SIPOC Diyagramı Hazırlama: Üst Düzey Süreç Kapsamı

SIPOC nedir ve ne zaman kullanılır?

SIPOC, İngilizce Suppliers (tedarikçiler), Inputs (girdiler), Process (süreç), Outputs (çıktılar) ve Customers (müşteriler) sözcüklerinin ilk harflerinden oluşan bir süreç özeti aracıdır. Bir sürecin kendisini ayrıntılı biçimde değil, çevresiyle birlikte üst düzeyde gösterir: bu sürece ne giriyor, kim getiriyor, süreç ne yapıyor, ne üretiyor ve ürettiğini kim kullanıyor.

En sık, bir iyileştirme projesinin başında kapsamı netleştirmek için kullanılır. DMAIC gibi yapılandırılmış iyileştirme yaklaşımlarında tanımlama aşamasında yer alır. Ancak yalnız iyileştirme projeleriyle sınırlı değildir: yeni bir sürece başlarken, farklı bölümlerin aynı süreçten farklı şeyler anladığı durumlarda ya da devralınan bir süreci tanıyıp ilk resmi çıkarırken de işe yarar.

SIPOC süreç haritalamanın yerine geçmez. Haritalama adımları, karar noktalarını ve sorumluları ayrıntılı gösterir. SIPOC ise tek sayfada, ekibin ve yönetimin aynı resmi görmesini sağlar.

Hazırlık: süreci seçmek ve sınırlarını çizmek

Diyagrama başlamadan önce hangi sürecin ele alınacağı belli olmalıdır. Genelde bir iyileştirme ihtiyacı vardır: tekrarlayan gecikmeler, hata, müşteri şikâyeti ya da sorumluluk belirsizliği. Süreç adı bir eylem içermelidir: fatura onaylama, sipariş hazırlama, işe alım ilanı yayınlama gibi.

Süreç sınırı, SIPOC'un en kritik kararıdır. Sürecin ilk tetikleyicisi ve son çıktısı belirlenir: Fatura süreci, tedarikçiden fatura geldiğinde mi başlar yoksa mal kabulle mi? Ödeme yapıldığında mı biter yoksa kayıt arşive girdiğinde mi? Sınır belirsiz kalırsa tablo sonsuza uzar ve ekipler aynı süreçten farklı bölümleri kastettiği için tartışır.

Hazırlık aşamasında sürecin farklı bölümlerinden insanlar bir araya getirilir: süreci yürütenler, çıktıyı kullananlar ve girdiyi sağlayanlar. Tek bir kişinin masabaşı SIPOC'u genellikle eksik ve varsayımlı olur. Kısa bir atölye, beyaz tahta ya da yapışkan not kâğıdı yeterlidir.

Adım adım hazırlama: süreçten başlayıp tedarikçiye gitmek

SIPOC adı sıralamayı çağrıştırsa da doldurma sırası genellikle farklıdır. Çıktıya ve müşteriye bakmadan girdiyi düşünmek, gereksiz girdi listeleri üretir. Bu yüzden sıra şöyle ilerler:

• Süreç: Üst düzey, kısa ve eylem içeren adımlar yazılır. Ayrıntı yerine ana aşamalar yeterlidir.
• Çıktı: Sürecin ürettiği somut sonuçlar sıralanır: onaylanmış fatura, ödeme talimatı, kayıt.
• Müşteri: Her çıktıyı kimin kullandığı belirlenir. İç müşteriler de müşteridir.
• Girdi: Sürecin çalışmak için ihtiyaç duyduğu bilgi, belge, malzeme ya da onay yazılır.
• Tedarikçi: Her girdiyi kimin sağladığı belirlenir.

Tablo bittiğinde sol uçtan sağ uca bir okuma yapılır: Her tedarikçinin bir girdisi, her girdinin bir kullanımı, her çıktının bir müşterisi olmalıdır. Karşılığı olmayan kutular ya gereksizdir ya da eksik bir parça vardır.

