Projelerde sürdürülebilirlik: kararlara nasıl girer?

Sürdürülebilirlik proje yönetiminde ne anlama gelir?

Proje yöneticisi için sürdürülebilirlik, bir taahhüt cümlesi değil karar kalitesi sorusudur: bu çıktıyı bugün teslim etmek, yarın işletmek ve ömrünün sonunda devretmek hangi çevresel, toplumsal ve ekonomik sonuçları doğurur? Soru yalnız karbon ve atıkla sınırlı değildir. Çalışma koşulları, yerel topluluk üzerindeki etki, tedarik zincirindeki iş güvenliği ve çıktının işletme maliyeti de bu soruya girer.

Bu bakış, projeyi bir teslim tarihine indirgeyen yaklaşımdan farklıdır. Kapsamı, bütçeyi ve takvimi tutturan ama işletmeye yüksek enerji tüketimi, zor bakım ya da uyum riski bırakan bir proje, kâğıt üzerinde başarılı görünür ve gerçekte değer üretmez. Sürdürülebilirlik bu yüzden değer kavramının parçasıdır.

İş ortamı açısından da bir zorunluluk giderek belirginleşiyor: kurumların sürdürülebilirlik raporlaması, müşteri ve düzenleyici beklentileri proje portföyüne iniyor. Projeye katılan herkes aynı beklentiyi farklı dille duyar. Yönetici bu beklentileri tek bir ölçülebilir çerçevede toplamalıdır.

Proje yaşam döngüsünde hangi anda ne sorulur?

Sürdürülebilirliği son aşamaya bırakmak en sık yapılan hatadır; çünkü etkinin büyük kısmı erken kararlarla belirlenir. Bu sorular her aşamada kısa bir toplantıda ele alınabilecek kadar yalındır.

Başlatmada iş gerekçesi sorgulanır: bu projenin çevresel ve toplumsal faydası ya da bedeli ne, hangi alternatif aynı hedefe daha az yükle ulaşır? Planlamada kapsam ve tedarik netleşirken malzeme, enerji, taşıma ve tedarikçi koşulları değerlendirme ölçütüne eklenir. Yürütmede hedeflerin izlenmesi, sapmaların kayıt altına alınması ve ekibin farkındalığı gelir. Kapanışta çıktının devri, bakım bilgisi, bertaraf planı ve öğrenilen dersler kayda geçer.

Bu sorular kontrol listesi gibi okunmamalı. Her biri bir karar noktasına bağlanmalı: örneğin tedarikçi seçim toplantısında sürdürülebilirlik ölçütü puan tablosunda satır olarak durmuyorsa, konuşulmayacaktır.

Paydaşlar, risk ve tedarik: somut kaldıraçlar

Paydaş analizi sürdürülebilirlik için de ilk araçtır. Çıktıdan etkilenen yerel topluluk, çalışanlar, düzenleyiciler ve kurumun sürdürülebilirlik ekibi proje listesinde yer almıyorsa, itirazlar proje ilerlediğinde ve en pahalı anda ortaya çıkar. Her paydaşın beklentisi ve etkisi kaydedilir; çatışan beklentiler sponsorla birlikte önceliklendirilir.

Risk kaydı ikinci kaldıraçtır. Çevresel ve toplumsal riskler sıradan riskler gibi olasılık, etki, sahip ve eylemle yazılır: tedarikçinin yasal uyumsuzluğu, atık yönetiminde aksama, düzenleme değişikliği, itibar kaybı. Fırsatlar da yazılır; enerji verimli bir tasarım işletme yükünü azaltıyorsa bu bir fırsat kaydıdır.

Tedarik üçüncü kaldıraçtır. Satın alma ölçütlerine tedarikçinin çevre ve çalışma koşulları uygulamaları, ürünün ömrü ve bakım kolaylığı eklenir. Bu ölçütler yalnız ihale sırasında değil sözleşme maddelerinde de yer almalıdır; yoksa seçim sonrasında denetlenemez.

Hedefleri ölçülebilir ve sahipli kılmak

Sürdürülebilirlik hedefleri çoğu zaman niyet cümlesi olarak kalır. Çözüm, her hedefi bir ölçüte, bir sahibe ve bir kontrol noktasına bağlamaktır. Örneğin yalnızca atığı azaltmak yerine, hangi atık türünün, hangi aşamada, hangi kayıt kaynağından ölçüleceği belirlenir. Sorumlu bir kişi atanır ve durum raporlarında bu ölçüt diğer performans göstergeleriyle aynı sayfada görünür.

