Outlook'ta kurallarla gelen kutusunu otomatik düzenleme

Kural nedir, ne zaman çalışır?

Outlook kuralı, belirlediğiniz koşula uyan iletiye otomatik bir eylem uygulayan tanımdır. İleti geldiğinde belirli klasöre taşınır, önem düzeyi değişir, bir kategoriyle işaretlenir ya da başka bir kişiye iletilir. Kural bir kez kurulur ve sizin müdahaleniz olmadan çalışmaya devam eder.

Kuralın temel mantığı şu bileşenlerden oluşur: bir ad, bir ya da daha fazla koşul, bir ya da daha fazla eylem ve isteğe bağlı istisnalar. Koşul, iletinin hangi özelliğine bakılacağını (gönderen, konu, alıcı, ek varlığı) söyler. Eylem, koşul sağlandığında ne olacağını belirler. İstisna ise kuralın çalışmayacağı durumları tanımlar. Bu parçalar netleştiğinde, hangi kuralın ne yaptığı kolayca anlaşılır.

Kurallar, tek başına gelen kutusu temizliğinin ötesinde, kritik iletilerin gözden kaçmaması için de kullanılır: yöneticiden gelen ya da belirli bir müşteriden gelen iletiyi öne çıkaran bir kural, yoğun günde fark yaratır.

Yeni Outlook'ta kural oluşturma

Microsoft'un anlatımına göre yeni Outlook'ta en hızlı yol, ileti listesinde kuralı oluşturmak istediğiniz iletiye sağ tıklayıp Kurallar üzerine gelmek ve Kural oluştur'u seçmektir. Belirli bir göndericiden gelen tüm iletiyi klasöre taşıyan kural bu yolla kısa sürede kurulur.

Daha ayrıntılı kural için Ayarlar, Posta, Kurallar yolu izlenir. Her kuralda ad, koşul ve eylem bulunmalıdır; Koşul ekle, Eylem ekle ve Özel durum ekle seçenekleriyle birden fazla koşul, eylem ve istisna tanımlanabilir. Düzenlemek için aynı ekranda kuralın yanındaki düzenleme simgesi kullanılır.

Önemli bir ayrıntı: varsayılan olarak kural yalnızca oluşturulduktan sonra gelen iletilere uygulanır. Gelen kutunuzdaki mevcut iletileri de düzenlemek istiyorsanız aynı ekranda kuralın yanındaki Kuralı şimdi çalıştır seçeneğini kullanın.

Klasik Outlook ve web üzerinde kurallar

Klasik Outlook'ta bir iletiye sağ tıklayıp Kurallar, ardından Kural Oluştur yolunu izleyerek koşul ve eylemi seçebilirsiniz. Daha kapsamlı yönetim için Dosya, Kuralları ve Uyarıları Yönet ekranı kullanılır; burada yeni kural oluşturulur, şablon seçilir ve mevcut kurallar düzenlenir. Kuralları elle çalıştırmak için aynı yönetim ekranındaki Kuralları Şimdi Çalıştır seçeneği vardır.

Web üzerinde Outlook ve Outlook.com'da kurallar Ayarlar, Posta, Kurallar bölümündedir. Ad, koşul ve eylem girilir. Varsayılan olarak Daha fazla kural işlemeyi durdur seçeneği açıktır; bu açıkken bir ileti birden fazla kurala uyuyorsa yalnızca ilk kural uygulanır. Kuralların sırası listede oklarla değiştirilebilir. Outlook.com'da mevcut iletilere kural uygulama bu sürümde desteklenmez; yeni kural yalnızca oluşturulduktan sonra gelen iletilere işler.

Microsoft ayrıca, bazı klasik kuralların yeni Outlook'ta çalışmayabileceğini belirtir. Sürüm değiştirirken kurallarınızı gözden geçirin.

