Müzakere Öncesi Hazırlık Planı: Adım Adım Çalışma Yöntemi

Hazırlık, müzakerenin büyük kısmıdır

Müzakerenin sonucu çoğu zaman masada değil, masaya oturulmadan önce belirlenir. Hazırlık, ne istediğinizi, nereye kadar gidebileceğinizi ve karşı tarafın ne istediğini önceden netleştirmektir. Hazırlıksız girilen görüşmede ilk karşı teklif, tartışmanın çerçevesini belirler ve siz tepki veren taraf olursunuz.

Bu sayfadaki yöntem satın alma, satış, ücret, ortaklık gibi hemen her müzakereye uygulanır. Temel parçalar şunlardır: hedef, kabul edilebilir alt sınır (rezervasyon noktası), alternatif (BATNA), karşı taraf analizi, öncelik sıralaması ve ödün planı.

Hedef, limit ve rezervasyon noktası

Birbirine en sık karıştırılan kavramlar şunlardır. Hedef, gerçekçi bir iyi sonuçtur; ulaşmaya çalıştığınız noktadır. Limit ya da rezervasyon noktası, bundan kötü bir anlaşmayı kabul etmeyeceğiniz sınırdır. Açılış teklifi ise masaya koyacağınız ilk pozisyondur ve hedefinizden daha iddialı olmalıdır.

Limiti belirlerken duygularla değil alternatifle çalışın. Anlaşma olmazsa elinizde ne kalıyor? Bu sorunun cevabı limitinizi belirler: alternatifiniz güçlüyse limitiniz yüksektir, zayıfsa düşük olur. Limiti görüşmeden önce yazılı hâle getirin. Baskı altında, o anın heyecanıyla verilen kararlar çoğu zaman önceden belirlenen sınırın dışına taşar.

Tek rakama bağlı müzakerelerde tek boyutlu düşünmeyin. Fiyat dışındaki teslim süresi, ödeme koşulu, garanti kapsamı, hacim ya da sözleşme süresi gibi kalemleri de listeleyin; her kalemin sizin ve karşı tarafın gözündeki değerini ayrı yazın.

BATNA: masadan kalkma seçeneğiniz

BATNA, Best Alternative To a Negotiated Agreement ifadesinin kısaltmasıdır; yani bir anlaşmaya varılamadığında elinizdeki en iyi alternatiftir. BATNA pazarlık gücünüzün kaynağıdır, çünkü anlaşmayı kabul etmenin eşiğini belirler.

BATNA'yı geliştirmek için şu adımlar izlenir. Önce anlaşma olmazsa yapabileceğiniz tüm seçenekleri listeleyin. Sonra en umut verici olanları somut bir adıma kadar geliştirin; örneğin başka bir tedarikçiden teklif alın ya da mevcut işinizde kalmanın koşullarını netleştirin. Son olarak içlerinden en iyisini BATNA olarak seçin ve değerini tahmin edin.

Karşı tarafın BATNA'sını tahmin etmek de gerekir. Onların alternatifi zayıfsa sizin lehinize alan açılır. Elinizde güçlü bir alternatif yoksa görüşmeden önce onu güçlendirmek için zaman ayırmak, görüşmedeki taktiklerden daha etkilidir.

Karşı tarafı ve ortak alanı çözümlemek

Karşı tarafın pozisyonu söylediği şeydir, çıkarı ise o pozisyonu savunmasının nedenidir. Hazırlıkta pozisyonların arkasındaki çıkarları tahmin edin: bu kişi nelerle ölçülüyor, hangi baskılar altında, kimin onayına muhtaç, hangi riskten kaçınıyor?

Anlaşma alanı, tarafların limitleri arasında örtüşme olduğunda ortaya çıkar. Müzakere literatüründe bu alana ZOPA, yani olası anlaşma bölgesi denir. Limitler örtüşmüyorsa anlaşma ancak koşulların yeniden yapılandırılmasıyla, örneğin yeni kalemlerin masaya getirilmesiyle mümkün olur.

