Excel Özel Yapıştır Nasıl Kullanılır: Değerler, Biçimler ve İşlemler

Özel Yapıştır neden gerekir?

Excel'de normal yapıştırma, kopyaladığınız hücrenin her şeyini getirir: değeri, formülü, biçimi, doğrulama kuralını ve kenarlığı. Çoğu zaman bu istediğiniz şey değildir. Formüllü bir tabloyu başka bir dosyaya yapıştırınca bağlantılar kopar ve hata mesajları çıkar. Başka bir kaynaktan aldığınız veriyi mevcut tablonuza yapıştırınca tablonun biçimi bozulur. Sonuç hesapladığınız hücreleri e-postayla göndermek isterken formül, gizlilik veya bağımlılık sorunu yaratır.

Özel Yapıştır, kopyalanan hücrenin hangi bileşeninin yapıştırılacağını seçmenizi sağlar: yalnız değerleri, yalnız formülleri, yalnız biçimleri, sütun genişliklerini ya da matematiksel bir işlemi. Tek bir kopyalama ile farklı sonuçlar elde etmek, tablo hazırlama ve temizleme işini hızlandırır.

İş hayatında en sık kullanılan senaryolar şunlardır: formül sonuçlarını değere çevirmek, bir tablonun biçimini başka tabloya taşımak, tüm fiyatları bir katsayıyla çarpmak, satırları sütuna çevirmek ve boş hücrelerin mevcut verinin üzerine yazmasını engellemek.

Özel Yapıştır nasıl açılır?

Microsoft belgesine göre başlıca yollar şunlardır: Giriş sekmesinde Yapıştır düğmesinin yanındaki oku açıp Özel Yapıştır komutunu seçmek ya da Ctrl+Alt+V kısayolunu kullanmak. Sık kullananlar için kısayol çok daha hızlıdır. Her ikisi de Özel Yapıştır iletişim kutusunu açar.

Önce kaynağı kopyalamak gerekir. Ctrl+C ile kopyalamak yerine kes komutuyla taşıma yapılmışsa Özel Yapıştır seçeneklerinin bir kısmı çalışmaz; çünkü taşıma, hücrelerin kendisini yerinden oynatır. Özel Yapıştır'ı kullanacaksanız kaynağı kopyalayın.

Kısayollar akıcı çalışmayı sağlar. Belgede, iletişim kutusunda V tuşunun yalnız değerleri yapıştırdığı, Windows'ta Alt, E, S, V ve Enter sırasının da değerleri yapıştırdığı belirtilir. Böylece Ctrl+C ardından Ctrl+Alt+V, V ve Enter tuşlarıyla bir formülü değere çevirmek birkaç saniyede biter. Yapıştır menüsündeki simgeler de aynı seçeneklerin kısayoludur; hangi simgenin ne yaptığı fare üstüne gelince açıklanır.

Değer olarak yapıştırma: formülü sabit sonuca çevirmek

En çok kullanılan seçenek Değerler'dir. Kopyalanan hücrelerden yalnız ekranda görünen değeri yapıştırır; formüller ve biçimlendirme aktarılmaz. Bir de Değerleri ve sayı biçimlendirmeleri seçeneği vardır: değerle birlikte sayı biçimini (tarih, para birimi, yüzde) de taşır. Yapıştır menüsünde değer ile kaynak biçimlendirmeyi birlikte yapıştıran bir simge de bulunur.

Örnek senaryo: Raporunuzda toplam satışı hesaplayan formüller var ve bu sayıları sonuç özetine yazmak istiyorsunuz. Hücreleri kopyalayıp aynı yere Değerler olarak yapıştırırsanız formüller kalıcı sabit sayılara dönüşür. Veri kaynağı değişse de özet sayılar sabit kalır. Bu, dönem kapanışında "o günkü rakamı" dondurmak için kullanılan yaygın bir yöntemdir.

Microsoft belgesi, formüllü hücreleri başka yere kopyalarken hata almamak için sonuç değerlerini formülsüz yapıştırmayı önerir. E-posta ile ya da başka bir kişiyle paylaşılacak dosyalarda bu yöntem hem bağımlılığı hem de içsel hesapları gizler.

Dikkat: değere çevirme geri dönüşü zor bir işlemdir. Formülü saklamak istiyorsanız önce dosyanın kopyasını alın ya da formüllü hali ayrı bir sayfada tutun. Ctrl+Z ile geri almak yalnız işlemin hemen ardından mümkündür.

Biçim, formül ve sütun genişliği yapıştırma

Özel Yapıştır; yalnız formülleri (biçimsiz), yalnız biçimleri ya da sütun genişliklerini yapıştırma seçenekleri sunar. Her birinin kendi kullanım yeri vardır.

Yalnız biçimi yapıştırmak, bir tablodaki başlık stilini, kenarlıkları, sayı biçimini ya da renkleri başka bir tabloya kopyalamak için kullanılır. Veriye dokunulmaz. Çok sayıda tabloya aynı görünümü vermek istiyorsanız bir tabloyu biçimlendirip diğerlerine biçimi yapıştırın.

Yalnız formülleri yapıştırmak, hedef hücrenin biçimini bozmadan hesabı taşımak içindir. Hedef sütunun biçimi farklıysa, formül gelirken o biçim korunur.

