MS Project'te kazanılmış değer alanlarını kurmak ve CPI ile SPI'ı okumak

Kazanılmış değer MS Project'te nasıl çalışır

Kazanılmış değer yönetimi, proje performansını planlanan, kazanılan ve harcanan değerler arasındaki ilişkiyle ölçen bir yöntemdir. Yöntemin kendisi araçtan bağımsızdır; MS Project'te ise bu yöntem için hazır alanlar, tablolar ve bir rapor bulunur. Araç hesabı taban plan, durum tarihi ve ilerleme bilgisinden üretir; planlamacının işi kurulumu doğru yapmak ve göstergeleri okumaktır.

Microsoft'un kazanılmış değer belgesindeki temel uyarı şudur: sonuçlar seçtiğiniz durum tarihine bağlıdır. Planlanan değere tek başına bakmak projenin sağlığı hakkında bilgi vermez; verimliliği anlamak için kazanılmış değer gerekir. Bu yüzden analiz, ilerlemenin gerçekten güncel olduğu bir tarihte, düzenli aralıklarla yapılmalıdır.

Raporlamadan önce yapılacak kurulum

Microsoft, kazanılmış değer raporlaması için şu hazırlık adımlarını sayar: • Taban plan kaydedin. Planlanan değer taban plandaki bütçeden gelir; taban plan olmadan PV hesaplanamaz. • Durum tarihi belirleyin. Bütün alanlar bu tarihe göre hesaplanır; durum tarihi güncel değilse sonuç eski bir fotoğrafı gösterir. • İsteğe bağlı olarak yüzde tamamlanma için kazanılmış değer yöntemini belirleyin. Bu ayar, tamamlanan işin değerinin nasıl ölçüleceğini etkiler.

Bunlara ek olarak göreve kaynak ya da sabit maliyet girilmiş olması gerekir; çünkü planlanan değer, atanan kaynak maliyetlerinden ve sabit maliyetlerden oluşur. Ücreti olmayan ya da maliyeti girilmemiş bir plan, anlamlı bir kazanılmış değer üretmez.

PV, EV, AC ve endeksler

Microsoft'un tanımlarına göre temel alanlar şunlardır: • Planlanan değer (PV, diğer adıyla BCWS): Atanan kaynak maliyetlerine ve sabit maliyetlere dayanan, durum tarihine kadar taban plana göre bütçelenmiş maliyet. • Gerçekleşen maliyet (AC, diğer adıyla ACWP): Durum tarihine kadar görevler için fiilen oluşan maliyet. • Kazanılmış değer (EV, diğer adıyla BCWP): Durum tarihine kadar yapılan işin değeri; para cinsinden ölçülür.

Endeksler bu alanlardan türer. Microsoft'a göre maliyet performans endeksi CPI = BCWP / ACWP, yani kazanılmış değerin gerçekleşen maliyete oranıdır; durum tarihi itibarıyla bütçenin üstünde mi altında mı olduğunuzu gösterir. Takvim performans endeksi SPI = BCWP / BCWS, yani kazanılmış değerin planlanan değere oranıdır. SPI birden büyükse plandan öndesiniz, birden küçükse geridesiniz. CPI için Microsoft'un örneğinde bütçeden fazla harcayan görevin değeri birin altında çıkar.

Bu alan adları Project sürümünden sürüme ayrıntıda farklılaşabilir; hangi adı gördüğünüze bakarak eşleştirin.

Raporu ve tabloları açmak

Microsoft'un anlattığı rapor yolu Report > Custom > More Reports'tur; açılan listede Costs, ardından Earned Value seçilir. Sonuç, planın genel kazanılmış değer özetini gösterir.

Alanları görev düzeyinde görmek için bir tablo uygulanır: View > Table > More Tables yolunda Earned Value, Earned Value Cost Indicators ya da Earned Value Schedule Indicators tablolarından biri seçilip Apply tıklanır. Emin değilseniz Earned Value tablosundan başlamak makuldür. Cost Indicators tablosu maliyet, Schedule Indicators tablosu takvim göstergelerine odaklanır; takvim performans endeksi Schedule Indicators tablosunda varsayılan olarak bulunur.

Tabloyu görev düzeyinde okumak, sapmanın hangi görevden geldiğini bulmanın yoludur. Özet satırdaki endeks genel resmi gösterir; ama düzeltilecek şey çoğunlukla belirli birkaç görevdir.

