Primavera P6'da harcama kalemleri: girişten izlemeye

Harcama kalemi nedir, kaynaktan farkı nedir?

P6'da maliyet, kaynak ataması ve harcama kalemi yoluyla aktiviteye girer: kaynak ataması ve harcama kalemi. Kaynak ataması, bir ekibin ya da makinenin zamanına bağlı maliyeti üretir; birim, fiyat ve süreyle ilişkilidir. Harcama kalemi ise zamana ve ekibe bağlanmayan maliyetler içindir: izin ve harç bedelleri, nakliye, saha kiralama, taşeron paket bedelinin ödemesi gibi.

Bu ayrım raporlamayı etkiler. Kaynak maliyetleri kaynak çizelgelerinde ve histogramlarda görünür; harcama kalemleri ise ayrı bir sekmede tutulur ve aktivitenin toplam maliyetine eklenir. Bir kalemi ikisinden yanlış olana koymak, kaynak yükleme grafiğini bozar ya da maliyeti eksik gösterir.

Aktivite başına bir ya da daha çok harcama kalemi tanımlanabilir. Her kalem ayrı ad, birim sayısı, birim fiyat, maliyet hesabı, kategori ve tedarikçi bilgisi taşır; böylece aynı aktivitenin farklı maliyetleri ayrı izlenir.

Harcama kalemi adım adım nasıl girilir?

Projects, Activities sayfasında maliyeti oluşturan aktiviteyi seçin ve Activity Details'te Expenses sekmesini açın. Sekme görünmüyorsa Layout Options çubuğundan Bottom Layout Options'ı seçin, Available Tabs bölümünde Expenses'i ekleyin.

• Add düğmesine tıklayıp harcama kaleminin adını yazın.
• Cost Account sütununa çift tıklayın, gözat düğmesiyle maliyet hesabını seçin.
• Expense Category sütununda kategoriyi seçin.
• Accrual Type sütununda tahakkuk türünü seçin.
• Planlanan birim sayısını ve birim fiyatı yazın; P6 planlanan maliyeti birim sayısı çarpı birim fiyat olarak hesaplayıp Budgeted or Planned Cost alanında gösterir.
• Gerçekleşmiş maliyet varsa Actual Cost alanına yazın; ya da Auto Compute Actuals kutusunu işaretleyerek gerçekleşen maliyetin aktivitenin tamamlanma yüzdesine göre hesaplanmasını sağlayın.
• Ödemenin yapılacağı firmayı Vendor alanına girin.

Harcama kalemlerini aktivite bazında değil de tüm proje üzerinden görmek isterseniz Project menüsündeki Expenses penceresi aynı kalemleri tablo halinde listeler.

Tahakkuk türü: maliyet zamana nasıl yayılır?

Tahakkuk türü, harcamanın aktivite süresi içinde hangi tarihte oluşmuş sayılacağını belirler. Oracle'ın Project Expenses penceresindeki seçenekleri şunlardır: Start of Activity maliyetin tamamını aktivitenin başladığı tarihe, End of Activity bitiş tarihine yazar; Uniform Over Activity ise maliyeti aktivite süresine eşit dağıtır. Activity Details'in Expenses sekmesinde aynı seçenekler öne yüklü, arkaya yüklü ve doğrusal olarak adlandırılır.

Seçim nakit akışı ve aylık maliyet raporunu etkiler. Avans ya da depozito gibi işin başında ödenen kalemler başa, teslim sonrası ödenen kalemler sona, hizmet süresi boyunca eşit akan kalemler (kira, aylık hizmet) doğrusal olarak dağıtılır. Yanlış seçim toplam maliyeti değiştirmez ama aylık dağılımı kaydırır; dönem sonu raporu bu yüzden gerçekle uyuşmaz görünebilir.

