P6'da yüzde türü seçimi: fiziksel, süreye dayalı ve birime dayalı ilerleme

Neden üç tür var?

'Aktivite büyük ölçüde tamam' cümlesi üç farklı şeyi kastedebilir. Süre geçti mi, kaynak harcandı mı, yoksa iş gerçekten yapıldı mı? Üçü aynı olmak zorunda değildir. Ağır bir kazı işinde sürenin büyük bölümü geçmiş olabilir ama kazılan miktar çok daha azdır; kaynak harcamasının büyük kısmı yapılmış olabilir ama iş aynı oranda ilerlememiş olabilir.

P6 bu ayrımı bir ayarla çözer: aktivitenin yüzde türü. Bu ayar, yüzdenin nasıl üretildiğini belirler ve dolayısıyla programdaki ilerleme çubuğunun, kazanılmış değerin ve tamamlanma raporlarının neye dayandığını da. Yanlış tür seçilirse program güncel görünür ama gerçeği yansıtmaz.

Güncellemenin adım adım nasıl yapıldığı, veri tarihi ve Update Progress gibi araçlar ise ayrı bir konudur.

Üç tür, üç hesap

Oracle'ın belgesine göre tür, Project menüsünden Activities'e girip Activity Details'in General sekmesinden aktivite başına seçilir.

Fiziksel türde aktivite yüzdesi, kullanıcının girdiği fiziksel yüzdeye eşittir. P6 bu değeri hesaplamaz; siz verirsiniz. Süre türünde yüzde, orijinal ya da planlanan süreden kalan sürenin çıkarılıp planlanan süreye bölünmesiyle bulunur. Birim türünde yüzde, gerçekleşen emek ve emek dışı birimlerin toplamının, gerçekleşen ve kalan birimlerin toplamına bölünmesiyle bulunur.

Belge bu hesapların sınır durumlarını açıklamaz: planlanan süresi ya da birimi olmayan bir aktivitede ne olacağı yazmaz. Bu yüzden türü seçmeden önce aktivitede süre ve gerekliyse kaynak biriminin tanımlı olduğundan emin olun ve sonucu küçük bir örnekte deneyin.

Süreye dayalı yüzde: zamanla akan işler

Süre türü, kalan süreyi güncellediğinizde yüzdeyi otomatik üretir. Bu yüzden iş miktarının zamanla orantılı aktığı aktivitelerde pratiktir: kürlenmeye bırakılmış betonun gün saymak dışında ölçülecek bir miktarı yoktur, onay bekleyen bir işin de.

Süre yüzdesi işin ne kadarının bittiğini değil, planlanan süreden ne kadarının tükendiğini gösterir. Bir aktivitenin kalan süresini siz yeniden tahmin ettiğinizde yüzde de değişir; tahmin iyimserse ilerleme de olduğundan fazla görünür. Bu nedenle kalan süreyi saha bilgisiyle girin, planı koruma refleksiyle değil.

Süre türünün zayıf yanı, aktivite planın dışına çıktığında ortaya çıkar. Aktivite planlanandan uzun sürerse kalan süre uzatıldığında yüzde geriye gidebilir. İlerleme çubuğunu izleyen biri bunun nedenini bilmiyorsa güvenini kaybeder; sapmayı raporlayın.

Birime dayalı yüzde: kaynak yüklü işler

Birim türünde yüzde, kaynak birimlerinin gerçekleşmesinden hesaplanır. Bu tür, kaynak yüklemesi yapılmış, emek ve malzeme harcamasının izlendiği aktivitelerde anlamlıdır; çünkü yüzde doğrudan maliyet ve emek verisine bağlanır. Sistem, gerçekleşen birimler arttıkça ilerlemeyi de artırır.

Bu bağ aynı zamanda tehlikedir. Gerçekleşen kaynak girişleri geç ya da eksik girilirse yüzde de geride kalır. Tersine, çalışan ekip işe yaramayan bir iş için saat harcıyorsa yüzde işin değil harcamanın ilerlediğini gösterir. Harcama ile ilerleme arasında bu ayrım ortadan kalkar.