Sütun genişliklerini yapıştırmak, tablo başka bir sayfaya kopyalandığında sütunların daraldığını gördüğünüzde işe yarar. Veri yapıştırıldıktan sonra Özel Yapıştır iletişim kutusundaki sütun genişliği seçeneğiyle kaynağın genişliği hedefe uygulanır. Doğrulama kuralını (açılır liste) başka hücrelere taşımak da bu iletişim kutusundan yapılır.

Menüdeki adlar sürüme göre küçük farklar gösterebilir; Microsoft'un Türkçe sayfasında bazı terimlerin çevirisinde tutarsızlık bulunur. Kendi Excel'inizde seçenek adlarına bakarak ilerleyin.

İşlem seçenekleri: bir katsayıyla toplama ve çarpma

Özel Yapıştır iletişim kutusunun alt bölümü, kopyaladığınız değeri hedef hücrelere matematiksel olarak uygulamanızı sağlar. Seçenekler toplama, çıkarma, çarpma ve bölmedir.

Örnek senaryo: Fiyat listenizin tamamına aynı oranda zam uygulayacaksınız. Boş bir hücreye çarpanı yazın (örneğin yüzde artışa karşılık gelen bir katsayı). Bu hücreyi kopyalayın, fiyat sütununu seçin, Özel Yapıştır'ı açın ve değer yapıştırmayla birlikte çarpma işlemini seçin. Tüm fiyatlar tek hamlede güncellenir. Çarpan hücresini sonra silebilirsiniz.

Benzer bir kullanım birim dönüşümüdür: tüm tutarları bir kura bölmek ya da binlik değerleri küçültmek gibi. Metin olarak gelen sayıları gerçek sayıya çevirmek için de bu yöntem kullanılır: boş bir hücreye çarpmada etkisiz değeri yazıp kopyalayın, sayı gibi görünen metin sütununu seçip çarpma işlemiyle yapıştırın; metin sayıya dönüşür.

Bu işlemler geri alınması zor olduğundan, önemli veride önce dosya kopyası alın. İşlem sonrasında birkaç hücreyi elle doğrulayın.

Satır-sütun çevirme ve boş olanları atla

Pratik olarak değerli çifte seçenek vardır. Aktarma (satırları sütuna, sütunları satıra çevirme) seçeneği, yatay bir listeyi dikey, dikey bir listeyi yatay yapar. Başlıkların satırda geldiği bir veriyi kolonlara çevirmek ya da bir raporun yönünü değiştirmek için kullanılır. Bu işlem kaynağa bağlı değildir; yapıştırılan veri sabit bir kopyadır.

Boş olanları atla seçeneği, kopyalama alanında boş hücreler olduğunda hedefte mevcut değerlerin silinmesini önler. Örneğin ikinci bir listeyle mevcut listeyi güncelliyorsunuz; yeni listede bazı hücreler boş. Normal yapıştırma hedefteki dolu hücreleri boşla ezer. Boş olanları atla ile yalnız dolu hücreler hedefe yazılır. Toplu düzeltmelerde eski verinin korunması için bu seçenek hayat kurtarır.

Bağlantı yapıştırma, kaynağa bağlı bir formül oluşturur ve kaynak değişince hedef de güncellenir. Küçük bir özet tablosu için işe yarar; ancak dosyalar arası bağlantılarda dosya taşınınca bağlantı kopar. Mümkünse bağlantı kurmak yerine değeri yapıştırın ya da ortak bir tablo yapısı kullanın.

Sık yapılan hatalar

Sık görülen hatalar kısa bir listede toplanabilir.

• Kes ile taşıyıp Özel Yapıştır seçeneklerini beklemek. Seçenekler kopyalamada çalışır.
• Formülü değere çevirdikten sonra kaynağı silmek ve geri dönüşü kaybetmek.
• Sütun genişliklerini yapıştırmayı unutup tablonun dar kalması.
• Değeri ve sayı biçimini ayırmamak: tarih, sayıya dönüşüp anlamsız sayılar olarak görünür. Bu durumda biçimi yeniden uygulayın veya Değerleri ve sayı biçimlendirmeleri seçeneğini kullanın.
• Çarpma işleminde çarpan hücresini boş bırakmak: sonuç sıfır olur.
• Birleştirilmiş hücrelere yapıştırmaya çalışmak; hata alırsınız. Birleştirmeyi önce kaldırın.

Öğrenme yolu: Önce Ctrl+Alt+V, V ve Enter ile değer yapıştırmayı alışkanlık edinin. Sonra biçim yapıştırmayı ve sütun genişliklerini deneyin. Ardından işlem seçeneklerini küçük bir deneme tablosunda uygulayın. Son olarak satır-sütun çevirmeyi ve boş olanları atlamayı veri hazırlama işlerinizde kullanın.

Bu beceri Mindset programlarında nerede çalışılır?

Özel Yapıştır; rapor hazırlayan, veri toplayan, birden çok kaynaktan veri birleştiren hemen herkesin gündelik aracıdır. Mindset'te bu içerik Excel Orta Düzey programının İş Akışı Verimliliği ve Kısayollar ile Veri Temizleme ve Düzenli Veri Yapısı başlıklarıyla örtüşür. Kısayollarla hızlanmak ve temiz veri yapısını bozmadan yapıştırmak bu başlıklarda birlikte çalışılır.

Ekipler için faydası, ortak raporlarda değer, biçim ve formülün kontrolsüz karışmasını önleyen ortak bir yapıştırma disiplinidir.