Barkodun arkasındaki sistem: GS1 ve GTIN

GS1 ve GTIN nedir?

GTIN (Global Trade Item Number), bir ürünü ya da hizmeti tedarik zincirinin her halkasında aynı şekilde tanımlayan küresel ticari kalem numarasıdır. GS1 ise bu numaralandırma sistemini, barkod sembolojilerini ve veri paylaşım kurallarını yöneten, kâr amacı gütmeyen uluslararası standartlar kuruluşudur. Yani GTIN bir numaradır, GS1 o numaranın kurallarını koyan sistemdir.

Günlük dilde "barkod" denen şey ise bu numaranın çubuklar halinde basılmış görünümüdür. Çubuklar numaranın kendisi değil, numarayı tarayıcıya okutmanın bir yoludur. Aynı GTIN, farklı sembolojilerle basılabilir; numara değişmez, taşıyıcı değişir.

GTIN'in yapısı nasıl çalışır?

GTIN, birkaç bölümden oluşur. Ürünün sahibi olan şirketi belirten bir şirket öneki GS1 üyeliği ile tahsis edilir. Şirket bu önekin devamına kendi ürün referansını ekler. Numaranın son hanesi ise kontrol hanesidir; önceki hanelerden belirli bir formülle hesaplanır ve tarayıcının numarayı doğru okuyup okumadığını anlamasını sağlar.

GTIN farklı uzunluklarda biçimlere sahiptir. Perakende kasalarında en yaygın görülenler tek ürün birimini tanımlayan biçimlerdir; koli ve palet gibi toplu ambalajlar için daha uzun biçimler kullanılır. Hangi biçimin hangi ambalaj düzeyinde kullanılacağı GS1 kurallarıyla belirlenir.

Bir kural çok önemlidir: Numara anlam taşımaz. Ürünün adı, rengi, ağırlığı ya da fiyatı numaranın içinde saklanmaz. Bu bilgiler ürün ana verisinde tutulur; GTIN sadece o kayda giden anahtardır.

Ne zaman yeni GTIN gerekir?

Yeni GTIN gerekip gerekmediği, ürünün tüketici ya da ticari açıdan farklı bir kalem olup olmadığına bağlıdır. Genel mantık şudur: Ürünü bir müşterinin ya da sipariş sisteminin farklı bir şey olarak ayırt etmesi gerekiyorsa ayrı numara verilir.

• Farklı boy, renk, aroma ya da içerik miktarı genellikle ayrı GTIN gerektirir.
• Ambalaj tipi ya da paket içindeki adet değiştiğinde yeni numara gerekir.
• Sadece fiyat değişikliği ya da küçük bir baskı düzeltmesi yeni GTIN gerektirmez.

Bu kararların ayrıntısı GS1'in numaralandırma yönergelerinde yer alır. Yanlış karar şu sorunları doğurur: Aynı numarayı farklı ürünlere vermek stok ve satış raporlarını bozar, gereksiz yere yeni numara üretmek ise ana veriyi şişirir.

Bir örnek: üretici, depo ve mağaza aynı numarayı kullanır

Örneğin bir içecek üreticisi, yeni bir limonlu şişe ürününü piyasaya sürmek istiyor. Şirket önekinden yeni bir ürün numarası türetir, ürünün adını, ambalaj bilgisini ve ölçülerini kendi ana veri kaydına işler. Aynı kalem için kolide ve palette ayrı birim numaraları tanımlanır.

Depoya mal girerken el terminali koli üzerindeki barkodu okur, sistem numaradan ürünü bulur ve stok artar. Mağazada kasa aynı ürünün şişe barkodunu okur; kasa yazılımı numaraya bağlı fiyatı ve vergi bilgisini getirir. Pazaryeri ya da e-ticaret sitesi aynı numarayı listeleme kaydında kullanır. Hepsi aynı kalemden söz eder, çünkü ortak dil GTIN'dir.

GS1 sistemi başka hangi tanımlayıcıları içerir?

GS1 yalnızca ürün numaralandırmakla ilgilenmez. Aynı sistem, farklı varlıklar için ayrı tanımlama anahtarları sunar:

• GTIN: Ürün ve hizmet kalemi.
• SSCC: Palet ya da koli gibi her lojistik birimini tek tek tanımlayan seri sevkiyat kodu.
• GLN: Şirket, depo, mağaza gibi fiziksel ya da yasal konumları tanımlayan küresel konum numarası.

Barkod tarafında da seçenekler vardır: Perakende kasasında doğrusal barkodlar, lojistik etiketlerde parti ve son kullanma gibi ek bilgileri taşıyabilen sembolojiler, ürün üzerinde çok sayıda veri taşıyan iki boyutlu kodlar kullanılır. Hangisinin seçileceği tarama ortamına ve taşınacak veriye bağlıdır.

Sık yapılan hatalar

• Numarayı kendi kafasına göre üretmek: GS1 üyeliği olmadan şirket öneki varmış gibi numara türetmek, aynı numaranın başka bir şirket tarafından da kullanılması riskini doğurur ve kanallarda reddedilmeye yol açar.
• Numaraya anlam yüklemek: Ürün kodunu "ilk haneler kategori, sonraki haneler renk" gibi mantıkla kurmak, ürün ailesi değiştiğinde sistemi çıkmaza sokar.
• Eski numarayı yeniden kullanmak: Satıştan kalkan bir ürünün numarasını bir başka ürüne vermek, geçmiş veriyi karıştırır.
• Baskı kalitesini ölçmemek: Soluk ya da kayık basılan barkodlar kasada okunmaz; baskı sonrası kalite kontrolü gerekir.
• Ana veriyi güncellememek: Ölçü ve ambalaj değiştiği hâlde kaydı eski tutmak, lojistik hesapları ve nakliye maliyetini yanlış çıkarır.

Mindset programlarında GS1 ve GTIN

Konuyu derinlemesine çalışmak isteyenler için Mindset kataloğunda ilgili eğitimler bulunur. Barkod, GTIN ve GS1 Standartları Yönetimi eğitiminin modülleri GS1 Numaralandırma Yapısı ve GTIN Tahsisi, Barkod Sembolojileri, Tasarım ve Baskı Kalitesi, Lojistik Birim Tanımlama ve Ürün Ana Verisi başlıklarını taşır. GS1 Standartları ve Küresel Ürün Numaralandırma (GTIN, SSCC) eğitiminde ise GS1 Sistemi ve Tanımlama Anahtarları, Ürün Numaralandırma Kuralları, Barkod Sembolojileri ve Lojistik Etiket, Veri Kalitesi ve Uygulama Denetimi modülleri yer alır.