Planlanan, gerçekleşen, kalan ve tamamlanma maliyeti

Expenses sekmesi maliyet sütunlarını birbirine bağlar. Budgeted or Planned Cost, harcamanın beklenen toplam maliyetidir. Actual Cost gerçekleşmiş maliyettir. Remaining Cost, planlanan maliyetten gerçekleşen maliyetin çıkarılmasıyla bulunur. At Completion Cost ise kalan maliyet ile gerçekleşen maliyetin toplamıdır.

Bu bağ, ilerleme güncellemesinde işinize yarar. Kalem için ödeme yapıldıkça Actual Cost alanını güncellersiniz; kalan ve tamamlanma maliyeti kendiliğinden değişir. Gerçekleşen planlanandan fazla çıkarsa tamamlanma maliyeti planlananın üzerine çıkar ve bütçe aşımı daha ilerleme aşamasında görünür.

Auto Compute Actuals bir kolaylıktır ama dikkat ister. Gerçekleşen maliyeti tamamlanma yüzdesinden hesaplatır, yani gerçek faturayla ilgisi yoktur. Fatura ve hakedişe dayalı takip yapıyorsanız bu seçeneği kapatıp Actual Cost'u fatura bazında girmek daha güvenilir sonuç verir.

Maliyet hesabı ve kategori neden önemli?

Her harcama kalemine bir maliyet hesabı (cost account) ve bir harcama kategorisi (expense category) atanır. Maliyet hesabı, maliyetleri iş kalemlerine, bütçe başlıklarına ya da muhasebe kodlarına göre gruplayan hiyerarşik bir yapıdır. Kategori ise harcamanın türünü işaretler.

Bu alanlar, aktivite adından bağımsız bir raporlama ekseni sağlar. Örneğin farklı aktivitelerdeki nakliye ve izin harcamalarını tek bir maliyet hesabı altında toplayıp proje düzeyinde görebilirsiniz. Maliyet hesabı yapısını harcama girmeden önce kurmak gerekir; sonradan düzeltmek çok sayıda satırı tek tek güncellemek demektir.

Kaynak maliyetinin tanımı, yüklenmesi ve fiyatlandırılması ayrı bir konudur ve kaynak ve maliyet yükleme becerisinin içinde ele alınır. Harcama tarafında asıl iş, hesap yapısını ve tahakkuk ayrıntılarını doğru kurmaktır.

Sık yapılan hatalar

• Kaynak maliyetini harcama kalemi olarak girmek. Histogramlarda ve kaynak raporlarında kaybolur.
• Tahakkuk türünü hiç düşünmeden bırakmak. Toplam doğru olur ama aylık dağılım ve nakit akışı sahadaki ödemeyle uyuşmaz.
• Auto Compute Actuals'ı fatura gerçeği sanmak. Bu seçenek yüzdeden hesaplar, ödemeden değil.
• Maliyet hesabı yapısını kurmadan girişe başlamak. Sonradan toplu düzeltme zaman alır.
• Birim sayısı ve birim fiyatı yerine tek bir toplam tutar yazmak ve fiyat değişince kalemin izini kaybetmek. Birim ve fiyatı ayrı yazmak, sapmanın nedenini görmeyi kolaylaştırır.

Sağlıklı bir giriş düzeni: önce maliyet hesabı ve kategorileri kurun, sonra kalemleri aktivite bazında girin, en sonda tahakkuk türlerini gözden geçirin.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız

Primavera P6 ile Proje Yönetimi Eğitimi, maliyet yönetimi ve bütçe kontrolü ile raporlama, izleme ve performans analizi modüllerini içerir; harcama kalemleri bu hat içinde maliyet planına bağlanır. Primavera P6 ile İş Programı Hazırlama programında kaynak ve maliyet yükleme ile kazanılmış değer ve performans analizi ayrı modüllerdir.

Proje kontrol uzmanları için asıl kazanım, kaynak dışı maliyetleri programa doğru bağlayıp bütçe sapmasını ilerleme güncellemesinin içinde görmektir.