Risk rezervi hesabı: beklenmedik durum ve yönetim rezervi

Rezervin cevapladığı sorular: tanımlı ve tanımsız belirsizlik

Rezerv kavramı farklı sorulara cevap verir. Tanımladığımız riskler gerçekleşirse bedeli ne olur? Bunun cevabı beklenmedik durum rezervidir. Henüz tanımlayamadığımız şeyler çıkarsa ne yaparız? Bunun cevabı yönetim rezervidir.

Beklenmedik durum rezervi, risk kayıt defterindeki belirli risklere bağlıdır. Maliyet baseline'ın bir parçasıdır ve proje yöneticisi risk gerçekleştiğinde bunu kullanabilir. Yönetim rezervi ise baseline'ın dışında tutulur; proje yöneticisinin tek başına karar vermesi yerine genellikle üst yönetim onayı gerekir. Kullanıldığında ise baseline'a eklenir.

Bu ayrımın pratik sonucu şudur: proje bütçesi, baseline ile yönetim rezervinin toplamıdır. Tanımlı bir risk gerçekleştiğinde proje yöneticisi beklenmedik durum rezervini kullanır; tanımlanamayan belirsizlikler ise yönetim rezervine gider. Rezervlerin kullanım kuralı, kimin onaylayacağı ve nasıl kaydedileceği baştan yazılmalıdır.

Rezerv hesabı risk yönetim sürecine bağlıdır. Riskler henüz tanımlanmadıysa önce risk kayıt defteri kurulur ve riskler bir risk matrisiyle önceliklendirilir; rezerv hesabı ancak bundan sonra anlamlı olur.

Riskten rezerve: beklenen parasal değer

En doğrudan yöntem, riskleri tek tek değerlendirip beklenen parasal değerlerini (EMV) toplamaktır. Her risk için şu girdiler gerekir: gerçekleşme olasılığı ve gerçekleşirse maliyet etkisi. Beklenen parasal değer bu girdilerin çarpımıdır.

Kurgusal bir örnek: Risk A'nın olasılığı 0,40, etkisi 50 parasal birimdir; beklenen değeri 20 olur. Risk B'nin olasılığı 0,10, etkisi 120'dir; beklenen değeri 12 olur. Risklerin beklenen değerleri toplandığında 32 parasal birimlik bir başlangıç rezervi çıkar.

Bu yaklaşımın sınırlarını bilmek gerekir. Toplam beklenen değer bir ortalamadır: gerçek sonuç bu değerin altında ya da üstünde çıkabilir. Ayrıca riskler birbirinden bağımsız varsayılır; birbirini tetikleyen riskler varsa toplam yanıltıcı olabilir. Olasılık ve etki tahminleri öznel olabilir; bu yüzden tahminlerin kime, hangi veriye dayandığı kayıt altına alınmalıdır. Nicel analiz yöntemleri ve karar ağaçları için proje risk programlarında ayrıntılı çalışma yapılır.

Bu yöntem özellikle risk sayısı sınırlı ve tanımlı olduğunda hızlı ve açıklanabilir bir sonuç verir. Fırsatlar varsa bunlar ayrıca ele alınır; tehditlerin beklenen değerinden düşmek, rezervi fazla küçültebilir.

Benzetimle güven düzeyi seçmek

Belirsizliğin tek bir ortalamayla değil bir aralıkla ifade edilmesi gerektiğinde Monte Carlo benzetimi kullanılır. Benzetim, her riskin ve belirsiz maliyet kaleminin olası aralığını modelleyip çok sayıda rastgele senaryo üretir ve toplam maliyetin dağılımını çıkarır. Sonuç, tek bir sayı yerine bir olasılık eğrisidir: belirli bir maliyetin altında kalma olasılığı nedir?

Rezerv bu eğrinin üzerinde seçilen bir güven düzeyiyle belirlenir. Örneğin P80, benzetim senaryolarının büyük bölümünün altında kaldığı maliyet düzeyini gösterir. Rezerv, seçilen güven düzeyindeki maliyet ile risk payı eklenmemiş temel maliyet tahmini arasındaki farktır. Güven düzeyi yükseldikçe rezerv büyür ve projenin bütçe içinde kalma olasılığı artar; ama bütçe de şişer. Hangi düzeyin uygun olduğu, kuruluşun risk iştahına, projenin kritikliğine ve sponsorun kabul edeceği belirsizliğe bağlıdır.

