RACI mı, RASCI mı? Sorumluluk Matrisinde Destek Rolünün Yeri

Ortak zemin: sorumluluk atama matrisi

RACI ve RASCI, bir proje ya da süreçteki her görev için kimin hangi rolde olduğunu gösteren sorumluluk atama matrisleridir. Satırlarda görevler ya da kararlar, sütunlarda kişiler ya da roller yer alır; kesişim hücresine bir harf yazılır. Amaç, "bu iş kimde", "son sözü kim söyler", "kime sormadan ilerlemeyelim" sorularını toplantılarda değil, baştan ve yazılı olarak yanıtlamaktır.

RACI dört rolden oluşur: • R, Responsible (Sorumlu): işi fiilen yapan kişi ya da kişiler. • A, Accountable (Hesap veren): işin sonucundan hesap veren, işi onaylayan ve son kararı veren kişi. • C, Consulted (Danışılan): iş yapılırken görüşü alınan, iki yönlü iletişim kurulan uzmanlar. • I, Informed (Bilgilendirilen): ilerleme ya da sonuç hakkında tek yönlü bilgilendirilen kişiler.

RASCI bu dört role beşinci bir rol ekler: S, Support (Destek). Destek, işi yapan Sorumlu kişiye kaynak, araç, zaman ya da uzmanlık sağlayarak fiilen yardım eden ama işin sahibi olmayan kişi ya da ekiptir.

Destek rolü tam olarak neyi değiştirir?

RACI'de bir işe katkı veren herkes ya Sorumlu ya da Danışılan olarak yazılmak zorundadır. Bu iki seçenek gerçek hayatta her zaman uymaz. İşin bir parçasını yapan ama işin bütününden sorumlu tutulmaması gereken bir ekip Sorumlu yazılırsa, sahiplik bulanıklaşır ve iş tamamlanmadığında herkes birbirini işaret eder. Aynı ekip Danışılan yazılırsa, yalnızca fikir veren biri gibi görünür ve iş yükü planlamada görünmez kalır.

Destek rolü bu boşluğu doldurur. Destek veren kişi emek ve kaynak koyar, dolayısıyla kapasite planında yer alır; ancak sonucun sahibi Sorumlu kişidir. Danışılandan farkı ise yalnız görüş bildirmemesi, iş üretmesidir. Böylece matris, iş yükünü ve bağımlılıkları daha doğru gösterir.

Temel farklar ölçüt ölçüt

• Rol sayısı: RACI, dört rol / RASCI, Destek eklenmiş beş rol.
• Katkı verenin gösterimi: RACI, katkı veren herkes Sorumlu ya da Danışılan olarak yazılır / RASCI, kaynak ya da emek sağlayan ama işin sahibi olmayanlar Destek olarak ayrılır.
• Sahiplik netliği: RACI, birden fazla Sorumlu yazıldığında sahiplik dağılabilir / RASCI, Sorumlu sayısı azaltılabildiği için sahiplik daha net kalır.
• İş yükü görünürlüğü: RACI, Danışılan olarak yazılan ama fiilen çalışan ekiplerin yükü görünmez / RASCI, destek veren ekiplerin katkısı matriste görünür.
• Matris karmaşıklığı: RACI, daha sade, hızlı doldurulur ve kolay okunur / RASCI, daha ayrıntılı; rol ayrımı konusunda ekip eğitimi gerektirir.
• Uygun bağlam: RACI, küçük ekipler, tek birimde yürüyen süreçler, kısa projeler / RASCI, çok birimli projeler, paylaşılan hizmet merkezleri, BT operasyonları ve dış kaynak kullanımı.

Aynı görev iki matriste

Örneğin bir şirket yeni bir bordro yazılımına geçiyor ve görev "kullanıcı eğitimlerinin verilmesi". Roller: İK direktörü, eğitim uzmanı, BT destek ekibi, bordro uzmanı ve birim yöneticileri.

RACI ile: • İK direktörü: A (eğitimlerin tamamlanmasından hesap verir). • Eğitim uzmanı: R (eğitimi tasarlar ve verir). • BT destek ekibi: R (eğitim ortamını ve test hesaplarını kurar). • Bordro uzmanı: C (içerik doğruluğu için görüş verir). • Birim yöneticileri: I (eğitim takviminden haberdar edilir).

