Parkinson Yasası: İş Neden Ayrılan Süreyi Doldurur?

Parkinson yasası nedir?

Parkinson yasası, bir işin tamamlanması için ayrılan süre kadar genişleme eğiliminde olduğunu söyleyen gözlemdir: iş, kendisine ayrılan süreyi doldurur. Adını, bu gözlemi mizahi bir denemede dile getiren İngiliz tarihçi C. Northcote Parkinson'dan alır.

Proje yönetiminde bunun anlamı basittir. Bir göreve geniş süre verilirse, iş bundan kısa sürede bitebilecekken genellikle verilen süreye yayılır. Çünkü işi bitirmek için bir baskı yoktur.

Projelerde nasıl görünür?

Tahmin yapılırken ekipler belirsizliğe karşı kendini korumak için süreyi şişirir. Görev erken bitebilecek olsa bile ekip bunu bildirmez; ya fazladan cila ile vakit harcar ya da bitirdiğinde bunun görünmesini istemez, çünkü bir sonraki tahmin de aynı şekilde kısaltılabilir.

Sonuç olarak payın içinde tuttuğu zaman kullanılır, ama kazanılan zaman nadiren sonraki işe aktarılır. Gecikmeler birikir, erken bitişler kaybolur. Proje, ortalamada ayrılan süreyi kullanır ya da aşar.

Öğrenci sendromu ile birlikte

Öğrenci sendromu, işe son ana kadar başlamamayı anlatır; adını sınavdan önceki geceye kadar çalışmayı erteleyen öğrenciden alır. Bolluk payı varsa iş ertelenir; sonra bolluk tükenince acele edilir ve sorun çıkarsa pay kalmadığı için gecikme kaçınılmaz olur.

İki etki birbirini besler. Parkinson yasası payın kullanılmasına, öğrenci sendromu payın başta harcanmasına yol açar. Birlikte, görev başına konan güvenlik payının neden çoğu zaman işe yaramadığını açıklarlar.

Küçük bir örnek

Bir yazılım ekibi, raporlama modülü için geniş bir süre tahmin eder ve görev bir sprinte yayılır. İlk günlerde modül ilerlemez, çünkü acil işler vardır. Sprintin son günlerinde ekip hızlanır ve işi son güne yetiştirir; arada yapılan ek cilalamalar da sürenin içinde kaybolur.

Sprint değerlendirmesinde ekip, işin aslında çok daha kısa sürede bitebileceğini fark eder. Sonraki sprintte aynı iş için daha sıkı bir zaman kutusu tanımlanır ve kalan kapasite öncelikli bir hata düzeltmesine ayrılır.

Etkisi nasıl azaltılır?

• Zaman kutusu kullanmak: İşe sabit ve kısa bir süre verip bitiş baskısı yaratmak.
• Ara hedefler koymak: İşi küçük çıktılara bölmek, ilerlemeyi görünür kılar ve ertelemeyi azaltır.
• Görev payını görev dışına almak: Her göreve pay eklemek yerine pay toplanıp proje düzeyinde ortak tampon olarak yönetilir.
• Erken bitişi ödüllendirmek: Erken bitirenin bunu bildirmesi teşvik edilir, ekip bunu yeni tahmin için bir ceza olarak görmez.
• Tahmini gerçek verilerle doğrulamak: Geçmiş benzer işlerin gerçek süresi, şişmiş tahmini görünür kılar.

Kritik zincir yöntemi bu fikre dayanır: görev payları toplanıp ortak tampon olarak yönetilir.

Sınırları ve yanlış kullanımı

Parkinson yasası bir doğa kanunu değil, bir davranış gözlemidir ve her durumda geçerli olmaz. Bazı işler gerçekten belirsizdir ve pay gerekir. Yasayı gerekçe göstererek bütün tahminleri kısaltmak, ekibi gerçekçi olmayan sürelere zorlar ve kaliteyi düşürür.

Asıl öğüt, payı yok etmek değil, onu doğru yerde ve görünür biçimde tutmaktır.

Parkinson yasası Mindset programlarında nerede geçer?

Süre tahmini ve çizelge yönetimi, Mindset'in Proje Yönetimi Uzmanlığı Sertifika Programı'nda "Süreç Domaini: Zaman Çizelgesi, Maliyet ve Proje Finansmanı" modülünde ele alınır. Tahmin veren ekipler ve çizelge yöneten proje yöneticileri için ilgili nokta, tahmin şişirmenin görünmez maliyetidir.