SharePoint'teki Excel Dosyalarını Power BI'a Bağlamak: Klasör, Liste ve Tek Dosya
SharePoint'teki veri farklı biçimlerde gelebilir: klasörde birçok dosya, bir liste ya da tek bir Excel dosyası. Her biri farklı bağlayıcıyla kurulur; doğru seçim, dosyaları otomatik birleştirmeyi ve yenilemeyi kolaylaştırır.
Bir bakışta
- Çok dosyalı klasör için SharePoint klasörü bağlayıcısı kullanılır. Bağlayıcı alt klasörlerdeki dosyaları da getirir ve birleştir düğmesiyle tek tabloya indirir.
- Liste verisi için SharePoint listesi bağlayıcısı ayrı gelir. Bağlantı sitenin kök adresiyle kurulur, alt klasör ya da belge adresiyle değil.
- Tek bir dosya için dosyanın adresi web bağlayıcısına yapıştırılır. Excel dosyası OneDrive ya da SharePoint'te duruyorsa bu yol yeterlidir.
- Yenilemede kimlik doğrulama türü önemlidir. OneDrive dosyaları için hizmette yenilemede OAuth2 seçilmezse kimlik bilgisi hatası alınabilir.
Veri biçimine göre bağlantı yolları
Ekiplerin Excel dosyaları genellikle SharePoint ya da OneDrive'da durur. Bunları Power BI'a bağlamak istediğinizde ilk karar, verinin hangi biçimde olduğudur. Çünkü Power Query farklı yollar sunar.
Bunlardan biri, aynı yapıdaki çok sayıda dosyanın bulunduğu bir klasördür: aylık satış dosyaları, şube raporları gibi. Bunun için SharePoint klasörü bağlayıcısı kullanılır. Bir diğeri SharePoint listesidir; formlardan ya da elle girilen kayıtlardan oluşan, tablo benzeri bir listeyi çekmek istediğinizde SharePoint listesi bağlayıcısı devreye girer. Sonuncusu tek bir Excel dosyasıdır; Microsoft belgeleri, SharePoint'te saklanan tek bir dosyaya bağlanmak için dosyanın adresini Power Query Desktop'taki web bağlayıcısına yapıştırmayı önerir.
Seçimi yanlış yapmak, ileride yenileme sırasında sorun çıkarır. Örneğin tek tek dosya bağlantısı kurup her ay yeni dosya eklemek, her seferinde yeni bir sorgu yazmayı gerektirir. Klasör bağlantısı ise yeni dosyaları otomatik alır.
Verinin biçimi, bağlayıcıyı belirler
SharePoint verisi için bağlantı seçimi
- Aynı yapıda birçok dosya klasörde duruyorSharePoint klasörü, ardından birleştirAlt klasörlerdeki dosyalar da gelir; şemalar aynı olmalıdır.
- Veri bir SharePoint listesindeSharePoint listesi bağlayıcısıSite adresi kök adres olmalıdır.
- Yalnız tek bir dosya varDosya adresiyle web bağlayıcısıKurumsal hesap kimlik doğrulaması istenebilir.
Site adresini bulmak
Hem klasör hem liste bağlayıcısı sizden sitenin adresini ister. Adres için SharePoint'te sitenin bir sayfasını açın, gezinti bölmesinde ana sayfa bağlantısını ya da sitenin üstteki simgesini seçin ve tarayıcının adres çubuğundaki adresi kopyalayın.
Belgeye göre klasik SharePoint adres sayfaları desteklenmez ve bağlantı başarısız olur; yalnız modern SharePoint ana sayfası desteklenir. Liste bağlayıcısı için ek bir kural vardır: sitenin kök adresini verin, alt klasörler ya da belgeler olmadan. Belgedeki örnek biçim, ekip sitesinin kök adresidir.
Birçok site arasında kaybolmak yerine, bazı ortamlarda (veri akışları ve Power BI web modelleme gibi) site seçici vardır: son kullanılan, favori ve erişebildiğiniz sitelerden birini açılır listeden seçersiniz. Site seçiciyi ilk kullandığınızda bir kimlik doğrulama penceresi açılır; oturum açtığınız hesabı seçmeniz gerekir. Penceresini kapatırsanız site seçici çalışmaz, ancak adresi elle yapıştırabilirsiniz.