Monte Carlo modelinin nasıl kurulduğu ve yorumlandığı ayrı bir konudur. Rezerv açısından önemli olan, benzetimin karara sağladığı katkıdır: tek bir ortalama yerine, farklı güven düzeylerinde rezerv ihtiyacı görülür ve karar sponsorla birlikte, açık bir bedel-güven dengesi üzerinden verilir.

Benzetimin kalitesi girdilerin kalitesine bağlıdır. Tarihsel veri ve uzman görüşü yoksa, modelin çıktısı da zayıf olur.

Rezervi yönetmek: kullanım, izleme ve yeniden hesaplama

Rezerv bir kez ayrılıp unutulan bir kalem değildir. Kullanım kuralı olmayan rezerv, gerçekleşen risk dışındaki sapmaları örtmek için tüketilebilir. Bunu önlemek için şunlar yapılır: • Rezervin hangi riske bağlı olduğunu kayıtta açıkça belirtmek • Rezervden harcama yapılırken hangi riskin gerçekleştiğini ve neden bu miktarın gerektiğini kaydetmek • Gerçekleşen risklerle kalan rezervi düzenli raporlamak • Riskin ortadan kalktığı durumlarda ilgili rezervi serbest bırakmak ve kayda geçirmek • Proje ilerledikçe, yeni risklerle ve gerçekleşmelerle rezervi yeniden hesaplamak

Rezervin kullanımı ilerleme raporlarına da yansımalıdır. Kalan rezerv ile kalan risk maruziyetini yan yana göstermek, yönetim kuruluna projenin belirsizlik payını dürüstçe aktarır. Bunun için maliyet izleme araçları ve proje durum raporu çalışmaları yardımcı olabilir.

Yönetim rezervi için ek bir disiplin gerekir: kullanım talebi gerekçeli ve belgeli olmalı, onay mercii baştan belli olmalıdır. Onaylanan tutar baseline'a eklendiğinde plan ve rapor güncellenir.

Sık hatalar

Rezerv hesabında tekrarlayan hatalar şunlardır.

Gerekçesiz yüzde eklemek: 'Her bütçeye belirli bir pay ekleyelim' yaklaşımı, riskle ilişkisi kurulmadığı için savunulamaz. Tarihsel verilere dayalı bir oran kullanılacaksa, dayanağı yazılmalıdır.

Rezerv türlerini karıştırmak: Tanımlı risk için yönetim rezervi, tanımsız belirsizlik için beklenmedik durum rezervi ayırmak, yetki ve kayıt düzenini bozar.

Çift sayım: Aynı riskin etkisini hem iş maliyetine hem rezerve eklemek ya da aynı riski farklı adlarla yeniden saymak toplamı şişirir.

Bağımlı riskleri bağımsız saymak: Birbirini tetikleyen riskler toplamda daha büyük etki yaratabilir.

Fırsatları unutmak ya da tehditlerle gelişigüzel netleştirmek: Fırsatlar ayrıca kaydedilmeli, rezerv hesabına ancak açık bir kuralla yansıtılmalıdır.

Rezervi sabit bırakmak: Riskler değiştikçe rezerv de güncellenmelidir.

Gizli rezerv: Aktivite tahminlerine küçük paylar eklemek, rezervi görünmez kılar ve şeffaflığı bozar. Rezervin açık, adlandırılmış ve izlenebilir olması gerekir.

Son olarak, rezervin sunumunda sponsora seçenekleri göstermek gerekir: hangi güven düzeyinde ne kadar rezerv, hangi bedelle. Karar böylece sponsorun risk iştahına dayanır.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Proje Risk Uzmanlığı Sertifika Programı, 'Nicel Risk Analizi ve Karar Analizi Yöntemleri' ile 'Monte Carlo Simülasyonu ve Rezerv Yönetimi' modüllerini, risk yanıt stratejileri ve izleme ile birlikte işler. Proje Maliyet ve Bütçe Yönetimi programı ise maliyet tahmini, bütçe belirleme, maliyet baseline ve maliyet kontrolü başlıklarını içerir; rezervin baseline ile ilişkisi bu çerçevede ele alınır.

Proje risk uzmanları, maliyet kontrol ve planlama uzmanları ile sponsora rezerv gerekçesi sunması gereken proje yöneticileri için uygundur.