MS Project’te Planı Yazdırmak ve PDF’e Çevirmek: Sayfa Yapısı Ayarları

Yazdırma neden sorun çıkarır?

Ekranda bir Gantt şeması kaydırılarak okunur; kâğıtta ise sabit bir sayfa vardır. Uzun bir proje, çok sayıda görev ve zaman ölçeği birleşince plan, yatay ve dikey olarak parçalara bölünür. Yönetim toplantısına gelen çıktı, birbirine yapıştırılması gereken kâğıt yığınına dönüşebilir.

Sorun çoğunlukla yazdırma anında değil, öncesinde başlar: görünümde gereksiz sütunlar, açık kalmış alt görevler ve okunmayacak kadar ince bir zaman ölçeği vardır. Çözüm, baskıyı sayfa ayarından değil, içerikten başlayarak tasarlamaktır. Önce çıktıda ne görünmeli, sonra bunun sayfaya nasıl sığacağı belirlenir.

Planı tek sayfaya sığdırma ve PDF’e dönüştürme ayarları bu işin özüdür. Gantt şemasının renk ve çubuk biçimlendirmesi ya da rapor ve pano üretimi ayrı konulardır.

Yazdırmadan önce görünümü sadeleştirmek

Microsoft’un anlatımına göre yazdırmadan önce alt görevleri gizleyebilir, görevleri sıralayabilir ve sütunları saklayabilirsiniz; böylece baskı yalnız ihtiyaç duyduğunuz bilgiyi gösterir. Bu üç ayar çıktının sayfa sayısını en çok etkileyen adımlardır.

Pratik bir sıra izleyin:

• Özet görevleri bırakıp ayrıntı görevlerini daraltın; yönetim sunumu için aşama düzeyi yeterlidir.
• Çıktıda anlam taşımayan sütunları saklayın; yalnız görev adı, süre, başlangıç ve bitiş genellikle yeter.
• Görevleri izlenecek mantığa göre sıralayın.
• Zaman ölçeğini sayfanın gösterebileceği ayrıntıya göre seçin; ince ayrıntı yazı boyutunu küçültür.

Bu hazırlık, ekranda da planı daha okunur kılar. Tek sayfaya sığdırma ayarı, zaten sade bir görünümde çok daha az ödün gerektirir.

Kapsamı ve sayfa yapısını ayarlamak

Yazdırma ekranı File altında Print seçilerek açılır. Settings bölümünde tüm projeyi ya da bir tarih ve sayfa aralığını seçebilir, kopya sayısını, sayfa yönünü ve kâğıt boyutunu belirleyebilirsiniz. Yıl boyunca süren görünümler için tarih aralığını çıktının tüm süresini kapsayacak şekilde ayarlamak gerekir.

Tek sayfaya sığdırmak için Settings bölümünün altındaki Page setup açılır. Microsoft’un tarifine göre görünümü tek sayfada yazdırmak için Page Setup penceresindeki Fit to kutuları kullanılır. Pencerede Margins, Legend ve View sekmeleri de bulunur; kenar boşlukları ve açıklama konumu buradan ayarlanır.

Çok uzun planlarda tek sayfa okunmaz hâle gelebilir. Bu durumda planı aşamalara bölmek, her aşama için ayrı tarih aralığıyla yazdırmak daha okunur sonuç verir. Küçük yazı boyutu, tek sayfa uğruna feda edilebilecek bir şey değildir; toplantıda çıktıyı okuyamayan kimse işine yaramayan bir sayfayla karşılaşır.

Üst bilgi, alt bilgi ve açıklama

Page Setup penceresindeki Header, Footer ve Legend sekmeleri baskıya bağlam ekler. Her sekmede Left, Center ve Right kutularına metin yazılır. Ekleme düğmeleriyle sayfa numarası, saat, toplam sayfa sayısı, dosya adı, tarih ve resim konabilir.

Hangi bilgiler değerlidir? Dosya adı ve tarih, çıktının hangi sürüme ait olduğunu gösterir; bu, eski çıktıların karışmaması için özellikle önemlidir. Sayfa numarası ve toplam sayfa sayısı, çok sayfalı çıktının sırasını korur. Şirket logosu resim olarak eklenebilir.