SharePoint klasöründeki dosyaları birleştirmek
Klasör bağlantısı için adımlar şöyledir: • Veri al menüsünden SharePoint klasörünü seçin. • Kopyaladığınız site adresini site adresi kutusuna yapıştırın ve tamam deyin. Adres geçersizse kutunun yanında bir uyarı simgesi çıkar. • İlk kez bağlanıyorsanız kimlik doğrulama yöntemini seçin ve bağlanın. • Bağlantı kurulunca, klasördeki tüm dosyaların bilgisi, alt klasörlerdekiler dahil, listelenir. • Birleştir ve dönüştür seçeneği dosya verisini birleştirip Power Query düzenleyicisine yükler; birleştir ve yükle seçeneği ise doğrudan modele yükler.
Belge, yükle ya da dönüştür düğmeleriyle de birleştirmenin mümkün olduğunu, ancak daha çok elle işlem gerektirdiğini belirtir.
Birleştirme için önemli kural: seçilen klasördeki ve alt klasörlerdeki tüm dosyalar birleştirmeye dahil olur. Bu yüzden hepsinin aynı şemaya (aynı sütunlara) sahip olması gerekir. Klasörde başka türde dosyalar da varsa, dönüştür seçeneğiyle Power Query'de gereksiz satırları kaldırın ve sonra dosyaları birleştirin. Aksi halde farklı yapıdaki dosyalar hataya yol açar.
Dosya adlarında dikkat: #, % ve $ karakterleri adların URL'de kesilmesine ve beklenmeyen kimlik doğrulama hatalarına yol açabilir; dosya sahibinden adı değiştirmesini isteyin.
SharePoint listesine bağlanmak ve tek dosyayı eklemek
Liste bağlantısı benzer biçimde ilerler: veri al menüsünden SharePoint listesi seçilir, site adresi yapıştırılır, kimlik doğrulama yapılır ve gezgin penceresinden hangi listelerin yükleneceği seçilir. Seçilen veriyi yüklemek ya da önce dönüştürmek mümkündür.
Listelerde bilinen bir tuzak vardır: Boolean (doğru/yanlış) sütunları, veri türü açıkça belirlenmediğinde Power BI Desktop ve hizmette tutarsız temsil edilebilir; bazen doğru ve yanlış, bazen bir ve sıfır olarak görünür. Bu durum yanlış veriye, hatalı filtrelere ve boş görsellere yol açabilir. Çözüm, Power Query düzenleyicisinde sütunun veri türünü açıkça belirlemektir.
Tek bir Excel dosyası için ise OneDrive ya da SharePoint'te dosyanın çevrimiçi bağlantısı alınır. OneDrive'da dosyanın ayrıntı bölmesinden yolu kopyalayıp Power BI Desktop'ta veri al, web seçeneğine yapıştırırsınız. Kimlik bilgisi sorulursa şirket içi SharePoint siteleri için Windows, Microsoft 365 ya da OneDrive siteleri için kurumsal hesap seçilir. Sonra gezgin penceresi dosyadaki tabloları, sayfaları ve aralıkları listeler.
Otomatik yenileme: kimlik doğrulama ve ağ geçidi
Dosyalar SharePoint'te güncellendiğinde raporun da güncellenmesini istersiniz. Bunun için raporu hizmete yayımlayıp anlamsal model için yenileme zamanlamasını ayarlamak gerekir. Zamanlanmış yenilemenin ayrıntıları ayrı bir konudur.
Bağlantıda dikkat edilecek noktalar: • OneDrive dosyalarını hizmette yenilemek için yenileme ayarlarında kimlik doğrulama yöntemi olarak OAuth2 seçilmelidir. Aksi halde bağlanırken ya da yenilerken "veri kaynağı kimlik bilgileri güncellenemedi" benzeri bir hata alınabilir. • Klasör ve liste bağlayıcılarında desteklenen kimlik doğrulama türleri arasında anonim, Windows, Microsoft hesabı ve kurumsal hesap yer alır; hangileri kullanılabilir, bağlayıcıya ve ortama göre değişir. • Şirket içi SharePoint için Microsoft Entra ID kimlik doğrulaması desteklenmez. Şirket içi ağ geçidiyle şirket içi SharePoint için Entra ID/OAuth de desteklenmez. • Klasör kitaplığına erişen hesabın siteye, belge kitaplığına ve dosyaya giden klasörlere okuma yetkisi olmalıdır.