CPI ve SPI birlikte nasıl okunur

Endeksler birlikte okunduğunda şu durumlardan biriyle karşılaşırsınız. • Bütçenin üstünde ve plandan önde: Hız kazanılmış ama pahalıya. Hızı sağlayan ek kaynak ya da fazla mesai bütçeyi aşıyor olabilir. • Bütçenin altında ve plandan önde: En olumlu durum. Tahminlerin gerçekçi olup olmadığını yine de kontrol edin; erken bitiş sonraki işlere kaymış bir yük bırakıyor olabilir. • Bütçenin üstünde ve plandan geride: En sorunlu durum. Hem maliyet hem takvim kontrolden çıkıyor; kapsam ve kaynak kararları yeniden gözden geçirilmeli. • Bütçenin altında ve plandan geride: Harcama az ama iş yetişmiyor. Kaynak yetersizliği ya da başlayamayan işler olabilir.

Microsoft ayrıca bir uyarı koyar: proje başındaki sapmalar, eğitim ve uyum gibi başlangıç maliyetlerinden kaynaklanıyor olabilir ve sonraki sapmalardan daha az endişe vericidir; ama yine de göz ardı edilmemelidir. Gerçekleşen maliyet, kazanılan değer ve planlanan değer arasındaki farkları erken tespit etmek, düzeltici eylemi öne çeker.

Örnek: bir yazılım yayın görevinin aylık durum raporu

Bir ekip yeni sürüm yayını için görev planını taban planla kaydetmiş ve kaynaklara ücret girmiştir. Ay sonunda proje yöneticisi durum tarihini ay sonuna çeker, ilerleme yüzdelerini günceller ve Earned Value tablosunu uygular.

Sonuçta test görevinde CPI birden küçük, SPI de birden küçüktür: görevin planlanan değeri kazanılandan yüksek, gerçekleşen maliyet ise kazanılandan yüksektir. Yani hem planın gerisinde hem bütçenin üstündedir. Yönetici görevi ayrıntıya bakarak inceler; testin başında eksik ortam hazırlığı nedeniyle çalışmanın geç başladığını ve ek kaynağın bu açığı kapatmak için çekildiğini görür.

Kararı da buna göre verir: ek kaynak geçici tutulur, ortam hazırlığının tekrarlanmaması için bir sonraki sürümde görev bağımlılığı düzeltilir. Rapor yalnız sorunu işaret etmiştir, nedenini bulmak ve eylemi seçmek yönetici işidir. Örnek kurgusaldır ve herhangi bir gerçek proje verisi içermez.

Sık yapılan hatalar

• Taban plansız çalışmak: PV hesaplanamaz, endeksler anlamsızlaşır.
• Durum tarihini güncellememek: Rapor, eski bir tarihin fotoğrafını gösterir.
• İlerleme yüzdelerini tahmini girmek: Kazanılmış değer ilerlemeye dayandığı için hatalı yüzde, hatalı EV üretir.
• Yalnız PV'ye bakmak: Microsoft'a göre planlanan değer tek başına projenin sağlığını göstermez, verimlilik için kazanılmış değer gerekir.
• Analizi yalnız proje sonunda yapmak: Microsoft analizin aylık yapılmasını önerir; sonda yapılan analizin değeri düşüktür.
• Maliyetsiz planda hesap beklemek: Kaynak ücreti ya da sabit maliyet yoksa değerler anlamlı değildir.
• Endeksi tek başına yorumlamak: Birin altındaki bir CPI, sapmanın nerede olduğunu söylemez; görev düzeyine inin.
• Kritik yolu unutmak: Microsoft, verimlilik çabasını önce kritik yoldaki görevlere odaklamayı önerir.

Bu beceriyi Mindset programında nerede çalışırsınız

Mindset'in MS Project ile Proje Yönetimi Eğitimi'nde Maliyet Planlama ve Bütçe Yönetimi modülü maliyetlerin plana işlenmesini, Proje İlerleme Takibi ve Güncelleme ile Raporlama ve Görselleştirme Araçları modülleri ise ilerlemenin güncellenmesini ve raporlanmasını ele alır. Proje ofisi çalışanları, proje yöneticileri ve maliyet kontrol uzmanları için konu bu çerçevede çalışılır.