Farklı iletişim tarzlarına sahip ekip arkadaşlarıyla çalışmak

Aynı mesaj neden farklı anlaşılır?

Bir ekipteki herkes aynı dili konuşsa bile mesajı aynı biçimde duymaz. Kimi kişi kısa ve net ifadeyi saygı olarak okur, kimi aynı ifadeyi sert bulur. Kimi toplantıda düşünerek ve sözü bekleyerek konuşur, kimi düşüncesini konuşurken şekillendirir. Kimi yazılı ve belgelenmiş iletişimi güvenilir bulur, kimi hızlı bir telefon görüşmesini tercih eder.

Bu farklar çoğu zaman niyet farkı değildir; alışkanlık, deneyim, rol ve kültür farkıdır. Sorun, farkların fark edilmeden "karşı tarafın kötü iletişimi" olarak yorumlanmasıyla başlar. Çözüm, kimseyi değiştirmeye çalışmak değil, ekip içinde işleyen ortak ve esnek bir iletişim düzeni kurmaktır.

Sık karşılaşılan iletişim farkları

Ekiplerde en sık karşılaşılan ayrımlar şunlardır:

• Doğrudan ve dolaylı ifade: bazıları talebi ve eleştiriyi açıkça söyler, bazıları yumuşatarak ve ima ederek aktarır. Doğrudan konuşan kişi dolaylı ifadeyi kaçamak, dolaylı konuşan kişi doğrudan ifadeyi kaba bulabilir.
• Hızlı ve düşünceli karar: kimi toplantıda hemen karar ister, kimi veriye bakıp ertesi gün yanıt vermeyi tercih eder.
• Görev odaklı ve ilişki odaklı yaklaşım: kimi önce işe, kimi önce kişiyle bağ kurmaya odaklanır.
• Yazılı, sözlü ve görsel tercih: kimi ayrıntıyı yazılı görmek ister, kimi anlatılmasını, kimi çizimle anlamayı.
• Bağlama gömülü ve açık iletişim: bazı kültürlerde anlam bağlamda ve ima edilenlerde taşınır, bazılarında söylenenin kendisi anlamdır.

Bu ayrımların hiçbiri doğru ya da yanlış değildir. Bunlar, aynı hedefe farklı yollardan yürüyen insanların işaretidir.

Adım adım: ortak bir düzen nasıl kurulur?

Önce farkları konuşulabilir hale getirin. Ekip çalışmasına başlarken herkesin tercih ettiği iletişim biçimini kısaca paylaşması işe yarar: Zor bir haberi nasıl duymak istersiniz? Hızlı bir soruyu nereden sormamı tercih edersiniz? Karar öncesinde hazırlık için ne kadar süreye ihtiyaç duyarsınız?

Ardından bu bilgiyi bir çalışma sözleşmesine dönüştürün. Hangi konuda hangi kanalın kullanılacağı, toplantı öncesi gündemin ne zaman paylaşılacağı, karar için ne kadar süre tanınacağı, acil durumda kimin nasıl aranacağı yazılı hale gelsin. Bu sözleşme, kimsenin tercihini diğerlerine dayatmadan, ortak bir zemin sağlar.

Son olarak düzenli bir gözden geçirme yapın. Birkaç haftalık çalışmadan sonra neyin işlediğini, neyin sürtünme yarattığını kısa bir oturumda konuşun ve sözleşmeyi güncelleyin.

Toplantı, yazışma ve geri bildirimde uygulama

Toplantılarda farklı hızlardaki insanları birlikte işe katmak için gündemi önceden paylaşın, tartışma sorusunu yazılı verin ve konuşkan olmayanlara da söz hakkı tanıyın. Gerekirse karar toplantı içinde değil, düşünme süresinin ardından yazılı olarak alınabilir. Sessiz üyelerin katkısı, yazılı yorum veya küçük gruplarda kolaylaşabilir. Toplantı sonunda alınan kararların, sorumluların ve tarihlerin kısa bir yazılı özetle paylaşılması, farklı tarzların aynı sonucu aynı biçimde anladığından emin olmanın en pratik yoludur; özellikle sözlü anlatımı tercih edenler ile ayrıntıyı yazılı görmek isteyenler arasında köprü kurar.