Hazırlıkta şu soruları cevaplayın: • Karşı taraf neden bu görüşmede? Acelesi var mı? • Karar yetkisi kimde? Görüşmedeki kişi mi, bir üst makam mı? • Hangi kalemler onlar için önemli ama bize az maliyetli? • Geçmişte benzer müzakerelerde nasıl davrandılar?

Öncelik sıralaması ve ödün planı

Birden fazla kalem varsa hepsini aynı önemde görmek hata olur. Kalemleri gruplara ayırın: vazgeçilmezler, değişim için kullanılabilecekler ve ödün verilebilecekler. Vazgeçilmezler limitinizi tanımlar. Değişim kalemleri ise karşılığında bir şey isteyerek verebileceğiniz şeylerdir.

Ödünleri tek taraflı vermeyin. Her ödünü bir karşılıkla bağlayın: "Teslim süresini uzatabilirim, bunun karşılığında ödeme vadesini kısaltmanızı isterim." Küçük ve azalan ödünler karşı tarafa sınırınıza yaklaştığınızı gösterir. Ödün sırasını da önceden planlayın; hangi kalemi hangi sırada vereceğinizi bilmek, baskı altında rastgele karar vermeyi önler.

Gündemi de hazırlayın. Hangi konu önce konuşulacak, kolay konularla mı başlanacak, yoksa zor konu ilk sırada mı ele alınacak? Genellikle ortak noktaları içeren kalemlerle başlamak, olumlu bir zemin yaratır.

Örnek bir hazırlık çalışması

Örneğin bir şirketin satın alma sorumlusu, yıllık bir hizmet sözleşmesini yenilemek üzere mevcut tedarikçiyle görüşmeye hazırlanıyor. Hazırlık kâğıdında şunları yazar.

• Hedef: fiyatın korunması ve hizmet seviyesi taahhütlerinin güçlendirilmesi.
• Limit: mevcut sözleşme şartlarından daha kötü bir koşulu kabul etmemek.
• BATNA: başka bir tedarikçiden alınmış ve karşılaştırılabilir bir teklif.
• Karşı tarafın muhtemel çıkarı: yıllık sözleşmeyi kaybetmemek, uzun süreli taahhüt almak.
• Değişim kalemleri: sözleşme süresini uzatmak karşılığında fiyat sabitleme, ödeme vadesi karşılığında destek seviyesi.
• Açılış teklifi: hedefin biraz üstündeki talep, gerekçeleriyle.

Bu kâğıdın kendisi sorulara cevap vermeden masaya oturmayı engeller. Görüşmeden sonra aynı kâğıda gerçekleşenleri yazmak, sonraki müzakereler için öğrenme kaydı olur.

Sık hatalar

• Yalnızca açılış rakamını hazırlamak, limiti ve alternatifi hazırlamamak.
• BATNA'yı kâğıt üzerinde bırakmak: somut bir teklif ya da adım atılmamış alternatif, karşı taraf test ettiğinde çöker.
• Karşı tarafı tek boyutlu düşünmek ve çıkar yerine pozisyona odaklanmak.
• Limiti görüşme sırasında yeniden tanımlamak. Baskı altında kayan limit, hazırlığın anlamını yitirir.
• Takımla müzakerede rolleri belirlememek: kim konuşacak, kim not alacak, kim ara verilmesini önerecek?
• Hazırlık dokümanını görüşmeden sonra güncellememek.

Bütün bu hatalar tek bir alışkanlıkla azalır: her müzakere öncesinde kısa da olsa yazılı bir hazırlık çalışması yapmak.

Mindset programlarında nerede çalışılır?

Müzakere Temelleri (Kişisel) eğitiminde BATNA ve Müzakere Hazırlığı modülü bu çalışmayı doğrudan ele alır. İleri Düzey Müzakere ve Pazarlık eğitiminde BATNA ve Rezervasyon Noktası, Konsesyon Yönetimi ile Müzakere Simülasyonu ve Vaka Çalışması modülleri, karmaşık ve çok kalemli görüşmeler için hazırlığı derinleştirir.

Satın alma, satış, kurumsal sözleşme ve iş geliştirme ekiplerinin görüşmelerini bir hazırlık şablonuna bağlamak isteyen yöneticiler için uygundur.