TWI ile üretim sahasında iş öğretmek: yöntem ve uygulama

TWI nedir ve nereden gelir?

TWI, İngilizce Training Within Industry ifadesinin kısaltmasıdır; Türkçede iş başı eğitim yaklaşımı olarak da anılır. İkinci Dünya Savaşı döneminde Amerika Birleşik Devletleri'nde, savaş üretimini artırmak için tecrübesiz işçilerin hızlıca yetiştirilmesi amacıyla geliştirilmiş bir programdır. Fikir basittir: üretim hattında en çok zaman geçiren ve işçiyle en yakın temas kuran kişi ilk kademe yöneticisidir (usta başı, takım lideri, vardiya amiri); bu kişiye kısa ve standart yöntemler öğretilirse tüm hat daha hızlı öğrenir.

Programın çekirdeğinde birbirini tamamlayan yöntemler bulunur. İş Öğretme (Job Instruction), bir işin başkasına doğru ve hızlı öğretilmesini düzenler. İş Metotları (Job Methods), mevcut iş yönteminin sistemli biçimde iyileştirilmesini sağlar. İş İlişkileri (Job Relations), çalışanlarla ilişkilerde sorun çıkmadan önce yaklaşım geliştirmeyi ve sorun çıktığında yapılandırılmış biçimde ele almayı öğretir. Programın kurumda yaygınlaşması ise eğitici yetiştirmeye dayanır.

Bu yöntem bugün hâlâ kullanılır, çünkü üretimde değişmeyen bir sorunu çözer: işi bilen kişi, işi öğretmeyi her zaman bilmez. TWI, bu becerileri birbirinden ayırır ve öğretmeyi bir yöntem haline getirir.

İş Öğretme yöntemi: nasıl çalışır?

İş Öğretme yönteminin adımları, bir çalışana yeni bir işi öğretirken izlenen sabit bir sıradır. Önce çalışan öğrenmeye hazırlanır: rahatlatılır, işin ne olduğu söylenir, ne kadarını bildiği öğrenilir ve işe ilgisi uyandırılır. Sonra iş gösterilir: öğretici işi yavaşça, anlatarak yapar; bu sırada önemli adımları ve her adımdaki kilit noktaları vurgular. Ardından çalışana yaptırılır: çalışan işi dener, öğretici düzeltir ve çalışan adımları sesli söyleyerek yapar. En sonda takip edilir: çalışan işi tek başına yaparken kime ve ne zaman başvuracağı belirtilir, izlenme sürer ve sorular teşvik edilir.

Yöntemin temel ilkesi şudur: çalışan öğrenmediyse öğretici öğretmemiştir. Bu cümle sorumluluğu öğrenene değil, öğreticiye yükler. Çalışanın yanlış yapması, öğretim yönteminin eksik olduğuna işaret eder.

Kilit nokta kavramı özeldir. Kilit nokta, işin başarısını ya da güvenliğini etkileyen ince bir bilgidir: bir vidayı hangi sırayla sıkmak, bir parçayı hangi yöne çevirmek, elin nerede durması gerektiği gibi. Deneyimli çalışan bunları farkında olmadan yapar ve genellikle öğretirken atlar. Yöntem bu örtük bilgiyi görünür kılmayı amaçlar.

İş kırılım sayfası nasıl hazırlanır?

İş kırılım sayfası, öğretilecek işin yazılı planıdır. Sayfa genellikle şu sütunlardan oluşur: önemli adımlar, kilit noktalar ve kilit noktaların gerekçeleri. Hazırlama sırası şudur.

• İşi gerçek haliyle izleyin. Standart prosedüre değil, işi şu anda iyi yapan kişinin fiilî uygulamasına bakın.
• İşi mantıklı adımlara bölün. Adım, işi ilerleten bir eylemdir; çok ayrıntı vermeyin, çok genel de olmayın.
• Her adım için kilit noktaları belirleyin. Kilit nokta şunlardan birini taşır: işi yapmayı belirleyen bir bilgi, güvenlik riski ya da kalite sonucunu etkileyen ince bir detay.
• Her kilit nokta için gerekçeyi yazın. Gerekçe, öğreneni ikna eder ve işi ezberden anlamaya taşır.
• Sayfayı deneyimli çalışanla birlikte gözden geçirin. Eksik ya da yanlış bir kilit nokta, öğretimde hataya dönüşür.

Sayfa küçük ve okunur olmalıdır; işin başında öğreticinin elinde ya da gözünün önünde durur. Örneğin kurgusal bir ambalaj hattında bir kutunun kapatılması için adımlar şöyle yazılabilir: kutuyu bantlama noktasına yerleştirme, kapakları hizalama, bandı çekme ve kontrol etme. Her adımın altında kilit nokta ve gerekçe bulunur. Sayfa, işin kim tarafından yapıldığından bağımsız ortak bir anlatım standardı sağlar.

İş Metotları: mevcut yöntemi sistemli iyileştirmek

İş Metotları yöntemi, iyileştirme fikrinin tesadüfe bırakılmamasını sağlar. İş, adımlara ayrılarak bir kırılım sayfasına yazılır. Her ayrıntı için sorular sorulur: neden yapılıyor, neden orada, neden o zaman, neden o kişi, neden o şekilde? Her yanıt sorguya açıktır.

