Excel'de Metni Parçalama, Birleştirme ve Düzenleme

Metin fonksiyonları ne işe yarar?

İş verisinin büyük bölümü metindir: ad soyad, ürün kodu, adres, e-posta, açıklama, sipariş referansı. Bu metinlerin çoğu analiz için doğru biçimde gelmez. Ürün kodu ve kategori tek hücrede yapışık durur, ad soyad ayrı sütunlara bölünmesi gerekir, e-postadan alan adı çekilmek istenir, farklı sistemlerden gelen kayıtlar farklı yazım standardı taşır.

Metin fonksiyonları bu dönüşümleri formülle yapar. Formülün avantajı, kaynak veri değiştiğinde sonucun otomatik güncellenmesidir. Metni Sütunlara Dönüştür gibi tek seferlik komutlarla karşılaştırıldığında formül, tekrar eden veri akışlarında daha uygundur.

Fonksiyonlar şu gruplara ayrılır: parça alanlar (SOLDAN, SAĞDAN, PARÇAAL), konum bulanlar ve ölçenler (BUL, UZUNLUK), birleştirenler ve bölenler (BİRLEŞTİR, METİNBİRLEŞTİR, METİNBÖL) ve temizleyip düzenleyenler (KIRP, TEMİZ, YERİNEKOY, BÜYÜKHARF, YAZIM.DÜZENİ). Gerçek işlerde bunlar birlikte, iç içe kullanılır.

SOLDAN, SAĞDAN ve PARÇAAL ile parça almak

Microsoft'un işlev listesine göre SOLDAN metnin soldan belirli sayıda karakterini, SAĞDAN sağdan belirli sayıda karakterini verir; PARÇAAL ise belirtilen konumdan başlayarak istenen sayıda karakter alır.

Sabit biçimli verilerde bu işlevler yeterlidir. Örneğin bir ürün kodunun ilk bölümü kategori, sonraki bölümü model numarasını taşıyorsa SOLDAN kategori, PARÇAAL model bilgisini ayıklar. Sabit uzunlukta bir referans numarasında yıl bölümünü ya da şube kodunu almak aynı mantıkladır.

Veri değişken uzunluktaysa karakter sayısını elle yazmak işe yaramaz. Burada BUL ve UZUNLUK devreye girer. BUL, bir metnin başka bir metin içindeki konumunu verir (büyük küçük harfe duyarlıdır); UZUNLUK karakter sayısını verir. Soyadını ayıklamak için örneğin boşluğun konumunu BUL ile bulur, toplam uzunluktan bu konumu çıkararak SAĞDAN'a kaç karakter alacağını söylersiniz. Aynı kalıp e-postadan alan adını ayrıştırmak için de kullanılır: et işaretinin konumu bulunur, sonrası alınır.

Bu yöntemin zayıf yanı, veri biçimi bozulduğunda formülün sessizce yanlış sonuç vermesidir. Çok parçalı soyadı, çift isim ya da ayırıcısı olmayan kayıt gibi istisnalar için sonuç sütununu mutlaka bir örnekle gözle denetleyin.

METİNBÖL ile modern bölme

Microsoft'un Türkçe belgesinde METİNBÖL işlevi, sütun ve satır sınırlayıcılarını kullanarak metin dizelerini böler ve METİNBİRLEŞTİR'in tersi olarak tanımlanır. Tek bir formül, parçaları yan yana birden çok hücreye döker. Eski yöntemdeki karmaşık SOLDAN, BUL, PARÇAAL zincirinin yerini alır ve çok daha okunaklıdır.

Örneğin virgülle ayrılmış bir etiket listesini ya da boşlukla ayrılmış ad parçalarını tek formülle ayrı hücrelere ayırabilirsiniz. Sınırlayıcı olarak virgül, boşluk, noktalı virgül ya da başka bir karakter verilebilir.

Sürüm uyumuna dikkat edin. Microsoft'un sayfasında METİNBÖL, Microsoft 365 için Excel ve Excel'in güncel sürümleri için listelenir. Eski sürüm kullanan biriyle dosya paylaşıyorsanız formül çalışmayabilir; bu durumda eski yöntem ya da Metni Sütunlara Dönüştür komutu daha güvenlidir.

METİNBÖL sonucu dinamik olarak taşan (yayılan) bir dizidir. Sonucun yazılacağı hücrelerin boş olması gerekir; doluysa formül hata verir. Bu davranış dinamik dizi işlevlerinin ortak özelliğidir.

Birleştirme: &, BİRLEŞTİR, ARALIKBİRLEŞTİR ve METİNBİRLEŞTİR

Birleştirmede birkaç seçenek vardır ve Microsoft kaynakları arasındaki öneri farkını bilmek faydalıdır.

