Primavera P6'da proje kopyasıyla senaryo analizi ve baz plan kıyası

Senaryo analizi ne zaman gerekir?

Programlar plan değiştiğinde sorulara cevap vermek zorundadır. İş sahibi bitişin öne çekilmesini ister; bir tedarikçi teslimatı geciktirir; saha ekibi vardiya eklemeyi önerir; bir aktivite grubunun sırası değişirse ne olur? Bu soruları ana programda denemek tehlikelidir: değişiklik unutulur, kaydedilir ya da başkasının çalıştığı dosyaya girer.

Senaryo analizi bu denemeleri izole bir kopyada yapmanın yoludur. Amaç bir tahmin üretmek değil, seçenekleri karşılaştırılabilir kılmaktır. İyi bir senaryo bir soruya bağlıdır: 'bu teslimat bir süre gecikirse bitiş nasıl etkilenir?' ya da 'bu iki aktivite paralel yürütülürse bitiş nereye gelir?' Soru netse analiz de netleşir.

Güncel ilerleme girişinin nasıl yapıldığı ayrı bir konudur; senaryo, programın zaten güncel olduğu varsayımıyla kurulur.

Hazırlık: kıyas noktasını sabitleyin

Senaryoyu kurmadan önce karşılaştıracağınız bir referans olmalıdır. Oracle'ın tanımıyla baz plan, güncel programla karşılaştırıp ilerlemeyi değerlendirdiğiniz tam bir proje kopyasıdır; en basit hâliyle özgün programın anlık görüntüsüdür. Elinizde güncel bir baz plan yoksa önce onu alın.

İkinci hazırlık, kopyalanacak programın güncel ve temiz olmasıdır. Veri tarihi eskiyse, kritik yoldaki bağlar eksikse ya da kaynak yükleri yanlışsa senaryonun sonucu da yanlış olur. Senaryo, mevcut programın doğruluğunu çoğaltır; hatayı düzeltmez.

Üçüncü olarak, soruyu ve ölçütü yazın: hangi göstergeye bakacaksınız? Bitiş tarihi, kritik yolun uzunluğu, belirli bir kilometre taşı ya da kaynak yoğunluğu. Sonucu gördükten sonra ölçüt seçmek, seçeneği kendi lehine yorumlamaya götürür.

Projeyi kopyalayıp what-if durumuna almak

P6 Professional'da kopyalamak için projeyi açar, Enterprise menüsünden Projects'i seçer ve kopyalanacak projeyi işaretlersiniz. Edit menüsündeki Copy komutuyla kopyalar, EPS'de kopyanın yerleşeceği konumu seçer ve Edit menüsünden Paste yaparsınız. Açılan Copy Project Options penceresinde hangi bilgi türlerinin kopyalanacağını kutucuklarla işaretler ve OK'a basarsınız.

P6 EPPM veritabanına bağlıysanız Oracle'a göre kopyalama arka planda bir iş servisiyle yürür; ilerlemeyi Tools menüsündeki Job Status'tan izleyebilirsiniz. Özet verisini kopyalamak için projeleri EPS'ye göre gruplamanız gerekir. Maliyet görmemesi gereken kullanıcılarda kopyalama yetkisi ayrıca düşünülmelidir.

Kopya hazır olunca durumunu what-if yapabilirsiniz: kopyayı açın, Project Details'i görüntüleyin, General sekmesinde Status alanında What-If'i seçin. Oracle, durumu değiştirmeden önce projeyi kopyalamanızı, böylece değişikliğin EPS'deki başka projeleri etkilememesini önerir. Durumu değiştirmek uygun erişim hakkı gerektirir.

Menü adları ve seçenekler sürüme göre değişebilir; Primavera Cloud gibi başka ürünlerde senaryo özelliği ayrı bir yapıdadır. Sürümünüzün yardımına bakın.

Kopyada değişiklik yapmak

Kopya hazır olduğunda en önemli kural, bir seferde tek değişikliktir. Yöneticiler genellikle aynı anda birkaç iyileştirmeyi denemek ister: süreyi kısalt, bağı değiştir, kaynak ekle. Hepsini birlikte yaparsanız bitiş tarihi öne gelir ama hangi değişikliğin ne kadar katkı verdiğini bilemezsiniz. Her soru için ayrı bir kopya açmak, sonuçları da ayrı okumanızı sağlar.

