MS Project’te Filtre, Gruplama ve Özel Görünüm: Aynı Planı Farklı Kesitlerle Görmek
Bir görünüm üç parçadan oluşur: hangi sütunlar, hangi görevler ve hangi gruplama. Bu parçaları birlikte tanımlayarak aynı planı ekibe, yöneticiye ya da müşteriye uygun kesitlerle gösterebilirsiniz.
Bir bakışta
- Görünüm, tablo, filtre ve grubun birleşimidir. Bunları değiştirmek planın verisini değil, yalnız sunumunu değiştirir.
- Özel filtre koşulları And ve Or ile kurulur. Alan adı, test ve değer üçlüsü satır satır eklenir; filtre menüde görünsün diye işaretlenebilir.
- Gruplama, çok düzeyli kurulabilir. Group By ve Then By satırlarıyla görevler ya da kaynaklar iç içe başlıklar altında toplanır.
- Organizer, tanımları başka projeye taşır. Özel görünümü, filtreyi ve grubu global şablona ya da başka bir projeye kopyalayabilirsiniz.
Görünüm, tablo, filtre ve grup nasıl birbirine bağlanır?
Microsoft’un görünüm anlatımına göre her görünüm birkaç parçadan oluşur. Tablolar, görünümün sayfa kısmında hangi alanların sütun olarak görüneceğini belirler. Filtreler, hangi görev, kaynak ya da atamaların görüneceğini sınırlar. Gruplar bilgiyi kategorilere ayırır ve özetler; varsayılan olarak hiçbir grup uygulanmamıştır. Belgenin vurguladığı bir nokta, bu parçaları değiştirmenin Project’te saklanan bilgiyi eklemediği ya da silmediğidir; yalnız sunumu değişir.
Bu yapı pratikte şu anlama gelir: aynı plan dosyasından ekip lideri için “bu hafta başlayan görevler”, finans için “maliyeti olan görevler”, yönetici için “gecikmiş kilometre taşları” kesitleri çıkarabilirsiniz. Her birini sıfırdan kurmak yerine, tablo, filtre ve grubu ayrı ayrı tanımlayıp birleştirirsiniz.
Özel alan ve formül oluşturma ayrı bir konudur; burada hazır alanları kullanan görünüm düzenlemesi ele alınır.
Bir görünüm üç tanımın üst üste gelmesidir
Tablo, filtre, grup
- TabloHangi alanlar sütun olarak görünür.
- FiltreHangi görevler ya da kaynaklar kalır.
- GrupKalanlar hangi başlıklar altında toplanır.
Hazır filtreyi uygulamak ve vurgulamak
Filtre, View sekmesindeki Data grubunda yer alan filtre listesinden uygulanır. Listede bulunmayan filtreler için More Filters seçilir; açılan pencerede Task ya da Resource seçilir, filtre belirlenir ve Apply ile uygulanır. Filtre bir değer istiyorsa girilir ve OK ile onaylanır. Filtreyi kaldırmak için listeden No filter seçilir; F3 tuşu da tüm filtreleri hızla temizler.
Görevleri saklamak yerine yalnız öne çıkarmak istiyorsanız Highlight kullanılır. More Filters penceresinde filtreyi seçip Highlight’a tıkladığınızda eşleşen görevler diğerlerinin arasında farklı bir renkle görünür. Rengi değiştirmek için Format sekmesindeki Text Styles’tan Item to Change listesinde Highlighted Tasks seçilir. Bu yöntem, gecikmiş görevleri bağlamından koparmadan göstermek için uygundur.
Bir ayrım önemlidir: görev filtreleri yalnız görev görünümlerinde, kaynak filtreleri yalnız kaynak görünümlerinde çalışır. Kaynak sayfasında görev filtresi aramak boşunadır.
Özel filtre oluşturmak
Listede ihtiyacınıza uygun filtre yoksa kendiniz kurarsınız. Filtre listesinin yanındaki oktan More Filters açılır, Task ya da Resource seçilip New’a tıklanır. Filtreye bir ad verilir. Show in menu kutusunu işaretlerseniz filtre Data grubundaki listede görünür.
Koşullar satır satır tanımlanır. And/Or sütunu tüm koşulların mı yoksa herhangi birinin mi sağlanacağını belirler. Field Name sütunu üzerinde süzme yapılacak alandır. Test, alanın değerle nasıl karşılaştırılacağını söyler; Value(s) ise karşılaştırılan değerdir. Equals ya da Does Not Equal ile metin alanlarında joker karakter de kullanılabilir. Insert Row ek koşul satırı ekler; Save ile tanım kaydedilir.
Örnek bir ihtiyaç: yalnız bir kaynağa atanmış ve henüz bitmemiş görevler. Bu iki koşulu And ile bağlayan bir filtre, kaynak sorumlusunun haftalık toplantısında kullanılan sade bir liste verir. Koşulları çoğaltmadan önce filtreyi test etmek, hatayı erken yakalamanızı sağlar.
Çok düzeyli gruplama
Gruplama View sekmesinin Data grubundaki Group by kutusundan yapılır. Önce bir sayfa görünümü, örneğin Gantt Chart ya da Resource Sheet seçilir; sonra listeden bir gruplama seçilir. Gruplamayı kaldırmak için Group by kutusunda No Group seçilir.
Birden fazla alana göre gruplamak için Group by kutusunda More Groups seçilir. Groups altında Task ya da Resource belirlenir; mevcut bir ölçüt seçilip Edit ile değiştirilir ya da New ile yenisi kurulur. Group By satırının Field Name sütununda ilk alan, Then By satırlarında sonraki alanlar seçilir. Order sütunu her alan için Ascending ya da Descending sıralamayı belirler. İsteğe bağlı olarak her düzey için yazı tipi, hücre arka planı ve desen verilebilir. Save ve Apply ile tanım kaydedilip uygulanır.