Uzaktan ve kültürler arası çalışan ekiplerde ek bir dikkat gerekir. Mizah, ima ve kısaltmalar yazılı kanalda kolayca yanlış okunur; kararsızlık gibi görünen sessizlik bazı kültürlerde saygı ifadesi olabilir. Belirsiz bir mesaj aldığınızda varsayımda bulunmak yerine kısaca teyit sormak, küçük yanlış anlaşılmaların birikip çatışmaya dönmesini engeller.

Yazışmada mesajın amacını ilk cümlede söyleyin: bilgi mi veriyorum, karar mı bekliyorum, yardım mı istiyorum? Ayrıntı seven kişilere ek belge, hızlı karar sevenlere kısa özet sunmak aynı mesajda mümkündür: önce özet, sonra bağlantılı ayrıntı.

Geri bildirimde, niyet ile etkiyi ayırmak yardımcı olur. Gözlemlenebilir davranışı, onun etkisini ve beklentiyi anlatın; kişinin karakterini değil. Doğrudan geri bildirimi tercih edenlere net, dolaylı olmayı tercih edenlere özel ve zamanında, yargılamadan sunun.

Örnek senaryo: gerilen bir ürün ekibi

Örneğin bir ürün ekibinde tasarımcı, öneri yaparken uzun hazırlık ister ve toplantıda çekingen kalır. Geliştirici ise hızlı karar almak ister ve itirazları anında dile getirir. Tasarımcı, geliştiricinin kendisini dinlemediğini; geliştirici, tasarımcının karar vermekten kaçındığını düşünür.

Ekip lideri tarafların her biriyle ayrı ayrı konuşur ve tercihleri öğrenir. Sonra ekibe şu düzeni önerir: tasarım önerileri toplantıdan önce yazılı paylaşılır, toplantıda yalnız sorular ve kararlar konuşulur, karar gerektiren ama veriye ihtiyaç duyan konularda ertesi gün yazılı sonuç alınır. Geliştiriciye, itirazını sorular halinde sunması ve tasarımcının yanıt vermesi için süre tanıması önerilir. Çatışma ortadan kalkmaz; ancak ortak bir işleyişe bağlanır ve kişiselleşmekten çıkar.

Sık yapılan hatalar

Birinci hata, kişiyi tek bir etiketle tanımlamaktır. Hiçbir iletişim tarzı kişinin tamamı değildir; bağlam değiştikçe davranış da değişir. İkinci hata, kendi tarzını "normal" varsaymaktır. "Ben açık sözlüyüm" demek, karşı tarafın nasıl hissettiğinden sorumsuz olmak anlamına gelmez.

Üçüncü hata, uyumu tek yönlü beklemektir. Her zaman aynı kişi uyum sağlıyorsa, ekipte görünmez bir güç dengesizliği vardır. Bir diğer hata, farkları yalnızca kişiliğe bağlamaktır; rol, kıdem, uzaktan çalışma ve zaman dilimi farklılıkları da iletişimi etkiler. Son olarak, sorun yaşandığında ekip içinde konuşmak yerine üçüncü kişilere şikâyet etmek, kalıcı güvensizlik yaratır.

Mindset programlarında nerede çalışılır?

Mindset kataloğundaki Davranış Analizi Uygulayıcılığı (DISC) Sertifika Programı'nın modül başlıkları arasında Stil Uyumlu İletişim ve İkna, Kendi Stilinizi Keşfetmek ve Stil Uyarlaması ile Ekip Analizi ve Takım Kurulumu yer alır. Yöneticiler için Etkili İletişim eğitiminde ise Ekibe Yönelik İletişim, Yatay ve Paydaş İletişimi, Yazılı İletişim Etkinliği ve Zor Durumda İletişim başlıkları bulunur.

Bu başlıklar takım liderleri, proje yöneticileri ve İK iş ortakları için uygundur. Kurumsal ekiplerde, ekip içi çalışma sözleşmesi ve geri bildirim pratiğini birlikte kurmak isteyen gruplar bu içeriği kendi çalışma ortamlarına uyarlayabilir.