Koşullu Biçimlendirme: Değerlere Göre Renk, Çubuk ve Simge Uygulamak

Koşullu biçimlendirme neyi çözer?

Bir tabloda çok sayıda satır olduğunda okur hangi değerlerin hedefin altında kaldığını ya da aykırı olduğunu tek tek okuyarak bulmak zorundadır. Koşullu biçimlendirme bu işi göze yaptırır: değere göre hücreyi boyar, yanına çubuk koyar ya da bir simge ekler. Böylece örüntü, sapma ve en yüksek değerler ilk bakışta fark edilir.

Power BI’da bu özellik tablo ve matris görsellerinin değer hücrelerinde, toplam ve alt toplamlarında kullanılır. Satır ve sütun başlıkları biçimlendirilemez. Özellik tablo ve matrisin ötesinde sütun ve çubuk grafikleri, kartlar, düğme dilimleyiciler gibi başka görsellerde de bulunur; tablo ve matristeki seçenekler ise en ayrıntılı olanlardır.

Biçimlendirmeyi alanın kendi değerine ya da başka bir alana veya ölçüye bağlayabilirsiniz. Bu esneklik güçlüdür: bir sütunun rengini başka bir sütundaki hedefe göre belirleyebilirsiniz.

Hangi biçimlendirme türünü seçmelisiniz?

Biçimlendirme alan menüsünden açılır. Visualizations bölmesinde biçimlendirilecek alanın yanındaki oka tıklayıp Conditional formatting seçeneğini açar ve türü seçersiniz: Background color, Font color, Data bars, Icons ya da Web URL. (Türkçe arayüzdeki adlar sürüme göre değişebilir.) Kaldırmak için aynı menüden Remove conditional formatting kullanılır.

Seçim, söylemek istediğiniz şeye bağlıdır. Değerin büyüklüğünü ve dağılımını göstermek istiyorsanız renk ölçeği ya da veri çubuğu uygundur. “Hedefin altında mı üstünde mi” gibi durum bilgisi için kurallar ya da simgeler daha açıktır. Rengin başka bir alandan gelmesini istiyorsanız alan değeri stilini seçersiniz.

Bu kararın ardından renk seçimi gelir. Renk tek başına anlam taşımamalıdır: renk körlüğü olan okurlar için renk yanında bir simge ya da sayı bulunması en güvenli yoldur.

Renk ölçeği ve kurallar

Renk ölçeğinde, biçimlendirmenin dayanacağı alanı ve özetleme türünü seçersiniz. Ardından boş değerlerin nasıl biçimlendirileceğini belirler, en küçük ve en büyük değere karşılık gelecek renkleri seçersiniz. İsterseniz bir orta renk de ekleyebilirsiniz; örneğin negatif ve pozitif sapmaları zıt renklerle, nötr değeri ortada göstermek için. En küçük ve en büyük değerler alanın gerçek aralığından alınabilir ya da elle girilebilir.

Kurallarda ise değer aralıkları ve her aralığın rengi tanımlanır. Her kural “değer şundan büyük eşit ve şundan küçük” biçimindedir. Örneğin hedef gerçekleşme oranı için hedefin altı kırmızı, hedefe yakın sarı, hedef ve üstü yeşil yapılabilir. Kurallar toplam ve alt toplam hücrelerine de uygulanabilir.

Dikkat edilecek bir ayrıntı yüzde alanlarıdır. Alan yüzde değer taşıyorsa kural değerlerini ondalık yazın ve sayı biçimini “Number” seçin: yüzde 25 için 0,25 gibi. “Percent” seçimi aralığın yüzdesi olarak çalışır ve beklenmedik sonuç verebilir. Negatif değerlerin olabileceği alanlarda sıfırdan küçük değerler için de bir kural tanımlayın, aksi halde bu hücreler biçimlendirilmeden kalır.

Ölçüyle renk vermek: alan değeri stili

Kurallar yetmediğinde renk mantığını bir DAX ölçüsüne taşırsınız. Alan değeri stilinde biçimlendirme, bir alanın ya da ölçünün döndürdüğü renk adına ya da koduna dayanır. Renk adı olarak Green, SkyBlue gibi adlar, onaltılık kodlar, RGB ve HSL değerleri kullanılabilir.

Gerçekleşenin hedefle karşılaştırıldığı basit bir ölçü:

Durum Rengi = IF([Gerçekleşen] >= [Hedef], "Green", "Red")

Sonra tablodaki alanın arka plan rengi iletişim kutusunda Format style olarak Field value seçilir ve ölçü gösterilir. Hedefi sabit eşik yerine bir ölçüden alması, aynı kuralı farklı ürün ya da bölgelerde farklı hedeflere uygulayabilmenizi sağlar.