Yenileme hatası alırsanız önce hesabın yetkisini, sonra kimlik doğrulama türünü, ardından dosya adlarındaki özel karakterleri kontrol edin.
Sık hatalar
SharePoint bağlantılarında tekrar eden hatalar ve çözümleri: • Alt klasörle bağlanmak: liste bağlayıcısında kök adres kullanmak gerekir; klasör yolunu adres olarak vermek bağlantıyı bozar. • Farklı yapıdaki dosyaları birleştirmek: klasörde başka tür dosyalar varsa önce gereksizleri ayıklayın. • Klasik SharePoint adresi kullanmak: yalnız modern ana sayfa adresi desteklenir. • Veri türü belirlememek: özellikle liste sütunlarında veri türünü açıkça ayarlayın. • Yenilemede yanlış kimlik doğrulama: OneDrive dosyalarında OAuth2 seçin.
Kurumsal ortamlarda bağlantı ve yenileme çoğunlukla BT ekibiyle birlikte çözülür; ağ geçidi gerekip gerekmediği veri kaynağının şirket içinde ya da bulutta olmasına göre değişir.
Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız
Uygulamalı Power BI ile Veri Analitiği ve Görselleştirme Sertifika Programı'nın "Power BI ile Veri Yığını Entegrasyonu" ve "Veri Analizi ve İşleme Teknikleri" başlıkları, farklı kaynaklardan veri alma ve hazırlama konularını kapsar. Excel ile raporlama yapan finans, satış ve operasyon ekipleri için SharePoint bağlantısı, dağınık dosyaları tek bir yenilenebilir kaynağa dönüştürmenin pratik yoludur.
Veri hazırlama aşamasındaki Power Query adımları için ayrıca M dili rehberine de bakılabilir.
İlgili Mindset programı
Uygulamalı Power BI ile Veri Analitiği ve Görselleştirme Sertifika Programı
Sık sorulan sorular
SharePoint klasöründeki birçok Excel dosyasını nasıl tek tabloda toplarım?
Veri al menüsünden SharePoint klasörünü seçin, site adresini yapıştırın ve bağlanın. Dosya listesi geldiğinde birleştir ve dönüştür ya da birleştir ve yükle seçeneğini kullanın. Dosyaların hepsi aynı şemaya sahip olmalıdır; alt klasörlerdeki dosyalar da dahil edilir. Gereksiz dosyaları önce Power Query'de ayıklayın.
Tek bir SharePoint dosyası için hangi bağlayıcı kullanılır?
Microsoft belgeleri tek bir dosya için dosyanın adresini Power Query Desktop'taki web bağlayıcısına yapıştırmayı önerir. OneDrive'da dosya ayrıntılarından yolu kopyalayıp Power BI Desktop'ta veri al, web seçeneğiyle kullanabilirsiniz. Kimlik doğrulama için kurumsal hesabı seçin.
SharePoint listesi için hangi adresi vermeliyim?
Sitenin kök adresini; alt klasörler ya da belgeler olmadan. Belgedeki örnek biçim, ekip sitesinin kök adresidir. Adresi bulmak için SharePoint sitesinde ana sayfa bağlantısına ya da site simgesine tıklayıp tarayıcı adres çubuğundan kopyalayın. Klasik sayfa adresi desteklenmez.
Hizmette yenileme sırasında kimlik bilgisi hatası alıyorum, ne yapmalıyım?
OneDrive dosyası kullanıyorsanız yenileme ayarlarında kimlik doğrulama yöntemi olarak OAuth2 seçin; belgeye göre aksi halde veri kaynağı kimlik bilgilerinin güncellenememesi gibi hatalar alınabilir. Ayrıca hesabın siteye, kitaplığa ve klasörlere okuma yetkisi olduğunu kontrol edin.
Liste sütunlarında doğru ve yanlış değerleri tutarsız görünüyor, neden?
SharePoint listesi bağlayıcısında Boolean değerler, sütunun veri türü açıkça belirlenmediğinde Desktop ve hizmette farklı biçimde, doğru ve yanlış ya da bir ve sıfır olarak temsil edilebilir. Power Query düzenleyicisinde sütun için Boolean veri türünü açıkça seçerek tutarlılık sağlayabilirsiniz.