Üç Yönlü Eşleştirme: Sipariş, Mal Kabul ve Fatura Nasıl Karşılaştırılır
Tedarikçi faturası ödenmeden önce satın alma siparişi ve mal kabul kaydıyla yan yana konur. Üçü uyuşuyorsa ödeme onaylanır; uyuşmuyorsa fatura beklemeye alınır.
Bir bakışta
- Üç belge birbirini doğrular. Sipariş ne istendiğini, mal kabul ne geldiğini, fatura ne ödenmesi gerektiğini söyler.
- Amaç, ödemeden önce hatayı yakalamaktır. Fazla faturalama, teslim edilmemiş mal ve yanlış fiyat ödeme çıkmadan görünür olur.
- Uyuşmazlık ödemeyi durdurur. Fatura bloke edilir, fark tedarikçiyle ya da depoyla netleştirilir.
- Tolerans kuralı şirkete aittir. Küçük farklar için kabul aralığı satın alma politikasında tanımlanır.
Üç yönlü eşleştirme nedir?
Üç yönlü eşleştirme (three-way match), satın alma sürecinde tedarikçi faturasının ödenmeden önce iki başka kayıtla karşılaştırılmasıdır: satın alma siparişi ve mal kabul kaydı. Üç belgede kalem, miktar ve birim fiyat birbirini tutuyorsa fatura ödemeye gönderilir.
Kontrolün mantığı basittir. Sipariş şirketin neyi, hangi koşulla istediğini gösterir. Mal kabul gerçekte neyin teslim alındığını gösterir. Fatura ise tedarikçinin ne kadar ödeme istediğini söyler. Bu üçü ayrı kişilerce hazırlandığı için biri hata yaptığında ya da kötüye kullandığında diğerleri farkı ortaya çıkarır.
Hangi üç belge karşılaştırılır?
Her belgenin kaynağı ve kanıtladığı şey farklıdır; eşleştirme bu ayrılıktan güç alır.
- Sipariş: satın alma birimi hazırlar, istenen kalemi, miktarı ve anlaşılan fiyatı gösterir.
- Mal kabul: depo ya da teslim alan birim kaydeder, fiilen gelen miktarı gösterir. Tedarikçinin irsaliyesi bu kaydın dayanağıdır.
- Fatura: tedarikçi düzenler, ödenmesi istenen tutarı gösterir.
Üç belge aynı kalemi, miktarı ve fiyatı söylemelidir
Kim hazırlar, neyi kanıtlar, nerede kontrol edilir
| Sipariş | Mal kabul | Fatura | |
|---|---|---|---|
| Kim hazırlar | Satın alma | Depo ya da teslim alan birim | Tedarikçi |
| Neyi gösterir | Ne, hangi miktarda, hangi fiyatla istendi | Ne kadarı fiilen teslim alındı | Ne kadar ödeme isteniyor |
| Eşleşmede bakılan | Kalem ve birim fiyat | Teslim alınan miktar | Faturalanan miktar ve tutar |
Eşleştirme nasıl işler?
Eşleştirme çoğu kuruluşta ERP ya da satın alma yazılımında otomatik yürür. Fatura sisteme girildiğinde yazılım ilgili siparişi ve mal kabulleri bulur, sonra kalem kalem karşılaştırır.
- Fatura, sipariş numarasıyla ilgili siparişe bağlanır.
- Faturalanan miktar, teslim alınan miktarla karşılaştırılır.
- Faturadaki birim fiyat, sipariş fiyatıyla karşılaştırılır.
- Sonuç uyumluysa fatura ödeme listesine girer; değilse istisna olarak işaretlenir.
Küçük bir örnek: bir şirket belirli bir miktarda ofis malzemesi sipariş etti, depo ise sevkiyatın bir bölümünü teslim aldı. Tedarikçi siparişin tamamı için fatura kesti. Faturadaki miktar mal kabulden fazla olduğu için sistem faturayı durdurur; eksik mal gelene kadar ya da tedarikçi faturayı düzeltene kadar ödeme yapılmaz.
Uyuşmazlık çıkarsa ne olur?
Eşleşmeyen fatura reddedilmek zorunda değildir; çoğu zaman beklemeye alınır ve farkın nedeni araştırılır. Nedenler genellikle eksik ya da geç kaydedilmiş mal kabul, yanlış fiyatla kesilmiş fatura veya siparişte yapılmamış bir güncellemedir.