Kaynak atanmamış bir aktivitede birim hesabının dayanacağı bir veri yoktur; bu türü seçmeden önce aktiviteye kaynak yüklendiğinden emin olun. Kaynak yükleme, süre tipi ve maliyet konuları ayrı sayfalarda ele alınır.

Fiziksel yüzde: ölçülebilir işler

Fiziksel türde ilerlemeyi siz belirlersiniz. Bu en esnek ve en yüksek disiplin isteyen yöntemdir. Aktivitenin çıktısı ölçülebiliyorsa en dürüst seçenek odur: dökülen betonun metreküpü, çekilen kablonun uzunluğu, tamamlanan daire sayısı gibi.

Esnekliği sorumluluk getirir. Fiziksel yüzde bir ölçüme dayanmıyorsa 'kabaca bu kadar bitti' tahminine dönüşür ve zamanla şişer. İşin miktarı üzerinden bir ölçü belirleyin: ne ölçüyorsunuz, kim ölçüyor, hangi sıklıkla? Böylece iki kişi aynı aktivitede farklı yüzde girmez.

Fiziksel türde yüzde ile kalan süre birbirinden bağımsızdır; ikisini de tutarlı girmezseniz program 'büyük bölümü bitti, ama kalan süre aynı' gibi çelişkili bir görüntü verir. Güncelleme sırasında ikisini birlikte gözden geçirin.

Hangi aktivitede hangi tür?

Seçimi proje başında, aktivite grubu bazında standartlaştırın. Örneğin metrajı olan saha işleri fiziksel, bekleme ve onay işleri süre, kaynak yüklü emek yoğun işler birim türüyle yürütülebilir. Tür aktivite başına seçildiği için aynı projede karışık kullanım mümkündür; ancak raporlanacak toplam ilerlemenin neye dayandığını açıklayabilmelisiniz.

Türü toplantıda tartışmaya açık bırakmayın. Her aktivite grubu için tür, ölçü ve sorumluyu bir tabloya yazın ve ekibe verin. Böylece bir ay sonra aynı aktivite iki farklı yöntemle güncellenmez.

Tür ayarı ilerleme güncellemesinden önce yapılmalıdır. İlerleme girildikten sonra türü değiştirmek yüzdenin yeniden hesaplanmasına yol açabilir ve geçmiş raporlarla tutarsızlık yaratabilir; değişiklik gerekiyorsa önce bir kopyada deneyin.

Sık yapılan hatalar

Varsayılana güvenmek: proje kurulumundan gelen tür, işin niteliğine uymayabilir. Bekleme işinde fiziksel, saha işinde süre türü karışıklık yaratır.

Süre yüzdesini ilerleme sanmak: kalan süreyi düşürmek ilerleme göstermek demektir; ama işin gerçekten bitip bitmediğini bilmez. Sahadaki gerçekle karşılaştırın.

Birim türünde geç veri girişi: gerçekleşen kaynak kayıtları geç girilirse yüzde de geride kalır, kazanılmış değer raporu yanlış sinyal verir.

Fiziksel türde ölçüsüz yüzde: kim, ne zaman, neye göre girdi belli değilse rakam anlamını yitirir.

Türü ilerleme sırasında değiştirmek: aynı aktivitenin yüzdesi güncellemeler arasında açıklanamayan sıçramalar yapar.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi'nin 'Raporlama, İzleme ve Performans Analizi' modülü ilerleme izleme ve performans konularını kapsar; 'Uygulamalı Proje Senaryosu ve Değerlendirme' modülü ise bütün akışı bir senaryo üzerinde birleştirir. Primavera P6 ile İş Programı Hazırlama programının 'Baz Plan Yönetimi ve İlerleme Güncelleme' ile 'Kazanılmış Değer ve Performans Analizi' modülleri ilerlemenin kazanılmış değere bağlandığı noktayı ele alır.

Planlama mühendisleri, proje kontrol uzmanları ve ilerleme raporu hazırlayan saha planlamacıları için uygundur.