Katılımlı RPA mı, Katılımsız RPA mı? Robotu Kim Başlatır, Kim İzler?

Ortak zemin: aynı robot, iki farklı çalışma biçimi

RPA (robotik süreç otomasyonu), bir insanın ekranda yaptığı tekrarlayan işleri (uygulamaya giriş yapma, form doldurma, veri kopyalama, dosya taşıma, e-posta gönderme) yazılım robotlarına yaptırır. Katılımlı ve katılımsız RPA iki ayrı teknoloji değildir; aynı robotun iki çalışma biçimidir. Bir iş akışı Python betiği, UiPath süreci ya da Power Automate masaüstü akışı olarak yazılabilir; onu katılımlı ya da katılımsız yapan, nasıl tetiklendiği ve hangi ortamda çalıştığıdır.

UiPath belgeleri katılımlı otomasyonları insan gözetiminde çalışan otomasyonlar, katılımsız otomasyonları ise daha karmaşık ve yüksek tekrarlı işler için tasarlanmış otomasyonlar olarak tanımlar. Katılımlı robot bir kullanıcının dijital asistanı gibidir; katılımsız robot ise bir arka ofis çalışanı gibi kendi masasında, kendi kuyruğundaki işleri işler.

Bu ayrım, otomasyon tasarımında temel kararları belirler: robotu kim ya da ne başlatacak, robot hangi kimlikle sistemlere girecek ve robot bir sorunla karşılaştığında kim fark edecek.

Ölçüt ölçüt katılımlı ve katılımsız RPA

• Ölçüt: Tetikleme. Katılımlı: kullanıcı başlatır; bir düğme, kısayol ya da asistan uygulamasından. / Katılımsız: zamanlayıcı, iş kuyruğuna yeni kalem düşmesi, e-posta ya da başka bir sistemden gelen tetik.
• Ölçüt: Çalışma ortamı. Katılımlı: kullanıcının kendi bilgisayarı ve açık oturumu; kullanıcı o sırada başka iş yapabilir ya da robotu izler. / Katılımsız: ayrı fiziksel ya da sanal makine; Microsoft belgelerine göre Power Automate katılımsız akış için uzak masaüstü oturumu açar, ekranı kilitli tutar ve makinede açık kullanıcı oturumu olmamasını ister.
• Ölçüt: Kimlik bilgileri. Katılımlı: UiPath'e göre kullanıcının bildiği ve kendisinin verdiği kimlik bilgileri; robot kullanıcının yapamayacağı bir işe yetkilendirilmemelidir. / Katılımsız: yönetici tarafından tanımlanan kimlik bilgisi varlıkları; geliştirici yalnız bunlara başvurur, bu da güvenlik ayrımı ve açık bir denetim izi sağlar.
• Ölçüt: Uygun iş. Katılımlı: daha küçük, parçalı ve kullanıcının yargısıyla iç içe geçen işler. / Katılımsız: kurala bağlı, yüksek hacimli, toplu işler; UiPath'e göre ayrıcalıklı işlemler gerektiren süreçler.
• Ölçüt: Ölçek. Katılımlı: kullanıcı sayısıyla sınırlı; her robot bir kişinin çalışma saatine bağlı. / Katılımsız: makine sayısı ve kuyruk tasarımıyla ölçeklenir, mesai dışında da çalışır.
• Ölçüt: Hata fark etme. Katılımlı: kullanıcı ekranda görür ve müdahale eder. / Katılımsız: kimse ekrana bakmadığı için kayıt, uyarı ve istisna kuyruğu baştan tasarlanmalıdır.

Hangi süreç hangi biçime uygun?

İki soruyla kaba bir sınıflandırma yapılabilir: süreç ne kadar kurala bağlı, ne kadar hacimli?

Kurala bağlı ve yüksek hacimli işler (fatura kaydı, banka mutabakatı, sipariş aktarımı, rapor üretimi) katılımsız robotun doğal alanıdır. İnsan beklemeden, mesai dışında ve birden çok makinede çalışır.

Yüksek hacimli ama kısmen yargı gerektiren işler (kredi başvurusu ön kontrolü, şüpheli işlem taraması) katılımsız robotla insan onay kuyruğunun birleşimiyle kurulur. Robot kural dışı vakaları ayırır, insan karar verir, karar yeniden robota döner.

