Outlook'ta kayıp e-postayı bulmak: anahtar sözcükler ve gelişmiş arama

Arama kutusu aslında ne arar?

Outlook'ta arama kutusuna yazdığınız sözcükler, Microsoft'un anlattığına göre gönderen, konu, ileti gövdesi ve ekler içinde aranır. Yani sıradan bir sözcük aramasında sonuç listesi hem kişinin adı geçen hem de metin içinde o sözcüğü barındıran iletilerle dolabilir. Bu yüzden büyük bir gelen kutusunda düz aramanın verdiği sonuç sayısı bunaltıcı olabilir.

Bilmeniz gereken birkaç davranış vardır. Tırnak içine yazılan ifade, varyasyonlar olmadan kelimenin ya da ifadenin kendisini eşler. Arama önek eşlemesiyle çalışır: "ali" yazdığınızda "ali" ile başlayan sözcükler de eşleşir. Noktalama işaretleri yok sayılır ve kısa sayılar aramada dikkate alınmayabilir. Ayrıca arama yalnızca sınırlı sayıda ilk sonucu döndürür; bu yüzden aramayı daraltmak, sonuç sayfasını kaydırmaktan daha iyidir.

Anahtar sözcüklerle aramayı daraltmak

Anahtar sözcükler, aramayı belirli bir alana kısıtlar. Microsoft'un Türkçe arama sayfasında geçen başlıca posta anahtar sözcükleri şunlardır:

• gönderen: veya kimden: gönderen kişi. Örneğin gönderen:"ahmet öztürk" biçiminde.
• kime: alıcı; Gönderilmiş Öğeler klasöründe işe yarar.
• konu: konu satırında arama.
• bilgi: ve gizli: bilgi ve gizli alıcılar.
• kategori: atanmış kategori adı.
• hasattachment:yes veya ekivar:doğru: ekli iletiler.
• okundu:hayır: okunmamış iletiler.
• alınma zamanı: alınma tarihine göre arama; örneğin bu hafta gelenler.
• bayrakeklenmiş:doğru: bayraklı iletiler.

Anahtar sözcüğün hemen ardından çift nokta gelir ve değer yazılır. Ad boşluk içeriyorsa tırnak kullanın. Arayüz dilinize göre anahtar sözcüklerin Türkçe ya da İngilizce biçimi çalışabilir; hangisinin kabul edildiğini kendi Outlook sürümünüzde deneyin.

VE, VEYA, DEĞİL işleçleriyle birleştirme

Birden çok koşulu birleştirmek için mantıksal işleçler kullanılır. Microsoft'un belirttiğine göre bu işleçler büyük harfle yazılmalıdır:

• ahmet VE öztürk: sözcüklerin hepsinin geçtiği iletiler, sırası fark etmez.
• ahmet VEYA öztürk: sözcüklerden biri ya da ikisi geçen iletiler.
• ahmet DEĞİL öztürk: ilk sözcüğün geçtiği, ikincisinin geçmediği iletiler.

Anahtar sözcüklerle işleçler birlikte kullanılabilir. Örneğin gönderen:"ahmet öztürk" VE konu:teklif aramasında, o kişinin gönderdiği ve konusunda teklif geçen iletiler listelenir. Mantıklı bir çalışma sırası, önce en güçlü koşulu (gönderen ya da tarih) yazmak, sonuçlar hâlâ fazlaysa konu ve ek koşulunu eklemektir. DEĞİL işleci, bülten ve otomatik bildirim gibi gürültüyü elemek için de kullanışlıdır.

Gelişmiş Arama penceresi ve Ara sekmesi

Anahtar sözcükleri ezberlemek zorunda değilsiniz. Microsoft'un anlatımına göre arama kutusuna tıkladığınızda önerilen aramalar görünür. Arama kutusunun sağındaki filtre düğmesi Gelişmiş Arama penceresini açar; ayrıca şeritte Ara sekmesindeki Daralt grubu, gönderen, ek, tarih ve kategori gibi koşulları seçerek aramayı daraltmanıza imkân tanır.

Bu yaklaşımı birleştirebilirsiniz: önce form alanlarıyla bir arama kurun, sonra arama kutusunda oluşan ifadeye bakarak anahtar sözcük biçimini öğrenin. Böylece bir sonraki aramada doğrudan yazabilirsiniz. Takvim ve kişi klasörlerine özgü anahtar sözcükler vardır ve bunlar yalnızca ilgili klasörde çalışır; posta anahtar sözcüklerini takvimde denemeyin.