Kurgusal örnek: fatura onay süreci

Bir muhasebe ekibi, tedarikçi faturalarının geç onaylanması ve ödeme gecikmeleri nedeniyle sürecin SIPOC'unu çıkarıyor. Sınır olarak faturanın ekibe ulaşması başlangıç, ödeme talimatının verilmesi bitiş seçiliyor.

• Süreç: Faturayı kaydet, sipariş ve mal kabulle eşleştir, bütçe sahibine onaya gönder, onaylanan faturayı ödemeye aktar.
• Çıktı: Onaylanmış fatura kaydı, ödeme talimatı, geciken fatura bildirimi.
• Müşteri: Finans ekibi (ödeme için), bütçe sahibi (bilgi için), tedarikçi (ödeme zamanı için).
• Girdi: Tedarikçi faturası, satın alma siparişi, mal kabul belgesi, onay yetki listesi.
• Tedarikçi: Tedarikçi firma, satın alma birimi, depo ya da mal kabul ekibi, bütçe sahipleri.

Tablo bitince fark edilen şey, eşleştirme için gereken mal kabul belgesinin depodan geç gelmesidir. Ayrıntılı bir akış şeması çizmeden, kapsamın içinde depo ile iletişimin de yer aldığı görünür hale gelir. Bu, iyileştirme çalışmasının hangi ekiplerle yürüyeceğini belirler.

Örnek tamamen kurguseldir; gerçek süreçlerde başlıklar kuruma göre değişir.

SIPOC'tan sonra: müşteri beklentisi, ölçüm ve ayrıntılı harita

SIPOC tek başına bir karar aracı değil, sonraki işlerin zeminidir. Tablo çıktıktan sonra müşteri sütunundaki her kişi ya da ekip için beklenti sorulur: Onaylanmış faturayı ne zaman, hangi formatta bekliyor? Bu beklentiler, sürecin hangi çıktısının hangi ölçütle izleneceğini belirler.

Ardından ölçümler tanımlanır: süreç ne kadar sürüyor, kaç faturada hata çıkıyor, ne kadarı ilk seferde doğru geçiyor gibi. Bu ölçümler iyileştirmeden önce ve sonra karşılaştırılabilir olmalıdır.

Son olarak ayrıntı gerektiren bölümler için süreç haritası, akış şeması ya da değer akış haritası çizilir. SIPOC bu aşamada hangi bölüme odaklanılacağını gösterdiği için emek boşa gitmez. Sorumluluk dağılımı sorusu için ayrıca bir sorumluluk matrisi hazırlanabilir; bu SIPOC'un kendi parçası değil, ayrı bir araçtır.

Sık yapılan SIPOC hataları

SIPOC'un sade görünmesi hataları gizler:

• Süreç adımlarını ayrıntıya boğmak: Her küçük işlem yazılınca tablo akış şemasına dönüşür. Ana aşamalarla kalın.
• Sınırı belirsiz bırakmak: Başlangıç ve bitiş net değilse her katılımcı farklı bir süreç çizer.
• Müşteriyi yalnız dış müşteri sanmak: Çıktıyı kullanan iç ekipler de müşteridir ve çoğu zaman sorunun kaynağı oradadır.
• Girdiden başlamak: Çıktıyı düşünmeden girdi listesi yazılırsa gereksiz kalemler girer.
• Tek başına doldurmak: Süreci yürüten ve kullananlar katılmazsa tablo varsayım olarak kalır.
• Tabloyu tek seferlik üretip bırakmak: Süreç değiştikçe SIPOC güncellenmezse kapsam tartışması yeniden başlar.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Mindset kataloğundaki Süreç Haritalama (Process Mapping) programı, akış şeması tekniklerini, değer akış haritalamayı, müşteri yolculuğu ve deneyim haritalamayı ve bulguları yönetime sunmayı kapsar. SIPOC'tan çıkan kapsamı ayrıntılı haritaya dönüştürmek isteyen analistler için doğal devam adımıdır.

DMAIC Metodolojisi programı ise DMAIC çerçevesini ve proje başlatmayı ele alır; SIPOC'u kullanacağınız iyileştirme projesinin yapısını öğrenmek isteyen ekipler için tamamlayıcıdır.