Gantt şemasını okunur kılmak: çubuk stilleri, metin ve bağlantı çizgileri

Biçimlendirme neden gerekli ve neyi vurgulamalı

Gantt şemasının işi bir bakışta şunları göstermektir: ne zaman, hangi sırayla ve neyin riskli olduğu. Varsayılan görünümde bütün çubuklar benzer görünür; kritik bir görev ile bolluklu bir görev ayırt edilemez, özet görevler detaylar arasında kaybolur, taban plan ile güncel plan arasındaki fark ancak tablo sütunlarına bakınca anlaşılır.

Biçimlendirmeye başlamadan önce okuyucuyu belirleyin. Proje ekibi kritik yolu ve bağımlılıkları görmek ister; yönetim ise aşamaları, kilometre taşlarını ve sapmayı. Aynı görünümü hepsine uydurmaya çalışmak yerine, ihtiyaca göre ayrı bir Gantt görünümü kopyalayıp onu biçimlendirmek daha güvenlidir. Microsoft'a göre bir Gantt görünümünde yaptığınız değişiklikler diğer Gantt görünümlerini etkilemez, bu da denemeler için bir güvence sağlar.

Bar Styles penceresiyle çubuk türünü biçimlendirmek

Microsoft'un İngilizce arayüzde anlattığı yol şöyledir: Bir Gantt Chart görünümü açıkken çubuk olmayan grafik alanına çift tıklanır ve Bar Styles penceresi açılır. Name sütununda bir çubuk türü (örneğin Task ya da Progress) seçilir, ardından Bars sekmesinde Start, Middle ve End bölümlerinden şekil, desen ya da tür ve renk belirlenir. Kilometre taşı gibi bazı türlerde yalnız başlangıç şekli bulunur.

Bütün çubukları tek hamlede değiştirmek isterseniz Gantt Chart Format sekmesindeki Gantt Chart Style grubundan bir hazır stil seçebilirsiniz. Tek bir çubuğu öne çıkarmak için ise çubuğa sağ tıklayıp dolgu rengi seçmek yeterlidir.

Belirli bir görev grubuna özel yeni bir çubuk türü eklemek için Bar Styles penceresinde yeni çubuğun gelmesini istediğiniz satırın altındaki satır seçilip Insert Row tıklanır. Name sütununa bir ad yazılır; Show For Tasks sütununa uygulanacak görev türü girilir (bir türü dışlamak için önüne not yazılır, birden fazla tür virgülle ayrılır). From ve To sütunlarına çubuğun başlangıç ve bitişini konumlayan alanlar yazılır; tek tarihli bir simge için From ve To sütunlarına aynı alan girilir. Son olarak Bars sekmesinde şekil, desen ve renkler belirlenir.

İpucu olarak Microsoft, çubuk adının önüne yıldız koymanın o çubuk stilini basılı göstergeden (legend) çıkardığını belirtir.

Kritik görev, ilerleme ve taban planı görünür kılmak

Kritik görevler için Microsoft'un kritik yol belgesi, Detail Gantt görünümünde kritik görevlerin kırmızı, kritik olmayanların mavi gösterildiğini belirtir. Aynı belgeye göre bir görev; bolluğu yoksa, Must Start On ya da Must Finish On kısıtı varsa, proje başlangıç tarihinden planlanırken mümkün olduğunca geç başlama kısıtı taşıyorsa ya da bitişi son tarihine denk geliyor veya sonrasına düşüyorsa kritiktir. Kritik görevleri vurgulama seçeneğinin tam yeri sürüme göre değişir; Gantt Chart Format sekmesi ile Bar Styles penceresindeki kritik görev türünü sürümünüzün belgesinde kontrol edin.

Taban plan farkını görmek için Tracking Gantt görünümü hazırdır: View sekmesinde Gantt Chart okuna tıklayıp Tracking Gantt seçilir. Microsoft'a göre bu görünüm her görev için üst üste bir çubuk çifti gösterir; alttaki çubuk taban planın başlangıç ve bitişini, üstteki çubuk güncel planlanan başlangıç ve bitişi gösterir. Sayısal fark için Tables altından Variance tablosu uygulanır.

İlerleme çubuğu, Bar Styles penceresindeki Progress türüdür; rengini ve şeklini aynı pencereden değiştirirsiniz. Önemli olan kuralı tutarlı kurmaktır: kritik görevler, taban plan ve ilerleme için seçtiğiniz renkler bütün raporlarda aynı kalmalı ve basılı gösterge ile açıklanmalıdır.

