Power Automate ile Onay Akışı Kurma Rehberi

Onay akışı neyi çözer?

Satın alma talebi, izin başvurusu, harcama raporu, sözleşme ya da belge imzası gibi işlerde birinin karar vermesi gerekir. Bunlar e-posta zincirinde yürüdüğünde kim neyi onayladı, talep hangi aşamada bekliyor, geciken var mı sorularının cevabı kaybolur. Power Automate'in onay özelliği, karar noktasını akışın içine koyar: talep onaycıya iletilir, yanıt gelene kadar akış bekler, yanıt geldiğinde sonraki adımlar kendiliğinden çalışır.

Microsoft'un belgelerinde örnek kullanım olarak izin onayı, imza gerektiren belgeler ve harcama raporu sayılır. Aynı kalıp bir satın alma, erişim talebi ya da içerik yayın onayına da uyar. Süreç ne olursa olsun yapı aynıdır: talep, karar, sonuca göre eylem.

Kurulumdan önce: önkoşullar ve onay türleri

Microsoft Learn'e göre onay akışları Dataverse'te saklanır. İlk kez kullanılan varsayılan olmayan bir ortamda veritabanı otomatik hazırlanır ve ilk onay akışını çalıştıran kullanıcının ortamda yönetici rolü olması gerekir; varsayılan ortamda ayrıca bir hazırlık gerekmez. Onay bağlayıcısı standart bağlayıcıdır, yani standart bağlayıcı kullanım hakkı veren lisans yeterlidir.

Başlangıç için en pratik eylem, belgelerde de önerilen Start and wait for an approval (onayı başlat ve bekle) eylemidir. Menü adları arayüz diline göre değişebilir. Bu eylemde seçebileceğiniz onay türleri:

• Onayla/Reddet, herkesin onayı gerekli: Tüm onaycılardan yanıt beklenir; bir ret gelirse akış devam eder.
• Onayla/Reddet, ilk yanıt: Onaycılardan birinin kararı süreci tamamlar.
• Özel yanıtlar, hepsini bekle: Seçenekleri siz tanımlarsınız; herkes yanıtlamalıdır.
• Özel yanıtlar, birini bekle: Seçenekleri siz tanımlarsınız; tek yanıt yeter.
• Sıralı onay: Onaycılar belirlediğiniz sırayla, biri yanıtlayınca diğerine geçer.

Adım adım: ilk onay akışını kurmak

Örnek olarak bir satın alma talebi akışını düşünelim. Talep bir form ya da liste kaydı olarak gelir.

• Tetikleyiciyi seçin. Yeni bir liste öğesi eklenmesi, form gönderimi ya da elle başlatma uygundur. Belgelerdeki örnek de bir listeye yeni öğe eklenince onay başlatır.
• Onay eylemini ekleyin. Onay türünü seçin, bir başlık yazın (talebi görünce anlaşılsın), onaycıyı atayın ve ayrıntı alanına talep eden, tutar, gerekçe gibi karar için gereken bilgiyi dinamik içerikle doldurun. Talebin bağlantısını da ekleyin ki onaycı kaynağa ulaşabilsin.
• Sonuca göre dallanın. Onay eyleminin ürettiği sonuç (outcome) değerini bir koşul eylemiyle sorgulayın: onaylandıysa bir dal, reddedildiyse diğer dal çalışır.
• Onay dalında kaydı güncelleyin, talep edene bildirim gönderin, gerekiyorsa sonraki sistemi tetikleyin.
• Ret dalında durumu reddedildi olarak yazın ve ret gerekçesi yorumunu talep edene iletin.
• Test edin. Kendi adınıza bir talep oluşturup hem onay hem ret yolunu deneyin.

Onaycıyı atamak ve yanıt kanalları

Microsoft Learn'e göre onaycı olarak Dataverse ortamınızdaki ya da Microsoft Entra kiracınızdaki kullanıcıları, konuk kullanıcıları ve gruplarını atayabilirsiniz. Konuk kullanıcı davetini kabul etmemişse onaycı listesinden çıkarılır ve sürece katılmaz. Ortam dışındaki kullanıcıya atama yapıldığında, yanıtlarının işlenmesi için Onay Kullanıcısı güvenlik rolü otomatik verilir; bazı kiracı yapılandırmaları buna izin vermez.

