Veri sözlüğü: veri öğelerinin ortak tanım defteri
Veri sözlüğü, bir sistemde ya da veri setinde yer alan her veri öğesinin adını, anlamını, türünü ve kurallarını yazan belgedir. Neyi içerdiğini, küçük bir örneği ve metadata ile ilişkisini anlatır.
Bir bakışta
- Veri sözlüğü her alanın ne anlama geldiğini tek yerde yazar. Aynı alan adına farklı ekiplerin farklı anlam yüklemesini önler.
- Bir kayıt ad, açıklama, veri türü, izinli değerler ve kuralları taşır. İş tarafı için anlam, teknik taraf için biçim bilgisi bir arada tutulur.
- İş analizinde gereksinimi veriye bağlayan bir tekniktir. Hangi verinin tutulacağı ve hangi kuralla doğrulanacağı sözlükte netleşir.
- Metadata ve veri kataloğunun temelidir. Sözlük alan düzeyinde tanım verir; katalog bu tanımları aranabilir hale getirir.
Veri sözlüğü nedir?
Veri sözlüğü (data dictionary), bir veritabanındaki, uygulamadaki ya da raporlama modelindeki veri öğelerinin tanımlarını toplayan yapılandırılmış belgedir. Her kayıt bir veri öğesini anlatır: adı nedir, neyi ifade eder, hangi türde tutulur, hangi değerleri alabilir ve hangi kurallara uyar.
En basit biçimi bir tablodur. Satırlar veri öğeleridir, sütunlar tanım alanlarıdır. Teknik ekiplerin kullandığı sistem sözlükleri ile iş tarafının anlam odaklı sözlükleri aynı yapıyı taşıyabilir ama okuru ve ayrıntı düzeyi farklıdır.
Bir sözlük kaydı neleri içerir?
Alan seti ihtiyaca göre genişler ya da daralır. Ortak olarak şu bilgiler bulunur:
- Veri öğesi adı ve varsa teknik adı
- İş açıklaması: alanın kurumda ne anlama geldiği
- Veri türü ve uzunluğu: metin, tarih, sayı gibi
- İzinli değerler ya da biçim kuralı
- Zorunlu olup olmadığı
- Kaynak sistem ve alanın nasıl üretildiği
- Sorumlu: tanımı ve kalitesini kimin sahiplendiği
- İlişkili alanlar ve iş kuralları
İş açıklaması en çok atlanan ama en değerli alandır. Teknik tür bilgisi sistemden çıkarılabilir; alanın kurumda ne anlama geldiği ise yalnız insanlar yazabilir.
Örnek: müşteri kaydında aktif müşteri alanı
Bir perakende şirketinin müşteri tablosunda aktif müşteri diye bir alan olsun. Satış, bunu son alışverişi yakın zamanda yapmış kişi olarak anlıyor; pazarlama, aboneliği süren kişi olarak; finans, açık bakiyesi olan kişi olarak. Rapor üç ekipte üç farklı sayı üretiyor.
Veri sözlüğünde bu alanın kaydı şöyle yazılır: ad aktif müşteri; açıklama, son alışveriş tarihi belirlenen eşik içinde olan müşteri; tür, evet-hayır değeri; kaynak, hesaplanan alan; sorumlu, müşteri analitiği ekibi; kural, eşik değeri değişirse sözlükteki tanım da güncellenir. Tartışma sözlükten okunan tek tanıma iner.
İş analizinde ve raporlamada nasıl kullanılır?
İş analizi uygulamasında veri sözlüğü, gereksinimleri veriyle ilişkilendirmeye yarayan bir tekniktir. Analist yeni bir ekran ya da rapor istenirken hangi alanların gerektiğini, hangi kurallarla doğrulanacağını ve alanların nereden geleceğini sözlük aracılığıyla netleştirir. Bu çıktı geliştiricilerin, test ekiplerinin ve veri ekiplerinin ortak başvuru noktasıdır.