Çubuklara metin eklemek ve görünümü sadeleştirmek

Çubuğun yanına görev adı, kaynak adı, maliyet ya da süre koymak için Bar Styles penceresinde Text sekmesi kullanılır; Left, Right, Top, Bottom ve Inside kutularından birine görüntülenecek alan seçilir. Tek bir çubuğa metin eklemek için çubuğa çift tıklanır ve Format Bar penceresinin Bar Text sekmesi açılır. Bir görevin birden fazla çubuğu varsa yalnız en üstteki çubuğun bilgisi görünür.

Microsoft'un projeye özgü ipucu şudur: grafiğin okunurluğunu bozmamak için görev adlarını yalnız özet görevlerin yanına ekleyin. Her çubuğa metin yazmak şemayı kalabalıklaştırır. Bir alanda olmayan özel bir metin göstermek istiyorsanız özel metin alanlarından (Text) birini kullanıp değeri oraya yazarsınız; çubuk başına benzersiz metin yalnız bu yolla mümkündür.

Gantt Chart Format sekmesindeki Layout seçeneği şu ayarları birleştirir: Bar height ile çubuk yüksekliği, Date format ile çubukların yanındaki tarih biçimi, Links altında ise bağlantı çizgisi türü seçilir. İlk bağlantı çizgisi türü çizgileri gizler. Çizgiler çok sıkışık bir planda okunurluğu düşürüyorsa gizlemek bir seçenektir; ancak bağlantı çizgisi ilişkinin türünü değiştirmez. Bağımlılık türünü değiştirmek için görev bağımlılığını düzenlemek gerekir.

Örnek: yönetim sunumu için sade bir Gantt

Bir ofis taşınma projesinin planı Project'te hazır. Proje yöneticisi, yönetim kuruluna sunmak için mevcut Gantt görünümünün bir kopyasını oluşturuyor ve onu sadeleştiriyor.

Önce görev tablosunda yalnız özet görevler ve kilometre taşları görünür kalacak şekilde alt görevler daraltılıyor. Özet görevlerin sağ tarafına ad yazılıyor, alt görev çubuklarına metin eklenmiyor. Kritik görevler kırmızı, diğerleri mavi kalıyor; kilometre taşları belirgin bir şekille işaretleniyor. Bağlantı çizgileri, özet düzeyinde anlam taşımadığı için gizleniyor. Taban plan ile güncel plan farkı bir sonraki sunum için Tracking Gantt kopyasında ayrıca gösteriliyor.

Sonuçta yönetim kurulu, projenin aşamalarını, hangi aşamanın kritik olduğunu ve plandan nerede saptığını tek sayfada görüyor. Proje ekibinin kullandığı ayrıntılı görünüm ise dokunulmadan kalıyor; çünkü biçimlendirme yalnız kopya görünümde yapıldı.

Sık yapılan hatalar

• Her çubuğa metin yazmak: Şema okunmaz hale gelir; adı yalnız özet görevlere verin.
• Rengi anlamsız kullanmak: Renk bir kuralı göstermiyorsa gürültüdür. Kritik, ilerleme ve taban plan için sabit renkler seçin.
• Tek çubuğu elle boyayıp unutmak: Görev değişince renk anlamını yitirir; mümkünse bir çubuk türü kuralı kurun.
• Çubuk türünde Show For Tasks kuralını yanlış yazmak: Çubuk beklenen görevlerde görünmez ya da yanlış görevlere uygulanır.
• Birden fazla çubuğun metnini beklemek: Bir görevde birden fazla çubuk varsa yalnız en üstteki çubuğun bilgisi görünür.
• Bağlantı çizgisini ilişki değiştirmek sanmak: Çizgiyi gizlemek bağımlılığı kaldırmaz.
• Ana görünümü değiştirmek: Sunum için ayrı bir kopya görünüm üretin; ekibin çalışma görünümü bozulmasın.

Bu beceriyi Mindset programında nerede çalışırsınız

Mindset'in MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi'nde Zaman Çizelgesi (Gantt Şeması) ve Kritik Yol Analizi modülü zaman çizelgesinin kurulmasını, Raporlama ve Görselleştirme Araçları modülü ise planın paydaşlara sunulmasını ele alır. Planı yönetim ya da müşteri toplantısına taşıyan proje yöneticileri ve planlama uzmanları için konu bu çerçevede çalışılır.