FTE: farklı çalışma sürelerini tek bir ölçüde toplamak

Tam zamanlı eşdeğer nedir?

Tam zamanlı eşdeğer (FTE, full-time equivalent), bir kurumdaki farklı sürelerde çalışan kişilerin emeğini, tam zamanlı çalışan bir kişinin emeğine oranlayarak ifade eden ölçü birimidir. Yarım gün çalışan bir kişi yarım FTE, tam zamanlı çalışan bir kişi bir FTE olarak sayılır.

Ölçünün gerekçesi basittir: kurumda yarı zamanlı, vardiyalı ve geçici çalışanlar olduğunda yalnızca kişi sayısına bakmak iş gücünü yanlış gösterir. FTE ile planlama, bütçeleme ve verimlilik karşılaştırmaları ortak bir birimde yapılır.

Nasıl hesaplanır?

Temel mantık iki adımlıdır. Önce kurumun tam zamanlı çalışma süresi belirlenir: örneğin bir haftada ya da yılda tam zamanlı bir çalışanın çalıştığı süre. Sonra çalışanların gerçekte çalıştığı toplam süre bu tam zamanlı süreye bölünür.

Formül şöyle okunur: FTE, toplam çalışılan süre bölü tam zamanlı süre. İki yarı zamanlı çalışanın süreleri toplamı tam zamanlı süreye eşitse, bu iki kişi bir FTE ediyor demektir. Aynı hesap vardiyalı, mevsimlik ve geçici çalışanlar için de uygulanır; yeter ki ölçü dönemi (hafta, ay ya da yıl) tutarlı seçilsin.

Örnek: yarı zamanlı ekip

Kurgusal bir örnekte bir mağazada yarı zamanlı çalışan kişiler bulunur ve her birinin çalışma süresi tam zamanlı sürenin yarısıdır. Mağazanın kişi sayısı çalışanların hepsini tek tek sayarken, FTE bu kişileri ikişer ikişer eşleyerek tam zamanlı karşılığa çevirir.

Bu fark kararları değiştirir. Kişi sayısı çok görünen bir mağazanın FTE'si düşük çıkabilir; yönetici bu durumda eksik iş gücü kapasitesini kişi sayısıyla değil FTE ile okur. Maliyet hesapları da aynı sebeple FTE üzerinden yapılır.

FTE nerelerde kullanılır?

FTE, insan kaynakları planlamasının birçok adımında karşımıza çıkar:

• iş gücü planlaması ve kadro bütçelemesi
• birim ya da departman bazında verimlilik karşılaştırması (FTE başına çıktı)
• insan kaynakları analitiğinde yetkinlik, devir hızı ya da eğitim maliyetinin normalizasyonu
• dış kaynak, danışman ve proje bazlı çalışanların iş yükü cinsinden hesaplanması
• devlet destekleri ve raporlama süreçlerinde kurumun büyüklüğünün ifadesi

Her kullanımda ilk soru aynıdır: tam zamanlı süre nasıl tanımlandı?

Norm kadro ile farkı

FTE ile norm kadro sık birlikte anılır ama aynı şeyi ölçmez. FTE bir ölçü birimidir: mevcut ya da planlanan emeğin tam zamanlı karşılığını gösterir. Norm kadro ise iş yükü, standart süre ve verimlilik varsayımlarından hareketle bir birimin kaç kişiye ihtiyaç duyduğunu belirleyen planlama yöntemidir.

İkisi birlikte çalışır: norm kadro hesabı sonucunda ihtiyaç duyulan emek FTE cinsinden ifade edilebilir; mevcut durum da FTE ile karşılaştırılarak açık ya da fazlalık görülür.

Sık yapılan hatalar

FTE hesabında en sık yapılan hata, tam zamanlı süreyi tutarsız tanımlamaktır. Bir birimde haftalık süre, diğerinde yıllık süre kullanılırsa karşılaştırma bozulur. İkinci hata, izin ve devamsızlığı hesaba katmamaktır; çalışılan süre ile ücretli süre aynı değildir.

Üçüncü hata ise FTE'yi kişi sayısı gibi okumaktır. Bir FTE'nin tek kişiyle karşılanması gerekmez; aynı iş birkaç kişi arasında bölünebilir. FTE, kimin çalıştığını değil, ne kadar emek bulunduğunu söyler.

Mindset programlarında nerede çalışılır?

FTE'yi kadro planlamasında ve iş gücü analizinde kullanan insan kaynakları uzmanları için ölçü birimi, planlamanın temelidir. İnsan Kaynakları Uzmanlığı Sertifika Programı insan kaynağı planlama konusunu, İnsan Kaynakları Analitiği (HR Analytics) Sertifika Programı ise çalışan ve performans göstergelerinin ölçümünü kapsar.