Proje mi Süreç mi? Geçici Girişim ile Tekrar Eden İşin Yönetimi

Temel ayrım: bir kez yapılan iş ile tekrar eden iş

Proje, belirli bir çıktıyı üretmek için başlatılan, başı ve sonu belli, geçici bir girişimdir. Yeni bir CRM sisteminin devreye alınması, bir şubenin açılması, bir ürünün pazara sunulması projedir. Proje yönetimi bu girişimin kapsamını, zamanını, maliyetini, risklerini ve paydaşlarını yönetir; çıktı teslim edilip kabul edildiğinde proje kapanır.

Süreç ise belirli bir girdiyi belirli bir çıktıya dönüştüren, sürekli tekrar eden faaliyetler zinciridir. Sipariş almaktan faturalamaya, işe alımdan oryantasyona, şikâyet kaydından çözüme kadar uzanan akışlar süreçtir. Süreç yönetimi bu akışın tanımlanmasını, ölçülmesini, sahiplenilmesini ve zaman içinde iyileştirilmesini kapsar. Sürecin bir bitiş tarihi yoktur; amaç her tekrarında tutarlı ve verimli çalışmasıdır.

Kısaca proje yönetimi bir değişikliği hayata geçirir, süreç yönetimi ise kurumun her gün yaptığı işin iyi yapılmasını sağlar.

Temel farklar ölçüt ölçüt

İki disiplin aynı kurumda, çoğunlukla aynı insanlarla çalışır; ama soruları farklıdır.

• Zaman ufku: Proje yönetimi: başlangıç ve bitiş tarihi olan bir takvim. Süreç yönetimi: bitişi olmayan, sürekli bir döngü.
• Amaç: Proje yönetimi: tanımlı çıktıyı zamanında, bütçesinde ve istenen kalitede teslim etmek. Süreç yönetimi: tekrar eden işi tutarlı, verimli ve müşteri beklentisine uygun hale getirmek.
• Başarı ölçütü: Proje yönetimi: kapsamın tamamlanması, takvim ve bütçe sapması, paydaş kabulü. Süreç yönetimi: çevrim süresi, hata oranı, birim maliyet, hizmet düzeyi gibi süreç performans göstergeleri.
• Sorumlu rol: Proje yönetimi: proje yöneticisi ve geçici proje ekibi. Süreç yönetimi: süreç sahibi ve süreci her gün yürüten ekipler.
• Temel araçlar: Proje yönetimi: iş kırılım yapısı, Gantt şeması, kritik yol, risk kaydı, değişiklik kontrolü. Süreç yönetimi: süreç haritası, BPMN modeli, değer akış haritası, performans panosu, standart iş talimatı.
• Değişime bakış: Proje yönetimi: değişiklik kapsamı etkiler, kontrollü yönetilir. Süreç yönetimi: değişiklik sürekli iyileştirmenin doğal parçasıdır.

Bu farklar bir hiyerarşi anlamına gelmez. Proje yönetimi süreç yönetiminden daha üst ya da daha stratejik değildir; ikisi kurumun farklı türden işleri için geliştirilmiş tamamlayıcı disiplinlerdir.

Aynı kurumda iki yaklaşımın buluşması

Örneğin bir sigorta şirketi hasar dosyalarının çok geç kapandığını fark ediyor. Süreç yönetimi ekibi mevcut hasar sürecini haritalar, dosyanın hangi adımda beklediğini ölçer ve darboğazın evrak kontrolünde olduğunu görür. Önerilen çözüm, belge yüklemeyi müşteriye açan yeni bir dijital kanal ve otomatik ön kontrol kurallarıdır.

Bu çözümün hayata geçirilmesi bir projedir: kapsam yazılır, yazılım ekibi ve hasar birimiyle bir takvim kurulur, test ve eğitim planlanır, canlıya geçiş yapılır. Proje kapandığında iş yeniden süreç yönetimine devredilir: süreç sahibi yeni akışın göstergelerini izler, sapma olursa iyileştirme döngüsünü başlatır.

Bu döngü iki disiplinin ilişkisini özetler: süreç yönetimi neyin değişmesi gerektiğini bulur ve değişimin kalıcılığını izler; proje yönetimi değişimi belirli bir sürede ve bütçede gerçekleştirir.