Metin değerleri için de aynı yol izlenir. Excel’den farklı olarak Power BI’da “Teslim edildi” metnine doğrudan mavi renk veremezsiniz; önce metne göre renk adı döndüren bir ölçü yazarsınız:

Durum Metni Rengi = SWITCH(MAX('Siparişler'[Durum]), "Teslim edildi", "Green", "Gecikti", "Red", "Gray")

Ardından durum alanının biçimlendirmesini bu ölçüye bağlarsınız. Alan değeri stili en esnek yoldur, çünkü koşul mantığı DAX’ın tamamını kullanabilir.

Veri çubukları, simgeler ve web bağlantısı

Veri çubukları hücre içinde değerle orantılı bir çubuk çizer. Varsayılan olarak çubuk ve değer birlikte görünür; “Show bar only” seçeneğiyle yalnızca çubuk bırakabilirsiniz. En küçük ve en büyük değerleri, çubuk rengini, yönünü ve eksen rengini ayarlayabilirsiniz. Satırlar arası büyüklük karşılaştırması için en doğal biçimdir.

Simgelerde Rules ya da Field value stili seçilir. Simgenin değerin soluna mı sağına mı geleceği, yoksa yalnızca simge mi gösterileceği Icon layout ile belirlenir. Yön okları, trafik ışıkları, işaretler ve derecelendirme simgeleri gibi hazır setler vardır; her kural aralığı için simgeyi tek tek değiştirebilirsiniz. Alan değeri stilinde bir sütundaki görsel adreslerini kullanarak özel simge de gösterebilirsiniz.

Web URL biçimi, bir sütundaki bağlantıyı başka bir alanın değerine ekleyerek etkin hale getirir. Örneğin eyalet adı, eyalet web sitesinin adresine bağlanır.

İyi bir uygulama, renk ve simgeyi birlikte kullanmaktır. Aynı sütunda birden fazla tür birleştirilebildiği için renkle işaretlenen durum, yanına konan simgeyle de pekiştirilebilir.

Sınırlamalar ve sık hatalar

Koşullu biçimlendirmede sık karşılaşılan sorunlar bellidir.

• Gruplama olmayan tablo tek satır gibi görüntülenir ve koşullu biçimlendirmeyi desteklemez. Biçimlendirmenin çalışması için tablonun bir gruplaması olmalıdır.
• Biçimlendirmenin dayandığı alan bir özetleme ya da ölçü gerektirir; bu yüzden ham sütunlarda “First”, “Last” gibi özetlemeler görürsünüz.
• Verinizde NaN, yani sayı olmayan değerler varsa otomatik en küçük ve en büyük değerli gradyan ve yüzde kuralları kullanılamaz. NaN çoğunlukla sıfıra bölmeden oluşur; DIVIDE fonksiyonu bu hatayı önler.
• Elle verdiğiniz arka plan ya da yazı rengi, koşullu biçimlendirmeyle ezilir. Önce hangi renk kaynağının geçerli olacağına karar verin.
• Yazdırmada arka plan renkleri ve veri çubukları görünmüyorsa tarayıcının yazdırma ayarlarında “Background graphics” seçeneğini açın.
• Yüzde alanlarında “Percent” yerine “Number” kullanmamak yanlış aralıklara yol açar.

Bu kontrol listesini görsel bittiğinde bir kez baştan gözden geçirmek, birçok biçimlendirme sorununu ortaya çıkarır.

Öğrenme yolu: tek renkten ölçüyle renge

Koşullu biçimlendirmeyi öğrenmenin doğal sırası basitten esnek olana doğrudur. Önce tek bir sayısal sütuna renk ölçeği uygulayıp en küçük ve en büyük değerlerin ne yaptığını gözlemleyin. Sonra aynı sütun için kurallar tanımlayıp eşiklere göre durum verin. Bunun ardından renk mantığını bir ölçüye taşıyıp alan değeri stilini deneyin. Son olarak renk, veri çubuğu ve simgeyi birleştirip okunabilirlik ve erişilebilirlik açısından değerlendirin.

Her aşamada küçük bir kontrol işe yarar: aynı veriyi bir arkadaşınıza gösterip hangi hücrelerin dikkat çektiğini sorun. Dikkat çeken hücreler sizin vurgulamak istediklerinizse biçimlendirme işini yapıyordur.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Uygulamalı Power BI ile Veri Analitiği ve Görselleştirme Sertifika Programı, Power BI’da veri görselleştirme uygulamaları ile gösterge tablo ve pano kullanımı başlıklarında bu biçimlendirmeyi uygulamalı olarak ele alır. Power BI ile Veri Görselleştirme programı rapor tuvali ve görsel seçimi ile renk, tema ve görsel tasarım başlıklarıyla okunabilir rapor tasarımına odaklanır. Yönetici panosu hazırlayan analistler için bu beceri, raporun hızlı okunmasını sağlar.