Ölçüt seçerken veriye erişim önemlidir. Toplanamayan bir veri için hedef yazmak, raporda boşluk bırakır. Mevcut sistemlerden alınabilecek göstergeler ile projeye özgü ek ölçümler ayrılır ve ek ölçüm maliyeti plana yazılır.

Hedefler arasındaki gerilim saklanmamalıdır. Düşük karbonlu bir malzeme maliyeti artırabilir; yerel üretim takvimi uzatabilir. Bu tür ödünleşimler gizli kalırsa, yürütme sırasında sessizce sürdürülebilirlikten vazgeçilir. Karar kaydı, hangi hedefin hangi gerekçeyle öne alındığını gösterir.

Sık yapılan hatalar

İlk hata sürdürülebilirliği proje bittikten sonra raporlanacak bir başlık saymaktır. Veri o zaman toplanamaz, kararlar çoktan verilmiştir.

İkinci hata tek boyuta odaklanmaktır. Çevresel kazanım sağlayan ama çalışma koşullarını kötüleştiren ya da işletme maliyetini kontrol edilemez hale getiren bir çözüm sürdürülebilir değildir.

Üçüncü hata sorumluluğu tek kişiye bırakmaktır. Sürdürülebilirlik uzmanı çerçeveyi kurabilir ama tedarik, tasarım, yürütme ve kapanış kararları farklı kişilerdedir. Herkesin kendi kararında sorması gereken soruyu bilmesi gerekir.

Dördüncü hata sürdürülebilirlik ile maliyeti karşı karşıya koymaktır. Yaşam döngüsü maliyeti hesaplandığında, ilk yatırım yüksek olan seçenek işletme boyunca daha ucuz çıkabilir. Bu karşılaştırma yapılmadan alınan karar, kısa vadeli bakışla sınırlı kalır.

Örnek senaryo: ofis taşınma projesi

Bir kurum yeni binaya taşınıyor. Başlatma aşamasında proje yöneticisi, mevcut mobilyanın yeniden kullanımını ve yeni alımı karşılaştıran bir seçenek analizi ister. Planlamada tedarik ölçütlerine ürünün ömrü, onarılabilirliği ve tedarikçinin geri alma uygulaması eklenir. Risk kaydına nakliye sırasında oluşacak atığın bertarafı ve çalışanların geçiş dönemindeki iş güvenliği yazılır.

Yürütmede atık miktarı ve geri dönüşüm oranı, durum raporunda takvim ve bütçe göstergeleriyle aynı sayfada izlenir. Bir tedarikçinin teslim ettiği ürünlerin ambalajı beklenenden fazla çıkınca sorun kayda alınır ve sözleşmedeki madde gereğince düzeltme istenir. Kapanışta devir dosyasına bakım talimatları, garanti bilgileri ve kullanım ömrü sonunda ürünlerin nereye iade edileceği eklenir.

Proje takvimi ve bütçesi içinde tamamlanır; ayrıca kurum, işletme dönemine temiz bir devir ve ölçülebilir bir sürdürülebilirlik kaydı bırakmış olur.

Proje başında sorulacak soru listesi

Başlatma toplantısında kullanılabilecek kısa bir liste şöyledir:

• Çıktı işletmeye alındığında hangi kaynakları ne ölçüde tüketecek?
• Hangi paydaş grupları çevresel ya da toplumsal bir etkiden sorumlu tutulabilir?
• Kurumun mevcut sürdürülebilirlik politikası projeye hangi ölçütleri getiriyor?
• Tedarik zincirinde çalışma koşulları ve uyum açısından riskli halka nerede?
• Çıktının ömrü bittiğinde sorumluluk kimde, bertaraf ya da yeniden kullanım yolu ne?
• Hangi veriler mevcut sistemlerden alınabilir, hangileri için ek ölçüm gerekir?

Cevapların çoğu ilk toplantıda tam gelmeyebilir. Önemli olan soruların kayda geçmesi ve her birinin sahibinin belirlenmesidir; bu kayıt sonraki aşamalarda neyin ihmal edildiğini görmeyi sağlar.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız

PMP hazırlık programında iş ortamı domaininin uyum, değer ve sürdürülebilirlik başlığı, projeyi kurumsal beklentilerle bağlama becerisini ele alır. Proje yönetimi uzmanlığı programı ise paydaş, risk, tedarik ve kapanış konularını bütün olarak işler. Sürdürülebilirlik sorularını bu başlıkların içine yerleştirmek isteyen proje yöneticileri ve PMO çalışanları için uygun bir zemindir.