Yap ya da satın al analizi: içeride mi, dışarıdan mı?
Yap ya da satın al analizi, projenin bir bileşenini kendi ekibinizin üretip üretmeyeceğine ya da bir tedarikçiden alıp almayacağına maliyet, risk ve stratejik ölçütlerle karar verme yöntemidir.
Bir bakışta
- Karar yalnız birim fiyat karşılaştırması değildir. Sözleşme yönetimi, kalite kontrol ve geçiş maliyeti dış alımın görünmeyen kalemleridir.
- Çekirdek yetkinlik içeride kalır. Rekabet farkı yaratan işi dışarı vermek, bilgiyi ve kontrolü de dışarı vermektir.
- Kapasite ve zaman çoğu zaman belirleyicidir. İçeride yapabilecek ekip yoksa ya da zaman kısaysa maliyet avantajı anlamını yitirir.
- Her iki seçeneğin riski yazılır. İçeride yapmanın kalite ve kapasite riski vardır, dışarıdan almanın bağımlılık ve teslim riski.
- Karar bir plan çıktısıdır. Sonuç, tedarik planına ve sözleşme türü seçimine girdi olur.
Analiz ne zaman ve neden gerekir?
Proje kapsamı netleştiğinde bazı bileşenler için "bunu biz mi yapacağız" sorusu çıkar: bir yazılım modülü, bir kurulum işi, bir test hizmeti, bir tasarım paketi. Soru küçük görünse de seçim projenin takvimini, bütçesini, kalitesini ve riskini birlikte belirler.
Yap ya da satın al analizi, bu seçimi sezgiye ya da alışkanlığa bırakmaz. İçeride üretim ve dışarıdan alım seçeneklerini aynı ölçütlerle karşılaştırır. Proje yönetiminde tedarik planlamasının doğal bir adımıdır: analizin sonucu, neyin satın alınacağını ve neyin ekip içinde kalacağını belirler, ardından tedarikçi seçimi ve sözleşme türü gündeme gelir.
Analiz iş paketi düzeyinde yapılır. "Projeyi dışarıdan yaptıralım mı" gibi geniş bir soru, işin hangi parçasında hangi gerekçenin geçerli olduğunu gizler. Parçalara bölündüğünde sonuç çoğunlukla karışık çıkar: bir kısmı içeride, bir kısmı dışarıda.
Maliyet tarafı: hangi kalemler karşılaştırılır?
Karşılaştırma aynı kapsam ve aynı kalite düzeyi için yapılmalıdır. Aksi halde ucuz görünen seçenek aslında daha dar bir işi kapsıyor olabilir.
İçeride yapmanın maliyeti işçilik, malzeme, ekipman ve araç yatırımı, eğitim, yönetim payı ve fırsat maliyetinden oluşur. Fırsat maliyeti sık unutulur: aynı ekip bu işi yaparken başka hangi işi yapamayacak?
Satın almanın maliyeti tedarikçi bedelinin yanında teklif toplama ve değerlendirme emeğini, sözleşme hazırlığını, tedarikçi yönetimini, kalite kontrolünü, nakliye ya da entegrasyon çabasını ve geçiş maliyetini içerir. Tedarikçi değiştirmenin ya da hizmeti sonradan içeri almanın bedeli de buraya yazılır.
Karşılaştırma bir kez yapılıp bırakılmaz. Varsayımlar listelenir: kullanım hacmi, işin süresi, kur ve enflasyon etkisi, tedarikçinin fiyat sabitliği. Varsayım değişirse sonuç da değişebilir; bu yüzden hassasiyet için en kritik iki ya da üç varsayım seçilip alternatif senaryolarla denenir.
Maliyet dışı ölçütler kararı nasıl değiştirir?
Maliyet farkı küçük olduğunda kararı stratejik ölçütler verir. Çekirdek yetkinlik ilk sıradadır: iş rekabet farkını oluşturuyorsa dışarı vermek bilgiyi de dışarı vermek demektir. Gizlilik ve fikri mülkiyet ikinci ölçüttür; hassas veri ya da tasarım içeren işler içeride tutulur veya sıkı sözleşme maddeleriyle korunur.
Kapasite ve zaman üçüncü ölçüttür. İçeride yapabilecek nitelikte ekip yoksa ya da takvim yeni yetkinlik kazanmaya izin vermiyorsa, satın alma mantıklıdır. Uzmanlık ihtiyacı kısa süreliyse, kalıcı kadro kurmak yerine hizmet almak daha esnektir.
Risk ölçütü iki yönlüdür. Dışarıdan almada teslim gecikmesi, kalite sapması ve tedarikçiye bağımlılık vardır. İçeride yapmada kapasite aşımı, öğrenme eğrisi ve yetersiz uzmanlık. Her ikisi risk kaydına girer.
Son olarak bağımlılık ve çıkış kolaylığı değerlendirilir: tedarikçi bırakırsa ya da fiyatı artırırsa ne olur? Alternatif tedarikçi sayısı, veri taşınabilirliği ve bilgi devri bu sorulara cevap verir.