Raporlama tarafında da aynı işe yarar. Bir göstergenin hangi alanlardan hesaplandığı sözlükte yazılıysa rakamlar arasındaki tutarsızlık daha hızlı çözülür. Yeni katılan bir analist ise sistemi ve veriyi sözlükten öğrenir.
Veri sözlüğü, metadata ve veri kataloğu
Üç kavram birbirine yakındır ama aynı değildir. Metadata, veriyi tanımlayan her türlü bilgidir; teknik, iş ve operasyonel boyutları vardır. Veri sözlüğü bu metadatanın alan düzeyindeki, anlam ve kural odaklı bölümüdür. Veri kataloğu ise kurumdaki veri varlıklarını kullanıcıların arayıp bulabileceği biçimde sunan daha geniş bir envanterdir ve sözlük tanımlarını içerebilir.
Kısacası sözlük bir alanın ne olduğunu söyler, katalog o alanın hangi veri setinde bulunduğunu gösterir. Küçük kurumlar bir tabloyla sözlükle başlayabilir; kurum büyüdükçe katalog aracına geçilir.
Sık yapılan hatalar
- Sözlüğü yalnız sistemden otomatik üretilen teknik alanlarla doldurmak; iş anlamı eksik kalır
- Tanımları belirsiz bırakmak: bilgi alanı ya da müşteri bilgisi gibi açıklamalar bir şey söylemez
- Sorumlu atamamak; tanım değiştiğinde kimsenin güncellemesi olmaz
- Sözlüğü kurmak ama sistem değişince güncellememek
- Her alanı aynı ayrıntıda belgelemeye çalışmak; önce kritik alanlarla başlamak yeterlidir
Sözlük kullanıldığı ölçüde yaşar. Raporlar, gereksinim belgeleri ve test senaryoları sözlüğe atıf yapıyorsa güncel kalması için doğal bir baskı oluşur.
Mindset programlarında veri sözlüğü nerede çalışılır?
Veri Sözlüğü ve Metadata Yönetimi eğitimi, sözlük kavramından tasarımına, metadata türlerinden veri kataloğu araçlarına ve veri soyuna uzanır. İş Analizi Uzmanlığı programı ise sözlüğü iş analizi tekniklerinden biri olarak gereksinim çalışması içinde ele alır.
İlgili Mindset programı
Veri Sözlüğü ve Metadata Yönetimi
Sık sorulan sorular
Veri sözlüğü ile veri kataloğu aynı şey midir?
Aynı değildir. Veri sözlüğü bir sistemdeki veri öğelerinin ne anlama geldiğini ve hangi kurallara uyduğunu tanımlar. Veri kataloğu ise kurumdaki veri varlıklarını aranabilir bir envanterde toplar ve sözlük bilgisini kullanabilir. Katalog bütünü, sözlük alan düzeyindeki ayrıntıyı verir.
Veri sözlüğünü kim hazırlar?
Teknik tarafı veritabanı ve uygulama ekipleri, iş anlamını ise ilgili iş birimi ve iş analisti yazar. Her alanın bir sorumlusu bulunmalıdır. Tek kişinin hazırlayıp herkese dağıttığı sözlük kısa sürede eskir; sahipliğin dağıtılması sürdürülebilirlik sağlar.
Veri sözlüğü Excel'de tutulabilir mi?
Tutulabilir. Küçük ve tek sistemli işlerde basit bir tablo yeterlidir. Birden çok sistem, sürekli değişen alanlar ve çok sayıda kullanıcı varsa sürümleme, arama ve yetki gerektiği için özel araçlar veya veri kataloğu daha uygun olur.
Sözlükte hangi alan en önemlidir?
İş açıklamasıdır. Tür ve uzunluk gibi teknik bilgiler sistemden kolayca alınabilir; alanın kurumda neyi ifade ettiği ise yalnız insanlar yazar. Aynı adı taşıyan alanlara farklı anlam yüklenmesinin yarattığı sorunları en çok bu alan çözer.