Excel'de bul ve değiştir ile toplu düzeltme nasıl yapılır?

Bul ve Değiştir nasıl açılır, hangi işleri çözer?

Bul ve Değiştir iletişim kutusunu Ctrl+F kısayolu Bul sekmesiyle, Ctrl+H kısayolu ise Değiştir sekmesiyle açar. Aynı kutuda iki sekme bulunur; arama yaptıktan sonra Değiştir sekmesine geçip aranan ifadenin yerine yazılacak değeri belirlemek yeterlidir.

En sık kullanım alanları şunlardır: yazım hatalarını toplu düzeltmek, bir kısaltmayı tam adla değiştirmek, gereksiz bir ön eki kaldırmak, formüllerdeki bir sayfa adını yenisiyle değiştirmek ve belirli bir biçime sahip hücreleri bulmak. Bu işlerin hepsinde amaç aynıdır: yüzlerce hücreyi elle gezmek yerine tek ölçütle bulmak.

Bul işlemi Sonrakini bul düğmesiyle eşleşmeleri sırayla gezer. Değiştir sekmesinde tek tek değiştirmek için Değiştir, hepsini birden değiştirmek için Tümünü değiştir düğmesi kullanılır.

Seçenekler: kapsamı ve eşleşme kuralını belirlemek

Seçenekler düğmesi aramayı daraltan ya da genişleten ayarları açar. Kapsam olarak yalnızca etkin sayfa ya da tüm çalışma kitabı seçilebilir; arama yönü satırlara ya da sütunlara göre belirlenir. Bak ayarı ise aramanın nerede yapılacağını söyler: formüller, değerler ya da açıklamalar.

Bu ayrım önemlidir. Formüller seçiliyken arama, hücrede yazan formül metnine bakar; Değerler seçiliyken ekranda görünen sonuca bakar. Bir sayfa adını formüllerin içinde değiştirmek istiyorsanız Formüller, ekrandaki bir sonucu bulmak istiyorsanız Değerler kullanılmalıdır.

İki onay kutusu eşleşmeyi sıkılaştırır. Büyük/küçük harf eşleştir, harf durumuna duyarlı arama yapar. Hücre içeriğinin tamamını eşleştir ise yalnızca hücrenin tüm içeriği aranan ifadeye eşit olduğunda sonuç verir.

Örnek senaryo: bir kişi listesinde yalnızca "Ali" adında olan kayıtları değiştirmek istiyorsunuz. Seçeneği kapalı bırakırsanız Halil gibi içinde bu harfleri taşıyan adlar da eşleşir. Hücre içeriğinin tamamını eşleştir kutusunu işaretlediğinizde yalnızca Ali yazan hücreler seçilir; büyük/küçük harf kutusu da açıksa yazım şekli korunur.

Joker karakterler: yıldız, soru işareti ve tilde

Aranan ifadenin tamamını bilmiyorsanız joker karakter kullanırsınız. Yıldız (*) herhangi bir karakter dizisini, soru işareti (?) tek bir karakteri temsil eder. Örneğin k?l araması kol ve kil gibi tek harfi farklı sözcükleri bulur; Ürün* araması Ürün ile başlayan ifadeyi ve devamını yakalar.

Aranan metnin kendisinde yıldız ya da soru işareti varsa sorun çıkar: Excel bunu joker sanır. Çözüm tilde (~) kullanmaktır. Yıldız, soru işareti veya tilde karakterini kendisi olarak aramak için başına tilde konur; örneğin ~? gerçek bir soru işaretini bulur.

Joker karakterlerle değiştirme yaparken dikkatli olun. "*" çok geniş bir eşleşme üretebilir; Tümünü değiştir ile birleştiğinde hücre içeriğinin büyük bölümünü silebilir. Joker içeren her değiştirme işlemi önce Sonrakini bul ile birkaç örnekte denenmelidir.

