?' ise keşfe yöneltir. Kapalı sorular ('Bütçe yetersiz mi?') cevabı yönlendirir, açık sorular ('Bütçe bu kararı nasıl etkiliyor?') yeni bilgi çıkarır. Fasilitatör uygun soru örneklerini modelleyerek grubun kalıbı benimsemesini sağlar. Zamanla grup kendi kendini yönlendirmeye başlar ve fasilitatörün müdahalesi azalır.

Öğrenmeyi görünür kılmak ve sonuçlandırmak

Aksiyon öğrenme hem iş hem öğrenme sonucu üretir. Problemdeki ilerleme herkesin gözüne çarpar, öğrenme ise kayıt altına alınmazsa kaybolur. Bu nedenle öğrenme günlüğü, oturum sonu yansıtma notları ve proje sonunda sponsora yapılan sunum gibi mekanizmalar kullanılır. Sunum yalnızca problemin durumunu değil, grubun ne öğrendiğini, hangi varsayımların yıkıldığını ve örgütün nelere dikkat etmesi gerektiğini de içerir.

Program sonunda sonuçlar değerlendirilir: aksiyonlar uygulanmış mı, problem ne ölçüde çözülmüş, katılımcılar hangi becerileri geliştirmiş? Gerçekleşen etkiyi abartmadan raporlamak önemlidir; yöntemin değerini dürüst raporlama gösterir. Bir sonraki turda hangi problemlerle devam edileceği, hangi gruplara yayılacağı ve fasilitatör kapasitesinin nasıl artırılacağı da bu aşamada kararlaştırılır.

Sık yapılan hatalar ve öğrenme yolu

• Gerçek olmayan, riski olmayan 'ders için uydurulmuş' problemlerle çalışmak.
• Soru aşamasını atlayıp doğrudan öneri vermek.
• Sponsorsuz başlamak ve aksiyonların uygulanmamasından hayal kırıklığı yaşamak.
• Yansıtma bölümünü zaman kalmadığı için kesmek.
• Fasilitatörün grubu sürekli yönlendirmesi ve çözüm sahibi gibi davranması.
• Grubu çok büyük ya da çok tek düze kurmak.

Bu beceriyi geliştirmek için önce yöntemin mantığını ve rolünü kavramak, ardından küçük bir grupla gerçek bir problemde fasilitasyon denemek gerekir. Kendi oturumlarınızı kaydedip hangi sorularla grubun düşüncesinin açıldığını gözden geçirmek hızlı öğrenme sağlar. Mindset kataloğundaki Aksiyon Öğrenme (Action Learning) Projelerinin Fasilitasyonu eğitiminin modülleri yöntemin mantığı ve problem seçimi, grup kurulumu ve çalışma kuralları, soru temelli fasilitasyon pratiği, problem çözümleme ve aksiyon planı, öğrenmenin görünür kılınması, sonuçlandırma ve program kurgusudur.