Bu matriste iki Sorumlu vardır. Eğitim ortamı zamanında hazırlanmazsa eğitimin ertelenmesinden kimin hesap vereceği belirsizleşir.

RASCI ile: • İK direktörü: A. • Eğitim uzmanı: R (eğitimin bütününden sorumludur). • BT destek ekibi: S (eğitim uzmanının talebiyle ortamı ve hesapları hazırlar). • Bordro uzmanı: C. • Birim yöneticileri: I.

Artık eğitimin sahibi tektir; BT ekibinin katkısı ise hem iş yükü planında hem de bağımlılık olarak görünür. Eğitim uzmanı, BT'den gereken desteği zamanında istemekten de sorumludur.

Hangisini ne zaman seçmeli?

RACI yeterlidir: • Ekip küçükse ve herkes birbirinin işini yakından görüyorsa. • Görevler bir birimin içinde başlayıp bitiyorsa. • Matrisi ilk kez kuruyorsanız; önce sade model oturmalı, ekip A ile R ayrımını içselleştirmelidir.

RASCI'ye geçin: • Aynı satırda sürekli birden fazla Sorumlu yazmak zorunda kalıyorsanız. • BT, hukuk, satın alma ya da veri ekibi gibi merkezi birimler birçok projeye emek veriyor ama hiçbirinin sahibi değilse. • Dış tedarikçi ya da danışman işin bir parçasını yapıyor ama sonucun sahibi kurum içinden biri olmalıysa. • Paylaşılan kaynakların kapasite planlamasında matris bir girdi olarak kullanılacaksa.

Bir kural iki modelde de aynıdır: her satırda yalnız bir Hesap veren olur ve en az bir Sorumlu bulunur. RASCI bu kuralı değiştirmez, yalnızca Sorumlu satırını sadeleştirmeye yardım eder.

Sık yapılan hatalar ve diğer varyantlar

• Destek ile Danışılanı karıştırmak: görüş veren kişi Danışılan, emek ve kaynak koyan kişi Destek'tir.
• Destek rolünü sorumluluktan kaçış yolu olarak kullanmak: işin sahibi olması gereken birimi Destek yazmak sorunu yalnızca saklar.
• Herkesi Bilgilendirilen yapmak: gereksiz bilgilendirme listeleri iletişim yükünü artırır, önemli mesajları boğar.
• Matrisi bir kez doldurup unutmak: kişi, organizasyon ya da kapsam değiştiğinde matris güncellenmezse kısa sürede güvenilmez hale gelir.
• Çok ince satırlar açmak: her küçük adımı ayrı satır yapmak matrisi okunmaz kılar; satırlar karar ve teslimat düzeyinde tutulmalıdır.

RACI ailesinin başka varyantları da vardır. RACI-VS, Verifier (doğrulayan) ve Signatory (imzalayan) rollerini; CAIRO, katılımın dışında tutulacak kişiler için Out of the loop rolünü ekler. DACI ise karar odaklıdır ve Driver, Approver, Contributors, Informed rollerini kullanır. Varyant seçiminde ölçüt, eklenen rolün ekipte gerçekten çözülmesi gereken bir belirsizliğe karşılık gelip gelmediğidir.

Mindset programlarında sorumluluk matrisleri

RACI Matrisi ve Sorumluluk Atama eğitimi; RACI'nin nasıl oluşturulacağı, sık yapılan hatalar ve çözümleri, proje yönetim araçlarıyla entegrasyon ve gerçek senaryo uygulama atölyesi modülleriyle proje yöneticileri, PMO ekipleri ve birimler arası süreç sahipleri için uygundur. Atölyede kurulan matris, RASCI gibi varyantlara geçip geçmeme kararının da zeminini oluşturur.

Proje Paydaş Yönetimi ve İletişimi eğitimi ise paydaş haritası ve iletişim stratejisi modülleriyle, matristeki Danışılan ve Bilgilendirilen rollerinin nasıl yönetileceğini tamamlar. Kurumsal ekiplerde iki çalışma, aynı projede yer alan birimlerin ortak bir sorumluluk dili kurması için birlikte planlanabilir.