Biçime göre bulmak ve formüllerin içinde değiştirmek

Bazen aradığınız şey bir metin değil, bir görünümdür: sarı dolgulu hücreler, kalın yazılmış başlıklar gibi. Biçim Bul düğmesi bu durumda devreye girer. Aranacak biçimi iletişim kutusunda tanımlayabilir ya da Hücreden Biçim Seç ile ekrandaki bir hücreden alabilirsiniz. Önceki aramanın biçim ölçütü kalmışsa Biçim Bul'u Temizle seçeneğiyle sıfırlamak gerekir; aksi halde sonuçlar beklenenden az çıkar.

Formüllerin içinde değiştirme de sık yapılan bir iştir. Örneğin başka bir çalışma sayfasına başvuran onlarca formülde sayfa adı değişmişse, Bak ayarını Formüller yapıp eski adı yeni adla değiştirmek formülleri tek tek açmaktan çok daha hızlıdır. İşlemden sonra birkaç formülün sonucunu elle doğrulayın.

Web için Excel'de bu özelliklerin bir kısmı sınırlıdır: Microsoft'un anlatımına göre biçime göre arama için masaüstü Excel gerekir ve çift boşluk aranamaz. Karmaşık biçim aramaları için masaüstü sürümünü kullanın.

Güvenli toplu değiştirme akışı

Toplu değiştirme güçlüdür ve bu yüzden riskli olabilir. Güvenli bir akışta dosyanın kopyası alınır, aranan ifade önce yalnızca bulunur, eşleşmeler incelenir, kapsam ve eşleşme kuralı sıkılaştırılır, ancak ondan sonra değiştirilir.

Örnek senaryo: bir sipariş listesinde "Mah." kısaltmasını "Mahallesi" olarak yazmak istiyorsunuz. Önce Mah. ifadesini arayıp eşleşmelere bakın: "Mahmut" gibi bir ad da eşleşiyor mu? Eşleşiyorsa aramayı noktayla birlikte yapın ya da kapsamı yalnızca adres sütununa daraltın. Ardından Tümünü değiştir'e basın ve rastgele birkaç satırı gözle doğrulayın.

İşlem yanlış gittiyse hemen geri alınabilir; ancak kaydettikten sonra ya da başka işlemler yaptıktan sonra geri dönmek zorlaşır. Bu yüzden önemli veride yedek almak, kısa sürede kendini amorti eden bir alışkanlıktır.

Sık yapılan hatalar

Bul ve Değiştir hataları çoğunlukla ayarların gözden kaçmasından doğar.

• Hücre içeriğinin tamamını eşleştir kutusunu işaretlemeden kısa bir ifadeyi değiştirip başka sözcüklerin içini bozmak.
• Bak ayarını Değerler bırakıp formül içinde arama yapmak ve sonuç bulamamak.
• Önceki aramadan kalan biçim ölçütünü temizlemeyi unutmak.
• Gerçek yıldız ya da soru işareti içeren metni tilde kullanmadan aramak.
• Kapsamı tüm çalışma kitabı bırakıp yalnızca tek sayfada değiştirmek istemek.
• Tümünü değiştir'i dosyayı kaydetmeden önce ve yedeksiz çalıştırmak.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Toplu düzeltme ve arama, veri temizleme ile iş akışı verimliliğinin parçasıdır. Microsoft Excel ile Veri Analizi Eğitimi - İleri Excel (Uygulamalı), veri analizi ve ileri formüller ile ileri seviye işlevler ve tablo yönetimi başlıklarıyla yoğun veri üzerinde çalışan analistlere yöneliktir.

Excel Orta Düzey ise veri temizleme ve düzenli veri yapısı ile iş akışı verimliliği ve kısayollar başlıklarını içerdiği için günlük listelerini hızlı ve temiz tutmak isteyen ofis çalışanları ve raporlama sorumluları için doğrudan ilgili bir zemin sunar.