Pratik kural örnekleri

Kurallar, net ve tekrar eden ayrımlarda güvenilir sonuç verir:

• Belirli göndericiden gelen iletiyi proje klasörüne taşı. Gönderen sabit olduğu için en güvenilir kural türüdür.
• Konusunda belirli ifade geçen otomatik bildirimleri (sistem uyarıları, bülten) ayrı klasöre taşı ve okunmamış bırak.
• Yöneticinizden gelen iletileri kategoriyle işaretle ve önem düzeyini yükselt.
• Bilgi (Cc) alanında olduğunuz iletileri ayrı klasöre gönder; gün sonunda tek seferde okursunuz.
• Belirli bir müşterinin alan adından gelen iletileri müşteri klasörüne taşı.

Örneğin bir proje koordinatörü, her proje için bir klasör açıp ilgili e-posta adreslerinden gelen iletileri o klasöre yönlendiren kurallar kurabilir. Gelen kutusunda yalnızca gerçekten dikkat gerektiren iletiler kalır, proje yazışmaları ise düzenli biçimde ilgili klasörlerde birikir.

Yeni bir kuralı kurduğunuzda tek bir iletiyle sınayın: koşulu sağlayan bir ileti gelince beklenen klasöre gittiğini görmeden kuralı genişletmeyin. Kural adını eylemi anlatacak biçimde verin ("Fatura iletilerini Muhasebe klasörüne taşı"); ayrıca kuralı hangi amaçla kurduğunuzu kısa bir notla kayda geçirmek, aylar sonra silmeli mi tutmalı mı kararını kolaylaştırır.

Kural mı, hızlı adım mı?

Kurallar ileti geldiğinde kendiliğinden çalışır. Hızlı adımlar ise siz bir iletiyi seçip tıkladığınızda çalışır. Belirli göndericiden gelen her ileti aynı yere gidiyorsa kural doğru araçtır. Hangi iletinin takip gerektirdiğine siz karar veriyorsanız, hızlı adım daha uygundur.

İkisini birleştirmek de olağandır: kural ilk eleği yapar, hızlı adım kalan iletilerin işlenmesini hızlandırır.

Kuralları çok fazla çoğaltmak da bir risktir. Her yeni kural başka kuralla çakışabilir, özellikle sıralama önemli olduğunda. Küçük sayıda, açık adlandırılmış ve net koşullu kural; çok sayıda belirsiz kuraldan daha sürdürülebilirdir.

Sık yapılan hatalar ve sorun giderme

• Kuralın sıralamasını ihmal etmek: Sırada önde olan kural, iletiye eylem uyguladıktan sonra sonraki kuralları durdurabilir. Daha özel kuralı genel kuralın üstüne koyun.
• Çok geniş koşul yazmak: Konuda yaygın bir sözcük geçen her iletiyi taşıyan kural, önemli iletileri de gizler. Gönderen koşuluyla birleştirin.
• Mevcut iletilere uygulanacağını varsaymak: Kural yalnızca yeni gelenlere işler. Eskiler için kuralı şimdi çalıştırın.
• Dış yönlendirmeyi düşünmeden kurmak: İletileri otomatik olarak başka bir adrese ileten kurallar, kurumun güvenlik politikasıyla çelişebilir ve kısıtlanmış olabilir. Kurumsal hesaplarda BT biriminize danışın.
• Sunucu ve istemci kuralı farkını bilmemek: Bazı kurallar yalnızca Outlook açıkken çalışır. Kuralın beklenen saatte tetiklenmemesi bu yüzden olabilir.
• Kuralları hiç gözden geçirmemek: Eski proje için kurulan kural yıllar sonra hâlâ iletileri taşıyor olabilir. Düzenli aralıklarla listeyi temizleyin.

Bu beceri Mindset programlarında nerede çalışılır?

Gelen kutusu yönetimini sistemli hale getirmek isteyen ofis çalışanları, asistanlar ve yöneticiler için "Outlook İleri Düzey Kullanım" programı, e-posta organizasyonu ve kural yönetimini ayrı bir modül olarak işler. Ajanda ve görev tarafını birlikte düzenlemek isteyenler için "Outlook ve Calendar ile Ajanda Yönetimi" programında organizasyon ve otomasyon araçları da yer alır. Kurumsal ekipler, kural ve klasör standartlarını ortak bir düzen olarak çalışabilir.