Örnek aramalar: bir hafta önceki sözleşme ekini bulmak

Örneğin geçen hafta bir tedarikçiden gelen sözleşme ekini arıyorsunuz, ama konu satırını hatırlamıyorsunuz. Arama sırası şöyle olabilir:

• Önce gönderen:"tedarikçi adı" ile arama kapsamını gönderene indirin.
• Ek taşıyan iletiler için hasattachment:yes koşulunu ekleyin.
• Hâlâ fazla sonuç varsa alınma zamanı koşulunu geçen haftayla sınırlayın.
• İfade kesin biliniyorsa tırnak içinde yazın.

Bir başka örnek: ekibinizden bir kişinin sizi bilgiye eklediği, henüz okumadığınız iletileri görmek isteyebilirsiniz. Burada bilgi: anahtar sözcüğü ve okundu:hayır koşulunu birlikte kullanırsınız. Bu tür aramaları sık yapıyorsanız, aramayı tekrar yazmak yerine arama klasörü veya kaydedilmiş arama gibi seçenekleri kullanıp kullanamayacağınızı sürümünüzde kontrol edin.

Aramayı kolaylaştıran posta alışkanlıkları

Arama, iletilerin düzenli olduğu bir posta kutusunda çok daha isabetli çalışır. Konu satırlarını açık ve ayırt edici yazmak (müşteri adı, proje adı, işlem türü) sonradan aramayı kolaylaştırır; "Bilgi" ya da "Soru" gibi tek sözcüklük konular ise aramada çok sayıda ileti arasında kaybolur. Bu alışkanlık yalnızca sizin yazdığınız iletiler için geçerlidir ama ekip içinde ortak bir kural olarak benimsenirse tüm yazışma geçmişi daha bulunabilir hale gelir.

Kategoriler ve klasörler de aramayı destekler. Önemli iletilere kategori atamak, kategori: anahtar sözcüğüyle hızlı süzme imkânı verir. Proje klasörlerine taşınan iletiler, arama kapsamını daraltarak sonuç listesini kısaltır. Eklerin dosya adlarını anlamlı vermek de sonradan işe yarar: "sözleşme-taslak" biçimindeki ad, "belge" adından çok daha kolay bulunur.

Kişi adlarının yazımı da önemlidir. Aynı kişi farklı yazımlarla kayıtlıysa gönderen aramasında bazı iletiler gözden kaçabilir. E-posta adresiyle aramak, ad yazımı sorununu aşar.

Aramanın yanlış sonuç verdiği durumlar

Arama beklenen iletiyi göstermiyorsa nedenler sınırlıdır ve çoğu kez kolayca gözden kaçar:

• Yanlış klasör: Bazı aramalar yalnızca açık olan klasörde çalışır. Kapsamı kontrol edin.
• Dizin henüz tamamlanmamış: Yeni kurulumda ya da büyük posta kutusunda arama dizini oluşurken eksik sonuç görülebilir.
• Çok geniş kelime: Yaygın bir kelime çok sayıda iletiyle eşleşir. Gönderen ve tarih koşulu ekleyin.
• Türkçe karakter ve yazım: Aranan sözcüğü farklı yazımla denemek (örneğin kısaltma, tam ad) sonuç değiştirebilir.
• Yanlış anahtar sözcük dili: Türkçe ve İngilizce biçimler sürüme göre farklı kabul edilebilir.
• Yeni Outlook sınırı: Yeni Outlook'ta bazı klasik anahtar sözcükler, örneğin boyut sözcüklerinin belirli biçimleri, desteklenmez.

Her durumda en güvenilir yöntem koşulları teker teker eklemek ve her adımda sonucun nasıl değiştiğini izlemektir.

Bu beceri Mindset programlarında nerede çalışılır?

Gelen kutusu yoğun olan ofis çalışanları, yöneticiler ve asistanlar için "Outlook İleri Düzey Kullanım" programı, e-posta organizasyonu ve kural yönetiminin yanında ileri düzey arama ve yönetim konularını da kapsar. Arama, kurallar ve görev takibinin birlikte öğrenilmesi, bilgiye hızlı erişimi ekip genelinde ortak bir alışkanlığa çevirir. Kurumsal ekipler bu içeriği kendi iletişim ve arşivleme pratiklerine göre uyarlayabilir.