Sonra ayrıntılar üzerinde şu hamleler denenir: bir ayrıntıyı kaldırmak, ayrıntıları birleştirmek, sırasını değiştirmek ya da basitleştirmek. Bu hamleler sonucu yeni yöntem tasarlanır, uygulanır ve denenir; bu aşamada çalışanın katılımı kritiktir. Değişikliğin sahada çalışanların onayı olmadan yürümesi çok güç olur.

Uygulamada küçük kazanımlar öne çıkar. Örneğin kurgusal bir montaj masasında parçanın raftan alınması için sürekli uzanmak gerekiyorsa, rafı çalışma alanına yaklaştırmak, bir hareketin kaldırılması anlamına gelir. Hareket sayısındaki küçük bir azalma, vardiya boyunca tekrarlandığında ciddi zaman ve yorgunluk farkı yaratır.

İş Metotları, süreklilik içinde düşünülünce kaizen anlayışına bağlanır. Fark şudur: İş Metotları somut bir iş adımı düzeyinde çalışır ve çalışanın kendi işini sorgulamasını öğretir. Yeni yöntem yazılı hale getirilip standart olarak uygulanmazsa kazanım zamanla kaybolur.

İş İlişkileri ve eğitici yetiştirme

Üretimde sorunların önemli bir kısmı teknik değil, insanla ilgilidir. İş İlişkileri yöntemi, ilk kademe yöneticisine bu sorunları sistemli biçimde ele almayı öğretir. Yaklaşımın önleyici ve düzeltici tarafları vardır. Önleyici tarafta, çalışanlara yaptıkları işin nasıl değerlendirildiğini düzenli bildirmek, değişikliklerden önce haber vermek ve yeteneklerini kullanma fırsatı sunmak gibi alışkanlıklar vardır. Düzeltici tarafta, bir sorun çıktığında olguları toplamak, seçenekleri tartmak, karar vermek ve sonucu izlemek gibi sıralı bir akış izlenir.

Yöntemin önemli ilkesi, bir şikayet ya da çatışma durumunda hemen karar vermemek, önce olguları ve kişinin duygularını ayırmaktır. Duygu da bir olgudur ama ayrı ele alınır.

Eğitici yetiştirme bileşeni, TWI'nın kurumda yaşamasını sağlar. Bir kişiye yöntemi öğretmek yeterli değildir; o kişiyi başkalarına öğretecek kadar yetiştirmek gerekir. Bu amaçla seçilen eğiticilerin kendileri yöntemi uygulayıp geri bildirim alır, sonra bir grubun önünde sunum yapar. Yaygınlaştırma planı hangi bölümlerin, hangi sırayla ve kimler tarafından eğitileceğini belirler.

Bu bileşen yoksa program birkaç kişiyle sınırlı bir kurs olarak kalır. Üst yönetimin desteği ve sahada uygulamanın izlenmesi, yaygınlaştırmanın başarı koşuludur.

Sahada uygulama ve sık yapılan hatalar

TWI sınıfta öğrenilir ama sahada pekişir. İyi bir uygulama şu adımları izler: önce pilot bölüm seçilir; seçilen bölümde en çok hata ya da yavaş öğrenme yaşanan işler belirlenir; bu işler için kırılım sayfaları hazırlanır; takım liderleri yöntemi öğrenip gerçek çalışanlara uygular; sonuçlar hata sayısı, öğrenme süresi ve güvenlik olayları gibi göstergelerle izlenir. Başarı görüldüğünde program diğer bölümlere yayılır.

Sık yapılan hatalar:

• Kırılım sayfasını masa başında yazmak. Sahadaki gerçek iş yerine kağıt üzerindeki işi anlatır.
• Kilit noktaları atlamak. Öğretim yüzeysel kalır, çalışan yanlış alışkanlıklar edinir.
• Gerekçesiz öğretmek. Çalışan neden böyle yapılacağını bilmezse kuralı ihlal etmeye yatkın olur.
• Eğitimi tek seferlik saymak. Yöntem düzenli uygulanmazsa alışkanlığa dönüşmez.
• Takım liderini sistemin dışında bırakmak. TWI'nın hedef kitlesi tam olarak bu roldür.
• İş Metotlarında bulunan iyileştirmeyi standart haline getirmemek.

TWI, iş başı eğitim (OJT) programlarıyla yakın akrabadır; fark, TWI'nın belirli ve standart bir öğretme yöntemi sunması, OJT'nin ise eğitim sisteminin bütününü kapsamasıdır.

Mindset programlarında TWI

Mindset'in TWI (Training Within Industry) ile İş Başı Eğitimi programı bu yöntemin yapısını izler: TWI yaklaşımı ve takım lideri rolü, iş öğretme yöntemi, iş kırılım sayfası hazırlama, öğretme uygulaması ve geri bildirim, iş metotları yöntemi, metot iyileştirme uygulaması, iş ilişkileri yöntemi ve eğitici yetiştirme ile yaygınlaştırma modülleri.