Legend, çubukların ve işaretlerin anlamını açıklayan kutudur. Gantt şemasında kritik görevleri ya da ilerlemeyi renkle gösterdiyseniz açıklama okuyucuya hayat kurtarır. Açıklamayı kaldırmak isterseniz Legend sekmesinde Located on altında None seçilir. Açıklamadaki çubuk türlerini değiştirmek için Bar Styles penceresi kullanılır. Rapor türü çıktılarda legend basılmaz.

PDF olarak almak

Çıktıyı e-postayla ya da arşiv için dağıtacaksanız PDF kâğıttan daha pratiktir. Microsoft’un tarifine göre File sekmesi altında Export seçilir, Create PDF/XPS document ve ardından Create PDF/XPS’e tıklanır. Dosya adı yazılır, Save as type listesinden PDF seçilip OK’e basılır. Açılan Document Export Options penceresinde yayımlanacak aralık, yazdırılmayan bilgilerin dahil edilip edilmeyeceği ve arşiv uyumlu PDF üretilip üretilmeyeceği belirlenir.

Belge önemli bir uyarı yapar: Project her PDF ya da XPS biçimlendirme özelliğini desteklemez, bu yüzden çıktı ekrandakiyle birebir olmayabilir. Görünümü düzeltmek için File altında Print ekranında tarih, yön, kâğıt boyutu ve sayfa düzeni ayarları değiştirilir; Page Setup içindeki Margins, Legend ve View sekmeleri de bu amaçla kullanılabilir.

PDF’i dağıtmadan önce her sayfayı gözle kontrol edin: sütunlar kesilmiş mi, açıklama yerinde mi, tarih aralığı doğru mu?

Takvim görünümünü yazdırmak

Takvim görünümü farklı bir sayfa düzeni kullanır. View sekmesinde Calendar seçilir, ardından File altında Print ve Page Setup açılır; bu kez View sekmesi etkindir. Print bölümünde sayfa başına ay ya da hafta sayısı belirlenir; ayrıca önceki ve sonraki ayların legend içinde yazdırılması da seçilebilir.

Takvim çıktısı, saha ekipleriyle paylaşılan iş günü planlarında ya da bakım duruşlarında işe yarar. Gantt şemasında kritik bağımlılıkları ve süreleri okumak kolaydır; takvim görünümü ise hangi gün hangi görevin olduğunu bir bakışta verir. Hedef kitleye göre görünüm seçmek, çıktının gerçekten kullanılmasını sağlar.

Sık yapılan hatalar

En sık hata, sadeleştirmeden doğrudan yazdırmaktır. Tüm görev düzeylerinin açık olduğu, tüm sütunların göründüğü bir plan sığmaz; ardından Fit to ile küçültülünce okunmaz hâle gelir. İkinci hata, tek sayfa uğruna yazı boyutunu okunmaz bir noktaya indirmektir. Üçüncü hata, açıklamayı kaldırıp renk anlamlarını okuyucuya bırakmaktır.

Dördüncü hata, PDF’i kontrol etmeden dağıtmaktır; Project’in desteklemediği özelliklerden dolayı çıktı ekrandakinden farklı olabilir. Beşinci hata, üst bilgiye tarih ve dosya adı koymamaktır; haftalar sonra elinizdeki sayfanın hangi sürüme ait olduğu anlaşılmaz.

Son olarak, aynı çıktıyı her kitleye göndermek verimsizdir. Yönetici için aşama düzeyi, saha ekibi için ayrıntılı takvim, finans için maliyet sütunları gibi farklı kesitler hazırlayın.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız

Planı doğru biçimde paylaşmak, proje yöneticisinin iletişim işidir. MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi, Raporlama ve Görselleştirme Araçları modülüyle planın paydaşlara nasıl aktarılacağını çalıştırır. Plan çıktılarını yönetime ve saha ekiplerine düzenli ileten proje yöneticileri ve planlama uzmanları için doğrudan ilgilidir.