Adlandırmayı baştan standartlaştırın. Kopya adında ana projenin kodunu ve değişikliği taşıyın; örneğin ana kod, ardından 'vardiya' ya da 'teslimat gecikmesi' gibi bir ek. Bir yıl sonra bakan kişi, hangi dosyanın hangi soruya karşılık geldiğini anlayabilmelidir.

Senaryoda sık denenen değişiklikler: aktivite süresini değiştirmek, mantıksal bağı ya da gecikme süresini (lag) ayarlamak, bir aktiviteye kısıt koymak, kaynak atamasını değiştirmek, takvim farkı (çalışma günü ya da vardiya) uygulamak. Kopyada her değişiklikten sonra programı yeniden hesaplayın ve ancak bundan sonra sonuca bakın; yeniden hesaplanmamış bir kopya eski sonucu gösterir.

İlerleme girişini what-if kopyasına yapmayın. Gerçek ilerleme ana programa girilir; kopya, ilerlemenin değil olasılıkların yeridir.

Sonucu baz planla karşılaştırmak

Kıyasın ana aracı baz plandır. Oracle'a göre bir projeye birçok baz plan kaydedebilirsiniz ve her birine amacını yansıtan bir tür verebilirsiniz; belgenin örnekleri arasında ilk planlama baz planı, what-if proje baz planı ve proje ortası baz planı vardır. Hangi türlerin tanımlı olduğunu yönetici belirler.

Baz plan oluştururken iki seçenek vardır: mevcut projenin bir kopyasını baz plan olarak kaydetmek ya da EPS'deki başka bir projeyi mevcut proje için baz plana dönüştürmek. İkinci seçenek senaryo analizinde işe yarar: seçtiğiniz what-if kopyasını baz plan olarak bağlayıp güncel programla yan yana okuyabilirsiniz.

Kıyas görünümlerinde baz plan verisi grafik ve kolon biçiminde gösterilir. Birincil, ikincil ve üçüncül baz plan atanabilir; böylece özgün plan, güncel plan ve bir senaryoyu aynı görünümde okumak mümkündür. Hangisini göstereceğinizi baştan seçin; karışık bir görünüm toplantıda tartışma çıkarır.

Sonucu okurken yalnız bitişe bakmayın. Kritik yolun değişip değişmediğine, kilometre taşlarına ve kaynak yoğunluğuna da bakın. Daha erken biten ama bir kaynağı aşırı yükleyen senaryo, uygulanabilir değildir.

Karar ve kayıt

Senaryoları karşılaştırdıktan sonra seçim iş sahibiyle, planlamacıyla ve sahadaki sorumlu kişiyle birlikte yapılır. Seçilen değişikliği ana programda uygulayın; senaryo kopyasını ana program gibi kullanmaya başlamayın. Oracle ayrıca baz planların ayrı projeler olarak erişilemediğini, değiştirmek için önce mevcut projeden bağlantısını koparıp ayrı proje olarak geri yüklemek gerektiğini söyler; senaryo kopyaları ise normal projelerdir ve ayrı bir yaşam döngüsüne sahiptir.

Elenen senaryoları silmeden önce kısa bir kayıt tutun: soru, denenen değişiklik, ölçütteki sonuç, neden seçilmediği. Bu kayıt, aynı fikir üç ay sonra yeniden gündeme geldiğinde zaman kazandırır.

İş sahibine sunum için tek sayfalık bir karşılaştırma tablosu yeterlidir: her senaryo için değişiklik, bitiş etkisi, kaynak etkisi ve risk. Programın tamamını göstermek yerine karar için gereken farkı gösterin.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi'nin 'Zaman Çizelgesi ve Kritik Yol Analizi' ile 'Raporlama, İzleme ve Performans Analizi' modülleri, senaryonun dayandığı hesaplama ve karşılaştırma konularına dokunur. Primavera P6 ile İş Programı Hazırlama programının 'Baz Plan Yönetimi ve İlerleme Güncelleme' modülü ise baz plan tarafını kapsar.

Planlama mühendisleri ve proje kontrol uzmanları için uygundur.