Onaycı, atandıktan sonra isteği Outlook e-postasından, Microsoft Teams uyarlanabilir kartından ya da Power Automate eylem merkezinden yanıtlayabilir. Bu yüzden onaycının bilgisayar başında olması gerekmez; mobilde de karar verebilir. Onaycı seçerken sabit kişi yerine mümkünse rol ya da grup kullanın; kişi izne çıktığında süreç tıkanmaz.

Sıralı onay, paralel onay ve zaman aşımı

Gerçek süreçlerde tek onaycı nadirdir. Tasarım kararınız şöyle şekillenir:

• Tutar eşiğine göre kademeli onay: Düşük tutarlı talepler bölüm yöneticisinde biter, yüksek tutarlı talepler ikinci bir onaycıya gider. Bunu koşul eylemiyle kurar ve gerekirse sıralı onay türünü kullanırsınız.
• Paralel onay: Hukuk, finans ve bilgi güvenliği aynı anda görüş verecekse herkesin onayı gerekli türünü seçin; süre kısalır.
• Zaman aşımı ve hatırlatma: Onaycı yanıt vermezse süreç sonsuza kadar beklemesin. Onay eylemine paralel bir bekleme dalı kurup süre dolunca hatırlatma gönderin ya da bir üst yöneticiye yükseltin. Eylemlerin zaman aşımı ayarını da kontrol edin.
• Devir ve vekâlet: Onaycının yokluğunda talebin kime gideceğini önceden tanımlayın; bu, çoğu zaman teknik değil süreç tasarımı sorusudur.

Akış tasarlarken önce kâğıt üzerinde karar ağacını çizin; sonra Power Automate'e geçirin. Bu çalışma, Mindset'in İş Akışı Tasarımı ve Onay Süreçleri programındaki süreç analizi ve onay süreci tasarımı kısmının konusudur.

Sık yapılan hatalar

• Onay başlığına ve ayrıntısına yeterli bilgi koymamak; onaycı karar vermek için başka sisteme gitmek zorunda kalır ve bekletir.
• Sonuç değerini koşulda yanlış okumak; reddedilen talebin onay dalına düşmesine yol açar. Onay ve ret dallarını mutlaka test edin.
• Onaycıyı tek kişiye sabitlemek; izin ve görev değişiminde süreç durur.
• Ret durumunu tasarlamamak; talep eden sonuçsuz kalır.
• Zaman aşımı koymamak; yanıtsız talepler akışı günlerce askıda tutar.
• Konuk veya ortam dışı kullanıcıları onaycı atayıp kiracı kısıtlamalarını kontrol etmemek.
• Onay geçmişini kayıt altına almamak; denetimde kimin ne zaman onayladığını göstermek gerekir. Sonucu ve zaman damgasını bir listeye ya da veri tabanına yazın.

Bu becerinin Mindset programlarındaki yeri

Power Automate ile İş Akışı programında Onay Akışları Tasarımı ve Tetikleyiciler ve Eylemler modülleri bu kurulumu doğrudan çalışır; Koşullu Mantık ve Döngüler modülü dallanma ve çoklu onaycı mantığını tamamlar. İş Akışı Tasarımı ve Onay Süreçleri programı ise önce süreci analiz etme, onay kademelerini tasarlama ve uyum gereklerini belirleme tarafını kapsar.

Bu içerik, e-posta ile yürüyen onayları sisteme taşımak isteyen operasyon, finans, insan kaynakları ve satın alma ekipleri ile bu akışları kuran iş analistleri için uygundur. Kurumsal ekiplerde onay kademesini önce süreç sahibiyle kâğıt üzerinde netleştirmek, kurulumdan sonra revizyon ihtiyacını azaltır.