Kurala bağlı ama düşük hacimli ve kişiye özgü işler (bir çalışanın haftalık raporunu derlemesi, müşteri temsilcisinin görüşme sırasında birkaç sistemden bilgi toplaması) katılımlı robot için uygundur; kullanıcı ihtiyaç duyduğunda başlatır.

Hem düşük hacimli hem yoğun yargı gerektiren işler ise çoğu zaman otomasyon için öncelikli değildir; burada katılımlı bir yardımcı adım (veri toplama, form ön doldurma) kurulabilir ama kararın kendisi insanda kalır.

Aynı süreçte iki robot: masraf beyanı örneği

UiPath belgeleri farkı masraf beyanı üzerinden anlatır: masraf beyanının sisteme girilmesi katılımlı otomasyona uygun bir iştir; gönderilen beyanları işleyip tanımlı bir kurala uyanları (örneğin belirli bir tutarın altında kalanları) otomatik onaylamak ise katılımsız otomasyona uygundur.

Bu örneği bir şirkette somutlaştıralım. Satış ekibindeki bir çalışan, seyahat dönüşü fişlerini bir klasöre koyar ve masaüstündeki robotu başlatır. Katılımlı robot fişlerden tarih ve tutarı okur, masraf sistemine kendi kullanıcı hesabıyla girer, formları doldurur; çalışan kategori seçimi gibi yargı gerektiren alanları kontrol edip gönderir. Robot çalışanın yapamayacağı hiçbir işlemi yapmaz.

Gece ise katılımsız robot devreye girer. Sunucudaki robot, gün içinde gönderilen beyanları kuyruktan alır, şirket politikasındaki kurallara göre kontrol eder, kurala uyanları onaylar ve muhasebe sistemine aktarır. Kurala uymayan, eksik belgeli ya da şüpheli görünen beyanlar bir istisna kuyruğuna düşer ve sabah bir finans uzmanının ekranına gelir.

Böylece aynı süreçte katılımlı robot girişi hızlandırır, katılımsız robot hacmi taşır, insan ise yalnız kural dışı vakalarla uğraşır.

Güvenlik ve işletim: katılımsız robotun gizli maliyetleri

Katılımsız robot daha fazla hacim taşır ama işletimi daha fazla tasarım ister. Kimse ekrana bakmadığı için robotun her adımı kayda geçmeli, beklenmedik bir ekran ya da hata durumunda robot işi yarıda bırakmak yerine kalemi istisna kuyruğuna atmalı ve sorumlu kişiye uyarı göndermelidir.

Kimlik bilgileri ayrı bir konudur. Katılımsız robot için bir kişinin kullanıcı hesabını paylaşmak, o kişi ayrıldığında ya da parolasını değiştirdiğinde robotu durdurur ve kimin hangi işlemi yaptığını belirsizleştirir. Robot için ayrı, en az yetki ilkesine göre tanımlanmış hizmet hesapları ve merkezi yönetilen kimlik bilgisi kayıtları kullanılmalıdır.

Çalışma ortamı da tasarım gerektirir. Microsoft belgelerine göre Power Automate'te katılımsız masaüstü akışı için makinede açık kullanıcı oturumu olmamalıdır ve uzak masaüstü oturumunun ekran çözünürlüğü akışın yazıldığı ortamdan farklı olabilir; bu, ekrandaki öğeyi bulamama ya da yanlış öğeye tıklama hatalarına yol açabilir. Python ile yazılan robotlarda da benzer biçimde, betiğin sunucuda görünür bir masaüstü olmadan çalışıp çalışmayacağı baştan test edilmelidir.

RPA'yı Mindset programlarında nerede çalışırsınız

Python ile Robotic Process Automation (RPA) Eğitimi, RPA'ya girişten belge, PDF, veritabanı, CSV ve JSON otomasyonuna, web kazıma, otomatik e-postalar ve arayüz otomasyonuna kadar robotun yapı taşlarını Python ile kurar. Bu bileşenler, bir analistin kendi bilgisayarında başlattığı katılımlı betikler ile sunucuda zamanlanmış katılımsız işler arasındaki tasarım farkını uygulamada görmeyi sağlar.