Süreç Yönetimi ve Operasyonel Mükemmellik Ekipleri için Kurumsal Eğitim

Süreç ve operasyonel mükemmellik ofisi ne yapar?

Süreç yönetimi ve operasyonel mükemmellik birimleri, kurumun işlerinin nasıl yapıldığını görünür, ölçülebilir ve iyileştirilebilir hale getirir. Birim kimi kurumlarda süreç geliştirme departmanı, kimilerinde operasyonel mükemmellik ofisi, kimilerinde kalite ve süreç ekibi olarak adlandırılır. Ortak işleri; süreç envanterini tutmak, süreçleri modellemek, performans göstergelerini izlemek, iyileştirme projelerini yürütmek ve süreç sahipliğini yerleştirmektir.

Bu birim üretim ya da kalite fonksiyonunun yerine geçmez. Üretimin kendi sahası vardır; süreç ofisi ise bütün kurumda, satış siparişinden müşteri şikâyetine, satın almadan finansa kadar uzanan işleri aynı yöntemle ele alır. Ekip büyük ölçüde danışmanlık ve kolaylaştırıcılık yapar, uygulamanın sahibi iş birimidir. Bu nedenle ekibin yetkinliği teknik yöntem kadar iletişim, ikna ve değişim yönetimi becerilerinden oluşur.

Rol bazlı gelişim alanları

Süreç ve operasyonel mükemmellik ofislerinde sık görülen roller ve gelişim alanları:

• Operasyonel mükemmellik direktörü: kurumsal yol haritası, strateji ile süreç hedeflerinin eşleştirilmesi, ölçüm sistemi, kültür ve sponsor yönetimi.
• Süreç mimarı ve süreç analisti: süreç hiyerarşisi, modelleme notasyonları, mevcut ve hedef durum haritaları, süreç dokümantasyonu.
• Süreç sahibi ve süreç yöneticisi: performans izleme, hedef takibi, süreç değişikliklerinin yönetimi, çapraz birim koordinasyonu.
• Yalın ve altı sigma uygulayıcısı: değer akışı, israf analizi, veri toplama, istatistiksel analiz, iyileştirme projeleri.
• Sürekli iyileştirme koordinatörü: kaizen etkinliklerini tasarlama, problem çözme araçları, çalışan öneri sistemi, iyileştirme kültürü.
• Süreç dijitalleşmesi sorumlusu: BPM araçlarına genel bakış, otomasyon adaylarının belirlenmesi, iş akışı tasarımı.

Süreç ofislerinde sık yapılan hata, yalnızca araç ve yöntem eğitimine odaklanıp süreç sahibi olan iş birimi yöneticilerini eğitimin dışında bırakmaktır.

Yöntem eğitimi ile kültür çalışması arasındaki denge

Süreç iyileştirme ekibi güçlü bir yöntem altyapısına sahip olsa da iş birimleri bunu benimsemiyorsa sonuç kalıcı olmaz. Modelleme ve analiz yeteneği iyi olan bir süreç analisti, süreç sahibi yöneticiyle ortak bir hedefte buluşamıyorsa hazırladığı harita raflarda kalır.

Bu yüzden eğitim planı iki katmandan oluşmalıdır. Birinci katman yöntemdir: süreç modelleme, süreç performansı, veri ile karar alma, yalın düşünce, değişkenliği azaltma ve kök neden analizi. İkinci katman ise yöntemi iş birimine kabul ettirmektir: değişim yönetimi, süreç sahipliği, sürekli iyileştirme alışkanlığı ve çalışanın önerisini işleme alan mekanizmalar.

Sürekli iyileştirme tarafında kaizen etkinliği tasarlamak ve bir çalışan öneri sistemi kurmak, genellikle yöneticinin değil süreç ofisinin işidir. Bu nedenle bu ekiplerin kolaylaştırıcılık becerisi de açıkça eğitim konusudur.

Eğitim kombinasyonu nasıl seçilir?

Süreç ofisi yeni kuruluyorsa, önce süreç yönetimi temelleri ve BPM yaşam döngüsü ortak bir zemin sağlar: süreç mimarisi, hiyerarşi, performans yönetimi ve süreç haritalama aynı dilde öğrenilir. Ofis olgunlaşmışsa ve iyileştirme projeleri yürütüyorsa yalın, altı sigma ve kaizen gibi iyileştirme yöntemleri öne çıkar.

Kurumsal düzeyde operasyonel mükemmellik stratejisi kurmak isteyen yönetici ekip için ise yalın düşünce, israf eliminasyonu, istatistiksel kalite yönetimi, ekipman güvenilirliği, değişim yönetimi ve ölçüm sistemi bir arada ele alınmalıdır.

Üretim fonksiyonu ile ortak kaynakların bulunması doğaldır; örneğin kaizen hem üretim hem hizmet süreçlerinde kullanılır. Süreç ofisi için fark, aynı yöntemin finans, satış, müşteri hizmetleri gibi üretim dışı süreçlere de uygulanabilmesidir. Eğitim örnekleri bu çeşitliliği yansıtmalıdır.

Mindset programlarında süreç ve operasyonel mükemmellik

Mindset kataloğundaki İş Süreç Yönetimi Eğitim Programı; süreç yönetimine giriş, süreç analizi ve modelleme, veri ile karar alma ve ölçümleme, yalın ve altı sigma yaklaşımları, süreç tasarımı ve optimizasyon, değişim yönetimi ve süreç sahipliği, süreç izleme ve sürekli iyileştirme ile bir final proje içerir. Süreç Yönetimi ve BPM Temelleri programı BPM kavramı, süreç mimarisi ve hiyerarşi, süreç performans yönetimi, BPM yaşam döngüsü ve BPM teknoloji ekosistemini ele alır.

Operasyonel Mükemmellik (OpEx) Stratejisi programı strateji ve çerçeve, yalın düşünce ve israf eliminasyonu, altı sigma ve istatistiksel kalite yönetimi, ekipman güvenilirliği ve OEE, değişim yönetimi ve OpEx kültürü, ölçüm sistemi ve dijital dönüşüm yol haritasını kapsar. Kaizen ve Sürekli İyileştirme programı ise kaizen felsefesi, kaizen etkinliği tasarımı, problem çözme araçları, simülasyon, iyileştirme altyapısı ve çalışan öneri sistemi tasarımını içerir.

Kurumsal eğitim için başlangıç

Süreç ofisiniz için eğitim planlarken mevcut süreç envanterinizi, açık iyileştirme projelerini ve süreç sahiplerinin rolünü gözden geçirmek, kapsamı netleştirir. Hangi sürecin ölçülmediği ya da sahibinin belirsiz olduğu, ilk eğitim konusunu belirleyebilir.

Mindset kurumsal eğitim ekibi, ofisinizin olgunluk düzeyine ve katılımcı profiline göre bir öneri hazırlayabilir.