Et işareti (&): Basit birleştirmeler için en kısa yoldur. Microsoft, sınırlayıcı gerekmeyen sade birleştirmelerde bu işleci önerir.

BİRLEŞTİR: Eski bir işlevdir. Microsoft'un sayfasına göre geriye dönük uyumluluk için hâlâ kullanılabilir, ancak gelecek sürümlerde kullanılamayabilir ve onun yerine ARALIKBİRLEŞTİR önerilir.

ARALIKBİRLEŞTİR: Birden çok aralıktaki ve dizedeki metni birleştirir; ancak sınırlayıcı ya da boş hücreleri yoksayma seçeneği sunmaz.

METİNBİRLEŞTİR: Birden çok aralık ve dizedeki metni, aralarına belirlediğiniz sınırlayıcıyı koyarak birleştirir. Boş hücreleri atlama seçeneği vardır. Microsoft'a göre Microsoft 365 aboneliğinde ve ilgili güncel Office sürümlerinde Windows ve Mac'te kullanılabilir. Sonuç hücre karakter sınırını aşarsa #DEĞER! hatası verir.

Birleştirirken sayıları ve tarihleri metne çevirmek gerekebilir; tarih birleştirildiğinde seri numarası görünür. Bu durumda biçimi belirleyen METİN işlevi kullanılır. Ayrıca adres gibi alanları birleştirirken boş hücrelerin fazladan sınırlayıcı bırakmasını METİNBİRLEŞTİR'in boşları atlama seçeneği önler.

Temizleme ve düzenleme: KIRP, TEMİZ, YERİNEKOY, büyük harf işlevleri

KIRP, metindeki fazla boşlukları kaldırır. Dışa aktarılmış veride başta ve sonda kalan boşluklar, arama formüllerinin neden eşleşmediği sorusunun en yaygın nedenidir. TEMİZ, yazdırılamayan karakterleri çıkarır; web ya da sistem çıktılarında gelen satır sonu ve görünmez karakterler bu işlevle temizlenir.

YERİNEKOY, metin içinde eski bir metnin yerine yenisini koyar. Ondalık ayırıcıyı değiştirmek, telefon numarasındaki tire ve boşlukları kaldırmak, bölünemez boşluğu normal boşlukla değiştirmek tipik kullanımlarıdır. Bir ifadeyi bir konuma göre değil içeriğe göre değiştirdiği için esnektir.

BÜYÜKHARF metni büyük harfe çevirir; YAZIM.DÜZENİ her sözcüğün baş harfini büyük yapar. Ad soyad standardı için YAZIM.DÜZENİ yaygındır, ancak Türkçe karakterlerde i ve ı, İ ve I eşleşmesini mutlaka denetleyin; sonuç beklediğiniz yazımdan sapabilir. UZUNLUK ile kontrol sütunu kurmak, temizliğin işe yarayıp yaramadığını anlamanın pratik yoludur: temizlik sonrası uzunluk beklenenle uyuşmalıdır.

Bu fonksiyonları sıralı kullanırken iç içe yazım yerine yardımcı sütunlar bırakmak, hata ayıklamayı kolaylaştırır. Sonuç doğrulandıktan sonra değer olarak yapıştırıp yardımcı sütunları silebilirsiniz.

Örnek akış ve bu beceriyi nerede geliştirirsiniz?

Kurgusal bir örnek: Bir lojistik firmasının sevkiyat dosyasında referans alanı şehir kodu, tarih bölümü ve sıra bilgisini tek hücrede taşıyor ve müşteri adı büyük harflerle, başında boşluklarla geliyor. Akış şöyle işler: önce KIRP ve TEMİZ ile müşteri adını temizlersiniz, YAZIM.DÜZENİ ile standart yazıma çevirirsiniz. Ardından referans alanından şehir kodunu SOLDAN, diğer bölümleri PARÇAAL ile ayırırsınız. Son olarak şehir kodu ile müşteri adını birleştirip tekil bir anahtar üretirsiniz. Bu anahtar, DÜŞEYARA ya da ÇAPRAZARA ile başka tablolara eşleştirmenin temelidir.

Bu konuyla ilişkili sayfalar arasında Excel ile veri temizleme, DÜŞEYARA ve XLOOKUP ve Excel Power Query bulunur. Çok büyük ve düzenli yinelenen dönüşümlerde Power Query metin dönüşümlerini formülsüz yapar.

Mindset kataloğunda Excel Orta Düzey programı Veri Temizleme ve Düzenli Veri Yapısı ile İleri Arama ve Basit Referans Formülleri modüllerini içerir. Microsoft Excel ile Veri Analizi Eğitimi - İleri Excel (Uygulamalı) programı ise Veri Analizi ve İleri Formüller ile İleri Seviye İşlevler ve İleri Tablo Yönetimi modüllerini kapsar.