Küçük farkların her seferinde insan müdahalesi istememesi için çoğu kurum bir tolerans tanımlar. Tolerans içindeki fark otomatik geçebilir; dışındakiler satın alma ya da ilgili sorumluya yönlendirilir. Toleransın büyüklüğü şirketin politikasına bağlıdır.
Eşleşme sonucu faturanın akıbetini belirler
Karşılaştırma sonrası olası yollar
- Kalem, miktar ve fiyat uyuşuyorÖdemeye gönderilir
- Faturalanan miktar teslim alınandan fazlaFatura bloke edilirEksik mal gelene ya da fatura düzeltilene kadar beklenir.
- Fiyat farkı tolerans içindePolitikaya göre geçerTolerans kuralını şirket belirler.
- Fiyat farkı tolerans dışındaSatın alma incelemesi
İki ve dört yönlü eşleştirmeyle farkı
İki yönlü eşleştirmede fatura yalnız siparişle karşılaştırılır; mal kabul kaydına bakılmaz. Hizmet alımlarında ya da fiziksel teslimin olmadığı durumlarda bu yeterli olabilir, ancak teslim alınmamış mal için ödeme riskini kapatmaz.
Dört yönlü eşleştirme üç belgeye bir de kalite kabul kaydını ekler. Mal gelmiş olsa bile kalite kontrolden geçmediyse ödeme durdurulur. Hangi düzeyin kullanılacağı, alınan malın değerine ve riskine göre belirlenir.
Sık yapılan hatalar
- Mal kabulün geç kaydedilmesi: mal depoda olduğu halde sistemde görünmediği için fatura gereksiz yere bloke olur.
- Sipariş değişikliklerinin kayda geçmemesi: konuşulan yeni fiyat siparişe işlenmediği için fatura uyuşmaz.
- Toleransın çok geniş ya da çok dar tutulması: geniş tolerans hatayı geçirir, dar tolerans her küçük farkı iş yüküne çevirir.
- Aynı kişinin sipariş, mal kabul ve fatura onayını yapması: üç belgenin bağımsız doğrulama gücü kaybolur.
Mindset programlarında nerede geçer?
Satınalma Uzmanlığı Sertifika Programı bütçe ve raporlama ile e-tedârik konularını kapsar; eşleştirme bu ikisinin kesiştiği ödeme kontrolüyle ilgilidir. SAP MM ile Satın Alma ve Stok Süreçleri programında ise satın alma siparişi, mal hareketleri ve fatura kontrolü ayrı modüller olarak yer alır; bir faturanın sipariş ve mal girişiyle nasıl bağlandığını görmek isteyen satın alma ve finans ekipleri için uygundur.
İlgili Mindset programı
Satınalma Uzmanlığı Sertifika Programı
Sık sorulan sorular
Üç yönlü eşleştirme ile iki yönlü eşleştirme arasındaki fark nedir?
İki yönlü eşleştirme faturayı yalnız siparişle karşılaştırır. Üç yönlü eşleştirme buna mal kabul kaydını ekler; böylece teslim alınmamış ya da eksik gelen mal için ödeme yapılması engellenir. Mal teslimi olmayan hizmetlerde iki yönlü kontrol çoğu zaman yeterlidir.
Eşleşmeyen fatura reddedilir mi?
Her zaman reddedilmez. Genellikle ödemeye gönderilmeden önce beklemeye alınır, farkın nedeni araştırılır. Eksik mal kabul girilip eşleşme tamamlanabilir ya da tedarikçiden düzeltilmiş fatura istenebilir. Ret, fark tedarikçi kaynaklıysa ve düzeltilmeyecekse gündeme gelir.
Üç yönlü eşleştirme için ERP şart mı?
Şart değildir; elle de yapılabilir. Ancak fatura hacmi arttıkça belgeleri tek tek karşılaştırmak zaman alır ve hata riski doğar. Bu yüzden eşleştirme çoğunlukla ERP ya da satın alma yazılımına bırakılır, insan yalnızca istisnalarla ilgilenir.
Eşleştirme muhasebe kaydının yerine geçer mi?
Hayır. Eşleştirme bir ödeme öncesi iç kontrol adımıdır; faturanın ödenmeye uygun olup olmadığını denetler. Faturanın muhasebeleştirilmesi ve vergisel işlemleri ayrı süreçlerdir ve üçlü eşleştirmenin kapsamında değildir.