Soruya verilen ilk cevap, yönü belirler
İş paketini içeride tutma ya da satın alma ölçütleri
- Evet, çekirdek yetkinlik ya da hassas bilgi içeriyorİçeride yapKapasite eksikse eğitim ya da kısıtlı destek hizmeti planlanır.
- Hayır, ve gereken uzmanlık içeride yok ya da süre kısaSatın alTedarikçi seçimi ve sözleşme türü tedarik planında ele alınır.
- Hayır, ama içeride kapasite ve yetkinlik varToplam maliyete göre karar verFırsat maliyeti ve yönetim emeği hesaba katılır.
- İş kalıcı ihtiyaç ama tedarikçi bağımlılığı riskliKademeli ya da hibrit çözümBilgi devri ve alternatif tedarikçi şartı sözleşmeye yazılır.
Analizi adım adım yürütmek
Önce iş paketi ve beklenen çıktı tanımlanır; kalite ve teslim kriterleri yazılır. Ardından seçenekler belirlenir: içeride yapma, tam satın alma ve gerekirse hibrit model.
Sonra ölçütler ve ağırlıklar seçilir. Maliyet, çekirdek yetkinlik, kapasite, risk, gizlilik ve çıkış kolaylığı gibi başlıklar proje bağlamına göre sıralanır. Ağırlıklar karar verici ve paydaşlarla birlikte belirlenir; analiz sonrasında değil önünde.
Maliyet karşılaştırması aynı kapsam için hazırlanır ve varsayımlar yazılır. Maliyet dışı ölçütler ise puanlama tablosunda değerlendirilir. Puanlama ile elde edilen sonuç, maliyet sonucuyla çelişiyorsa, çelişkinin nedeni açıkça yazılır.
Son adımda sonuç, gerekçesi, varsayımlar ve riskler kısa bir karar notunda toplanır. Not tedarik planına bağlanır ve onaylayıcının imzasıyla kayda geçer. Sonradan koşullar değiştiğinde karar yeniden açılabilir; nedenleri yazılı olduğu için tartışma yeniden başlamaz.
Sık yapılan hatalar
En yaygın hata yalnız birim fiyata bakmaktır. Yönetim emeği, kalite kontrol, entegrasyon ve geçiş bedeli hesaba katılmadığı için dış alım olduğundan ucuz görünür. Tersine, içeride üretimin fırsat maliyeti hesaplanmadığında iç üretim olduğundan ucuz görünür.
İkinci hata kararı kurumdaki alışkanlığa bırakmaktır: "bunu hep biz yaptık" ya da "bunu hep dışarıya verdik" gerekçeleri analiz yerine geçemez.
Üçüncü hata sonucu sözleşmeye taşımamaktır. Analizde bağımlılık riski görülmüşse, çıkış maddeleri ve bilgi devri şartları sözleşmede yer almalıdır.
Dördüncü hata analizi bir kez yapıp bırakmaktır. Tedarikçi performansı, kur ve talep değiştikçe karar gözden geçirilmelidir.
Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız
Proje yönetimi uzmanlığı programının süreç domaini, kalite, kaynak ve tedarik yönetimini tek başlık altında ele alır. Bu çerçeve, yap ya da satın al kararını tedarik planına bağlamak isteyen proje yöneticileri ve satın alma ile çalışan ekipler için bir zemin sunar. CAPM hazırlık eğitimi ise tedarik ve ekip yönetimi kavramlarını giriş düzeyinde işler.
İlgili Mindset programı
Proje Yönetimi Uzmanlığı Sertifika Programı
Sık sorulan sorular
Yap ya da satın al analizi sadece büyük projelerde mi yapılır?
Hayır. Ölçek küçük de olsa temel mantık aynıdır. Küçük projede analiz tek sayfalık bir karar notuyla yapılabilir: seçenekler, ölçütler, maliyet farkı, risk ve sonuç. Büyük projelerde ise iş paketi bazında ve ağırlıklı puanlama ile ayrıntılandırılır.
Karar kimin onayıyla kesinleşir?
Genellikle proje sponsoru ya da yönlendirme kurulu, bütçe ve stratejik sonuçları olan kararları onaylar. Proje yöneticisi analizi hazırlar, satın alma birimi ve ilgili teknik ekipler katkı verir. Onay tarihiyle birlikte kayıt altına alınır.
Hibrit çözüm ne zaman anlamlıdır?
İşin bir kısmı çekirdek yetkinlik, bir kısmı destek niteliğindeyse hibrit çözüm doğal çıkar. Örneğin tasarımı içeride tutup üretimi dışarıya vermek ya da yazılımın çekirdeğini içeride geliştirip altyapı hizmetini satın almak gibi. Arayüzlerin ve sorumlulukların net yazılması gerekir.
Analiz sonrası hangi sözleşme türü seçilir?
Sonuç satın alma ise, işin belirsizlik düzeyi sözleşme türünü yönlendirir. Kapsamı net işler sabit bedelli, kapsamı belirsiz işler süre ve malzeme esaslı sözleşmeye daha yatkındır. Seçim, risk dağılımına bakılarak yapılır ve tedarik planında gerekçelendirilir.