Hangi iş hangi yaklaşımla yönetilmeli?

Bir işin proje mi süreç mi olduğunu anlamak için şu sorular yardımcı olur:

• Bu iş bir kez mi yapılacak, yoksa düzenli olarak tekrar mı edecek?
• Ortaya çıkacak çıktı benzersiz mi, yoksa her seferinde aynı türden mi?
• İşin bitişini tanımlayan bir kabul ölçütü var mı?
• İş için geçici bir ekip mi kuruluyor, yoksa kalıcı bir birim mi yürütüyor?

Yanıtlar tek seferlik, benzersiz ve bitişi tanımlı bir işi gösteriyorsa proje yönetimi araçlarını kullanın. Tekrar eden, standartlaştırılabilir ve sürekli ölçülmesi gereken bir iş söz konusuysa süreç yönetimi yaklaşımı uygundur. Bazı işler arada kalır: her ay yapılan kapanış raporlaması bir süreçtir, ama raporlama altyapısının yenilenmesi bir projedir.

Sık yapılan karışıklıklar

İki kavramın birbirine karışması kurumlarda somut sorunlara yol açar.

• Tekrar eden işi proje gibi yönetmek: her ay yapılan bir işi her seferinde sıfırdan planlamak emeği boşa harcar; işin standart bir süreç olarak tanımlanması gerekir.
• Projeyi süreç gibi yönetmek: bitiş tarihi ve kabul ölçütü belirlenmeyen bir dönüşüm girişimi sürekli uzar, kaynak tüketir ve kapanmaz.
• Proje kapanışında süreç sahibini belirlememek: yeni sistem devreye girer ama kimse göstergeleri izlemediği için kazanım zamanla erir.
• Süreç iyileştirmeyi proje disiplini olmadan yürütmek: iyileştirme fikirleri belirlenir ama sorumlu, takvim ve kaynak atanmadığı için hayata geçmez.
• Ölçütleri karıştırmak: süreç ekibini proje takvimiyle, proje ekibini süreç göstergeleriyle değerlendirmek yanlış teşviklere yol açar.

Kariyer açısından iki yol

Proje yönetimi kariyeri proje koordinatörlüğü, proje yöneticiliği ve program ya da portföy yöneticiliği yönünde ilerler. Planlama, paydaş yönetimi, risk ve bütçe kontrolü, ekip liderliği bu yolun ana yetkinlikleridir.

Süreç yönetimi kariyeri süreç analisti, süreç iyileştirme uzmanı, süreç sahibi ve operasyonel mükemmellik yöneticisi gibi rollerden geçer. Süreç modelleme, veriyle ölçüm, yalın ve altı sigma yaklaşımları, değişim yönetimi bu yolun ana yetkinlikleridir. İki yol sık kesişir: deneyimli bir süreç uzmanı iyileştirme projelerini yönetmek için proje yönetimi becerisine, bir proje yöneticisi de teslim ettiği değişikliğin kalıcı olması için süreç bakışına ihtiyaç duyar.

Geçiş noktasında iki yaklaşımı birleştiren roller de vardır. Proje yönetim ofisi (PMO) projeleri ortak bir yöntemle yürütürken, proje yönetiminin kendisini kurumda tekrar eden bir süreç olarak tanımlar ve iyileştirir; bu, iki disiplinin aynı birimde buluştuğu tipik bir örnektir.

Mindset programlarında iki disiplin

Süreç tarafında İş Süreç Yönetimi Eğitim Programı; süreç analizi ve modelleme, veri ile karar alma ve ölçümleme, yalın ve altı sigma yaklaşımları, süreç tasarımı ve optimizasyon, değişim yönetimi ve süreç sahipliği modüllerini içerir. Süreç Yönetimi ve BPM Temelleri ise süreç mimarisi, süreç performans yönetimi ve BPM yaşam döngüsüne odaklanır.

Proje tarafında Proje Yönetimi Temelleri; kapsam yönetimi ve iş kırılım yapısı, paydaş yönetimi ve proje başlatma belgesi, zaman, maliyet ve risk yönetimi ile proje kapanışını işler. Daha kapsamlı bir yol arayanlar için Proje Yönetimi Uzmanlığı Sertifika Programı, kişiler, süreç ve iş ortamı alanlarına göre düzenlenmiş modüller sunar.