Örneğin önce sorumluya, sonra duruma göre gruplamak, her kişinin tamamlanan ve bekleyen işlerini ayrı başlıklarda gösterir. Gruplama yalnız bilgiyi düzenlemekle kalmaz, başlık satırlarında özet değerler de sunar; bu da kaynak başına toplam çalışma gibi karşılaştırmaları kolaylaştırır.
Özel bir kesit hazırlamanın sırası
Soruyu görünüme çevirmek
- Soruyu yazınBu görünüm kime hangi kararı verdirecek?
- Filtreyi kurunKoşulları And ve Or ile tanımlayıp kaydedin.
- Grubu kurunGroup By ve Then By ile başlıkları belirleyin.
- Sütunları seçinYalnız kararı etkileyen alanları gösterin.
- Görünümü tekrar kullanınOrganizer ile global şablona kopyalayın.
Tanımları başka projelere taşımak: Organizer
Özel görünümler, filtreler ve gruplar yalnız tanımlandığı proje dosyasında durur. Başka bir projede aynısına ihtiyaç duyarsanız Organizer kullanılır. Organizer File menüsünden açılır; pencerede ilgili sekme, örneğin Views seçilir. Sol listede global şablon, sağ listede açık proje görünür. Sağ listeden öğe seçilip Copy’ye basıldığında tanım global şablona geçer ve tüm projelerinizde kullanılabilir olur.
Bir görünüm kendi eklediğiniz sütunları içeriyorsa, ilgili tabloyu da Tables sekmesinden kopyalamanız gerekir. Uygun bir tablo yoksa Entry tablosu kopyalanabilir. Başka bir projeye kopyalamak için hem kaynak hem hedef proje açılır, kaynakta Organizer açılıp hedef proje seçilir ve öğe kopyalanır.
İki nokta unutulmamalı. Organizer görev bilgisini kopyalamaz; belirli görevlerin her projede bulunmasını istiyorsanız projeyi normal şablon olarak kaydedin. Ayrıca File, Options ve Advanced altındaki Display bölümünde, yeni görünüm, tablo, filtre ve grupların otomatik olarak global şablona eklenmesini sağlayan bir seçenek vardır.
Sık yapılan hatalar
En sık hata, filtre uygulayıp bunu unutmaktır. Görevlerin bir kısmı görünmüyorsa ve plan eksik görünüyorsa, önce filtrenin açık olup olmadığına bakın; filtre veriyi silmez, yalnız saklar. İkinci hata, görev filtresini kaynak görünümünde aramaktır. Üçüncü hata, And ile Or’u karıştırmaktır: And koşulların hepsini, Or herhangi birini ister; yanlış seçim beklenenden çok farklı bir liste verir.
Dördüncü hata, gruplamayı kapatmadan başka bir amaçla plana bakmaktır. Başlık satırları sütun düzenini bozar ve ilişkileri okumayı zorlaştırır. Beşinci hata, özel görünümü başka projeye taşımayı unutmaktır; her yeni projede aynı tanımı yeniden kurmak zaman kaybıdır.
Son olarak, çok fazla özel görünüm de sorun yaratır. Adlandırmayı kural hâline getirin ve kullanılmayanları temizleyin; ekip üyeleri hangi görünümün hangi amaca hizmet ettiğini adından anlayabilmelidir.
Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız
Görünüm, filtre ve gruplama, planın farklı kitlelere farklı biçimde anlatılması işidir. MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi, Proje İlerleme Takibi ve Güncelleme ile Raporlama ve Görselleştirme Araçları modülleriyle planı izleyen ve raporlayan proje yöneticilerinin bu ihtiyacını karşılar. Kaynak sorumluları ve PMO çalışanları için aynı şablonların tüm projelerde kullanılması da çalışılan bir konudur.
İlgili Mindset programı
MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi
Sık sorulan sorular
Filtre uyguladığımda görevler silinir mi?
Hayır. Filtre yalnız koşulu sağlamayan görevleri görünümden saklar; plan verisi değişmez. Filtreyi No filter seçerek ya da F3 tuşuyla kaldırdığınızda tüm görevler geri gelir. Eksik görünen bir planda önce filtre durumuna bakmak iyi bir alışkanlıktır.
Highlight ile filtre arasındaki fark nedir?
Filtre eşleşmeyen görevleri saklar, Highlight ise tüm görevleri tutup eşleşenleri farklı renkte gösterir. Bağlamı korumak ve örneğin gecikmiş görevleri diğerlerinin arasında göstermek istiyorsanız Highlight daha uygundur.
Gruplamayı birden fazla alana göre yapabilir miyim?
Evet. Group by kutusunda More Groups seçip Group By satırına ilk alanı, Then By satırlarına sonraki alanları eklersiniz. Her alan için artan ya da azalan sıralama seçilir. Çok düzey eklemek başlıkları iç içe geçirir ve özet değerleri her düzeyde gösterir.
Özel filtreyi menüde nasıl görünür kılarım?
Filtreyi New ile oluştururken Show in menu kutusunu işaretleyin. Böylece filtre View sekmesindeki Data grubunun filtre listesinde yer alır. İşaretlemezseniz More Filters penceresinden erişirsiniz.
Tanımladığım görünümü başka bir projede nasıl kullanırım?
File menüsünden Organizer’ı açın, ilgili sekmeyi seçin ve öğeyi global şablona ya da hedef projeye kopyalayın. Görünüm eklediğiniz sütunları içeriyorsa ilgili tabloyu da kopyalayın. Organizer görevleri taşımaz; görevler için proje şablonu kullanılır.
İlgili rehberler
Kategori: Proje Yönetimi ve Çeviklik