Malzeme Kodlama: Sınıflandırma Ağacından Mükerrer Temizliğine

Malzeme kodlama sistemi neyi çözer?

Malzeme kodu, bir kalemin şirket içinde tek ve değişmez kimliğidir. Kodlama düzensizse aynı cıvata farklı kartlarda, farklı adlarla durur: biri depoda, biri satın almada, biri bakımda. Sonuç, aynı kalemin farklı koşullarla satın alınması, stokta olduğu hâlde yeniden sipariş verilmesi ve harcama raporlarında toplam alımın hiçbir zaman görünmemesidir.

İyi bir kodlama sistemi birkaç işi birden yapar: kalemi tek anlamlı tanımlar, benzer kalemleri aynı çatı altında toplar, raporlamayı ve harcama analizini mümkün kılar, yeni kalem açılırken mükerrer kart oluşmasını engeller.

Bu iş bir kod listesi hazırlamaktan fazlasıdır. Önce kalemlerin nasıl gruplanacağı (sınıflandırma ağacı), sonra kodun nasıl okunacağı (kod yapısı), sonra yeni kalemin nasıl açılacağı (kart açma kuralı) ve eski kartların nasıl temizleneceği (mükerrer temizliği) belirlenir. Sıra önemlidir; kod yapısını sınıflandırmadan önce kurmak, sonradan değiştirilmesi en pahalı hatadır.

Önce sınıflandırma ağacını kurmak

Ağaç, kalemleri işlevlerine göre gruplamalıdır; tedarikçiye ya da kullanan bölüme göre değil. Aynı kalemi iki bölüm kullanıyorsa bölüme göre kurulmuş ağaçta iki kez kodlanır. İşleve göre kurulmuş ağaçta tek yere oturur.

Başlangıç için mevcut kartların tamamını bir tabloya dökün, adlarına bakarak kümeler çıkarın. Sonra ağacın düzey sayısını kullanıma göre belirleyin: harcama analizi için yeterince ayrıntılı, kart açan kişi için yeterince kolay olmalıdır. Düzey çok fazlaysa kullanıcı yanlış dala koyar, çok azsa raporlama kaba kalır.

Her dalın tanımını bir cümleyle yazın ve bir örnek kalem ekleyin. Tanımı olmayan dal, kısa sürede çöp kutusuna dönüşür: "diğer" dalına her şey akar. "Diğer" dallarını bilinçli olarak sınırlayın ve düzenli gözden geçirin.

UNSPSC gibi hazır sınıflandırma standartları, ağacı sıfırdan kurmak yerine ortak bir iskelet sunar ve tedarikçilerle ya da platformlarla veri paylaşırken işe yarar. Hangi standardın ya da hangi düzeyin uygun olduğuna şirketin raporlama ihtiyacı karar verir; standarda uymak ile şirketin kendi ağacını kurmak birbirinin alternatifi de olabilir, tamamlayıcısı da. Eşleme tablosuyla ikisini birlikte yürütmek yaygın bir yoldur.

Sonra kod yapısını tasarlamak

Kod yapısında temel tercih, kodun anlam taşıyıp taşımayacağıdır.

Anlamlı kod, ağaçtaki konumu kodun içinde taşır: ilk bölüm ana grubu, sonraki bölüm sınıfı, son bölüm sıra numarasını gösterir. Kodu okuyan kişi kalemin ne olduğunu tahmin edebilir. Dezavantajı, kalem başka sınıfa taşındığında kodun değişmesi gerekmesidir.

Anlamsız kod yalnızca ardışık bir numaradır. Kalem hangi sınıfa taşınırsa taşınsın kodu değişmez; sınıf bilgisi ayrı bir alanda tutulur. Dezavantajı, kodu okuyarak kalemi tanıyamamaktır.

Bugün ana veri sistemlerinde yaygın yaklaşım, kodu kısa ve anlamsız tutmak, anlamı sınıf alanlarına, özelliklerini ise ayrı alanlara yazmaktır. Böylece ağaç değişse bile kod bozulmaz. Anlamlı kod ise küçük, durağan ve el ile yönetilen listelerde hâlâ pratiktir.

Hangisini seçerseniz seçin şu kurallar geçerlidir: kod yeniden kullanılmaz, silinen kalemin kodu başkasına verilmez; kodda boşluk, özel karakter ve harf rakam karışıklığı (sıfır ile O harfi gibi) yaratabilecek karakterlerden kaçınılır; uzunluk sabit tutulur, böylece listeler doğru sıralanır.

Kart açma kuralı ve mükerrer önleme

Sistem kurulduktan sonra bozulmasının en yaygın yolu, yeni kartın kuralsız açılmasıdır. Bunun için kart açma süreci tek kapıdan yürümeli, kartı açan kişi ya da ekip belli olmalıdır. Satın alma, depo ve kullanıcı bölüm talepte bulunur; ana veri sorumlusu kartı açar.

Kart açmadan önce zorunlu bir arama adımı koyun: ad, ölçü, malzeme ve tedarikçi parça numarasıyla mevcut kartlar taranır. Eşleşen kart varsa yenisi açılmaz. Ad yazım kuralı da gereklidir: ana ad önce, özellik sonra gelir; kısaltmalar tek bir sözlükten seçilir; ölçü birimleri tek biçimde yazılır. Aksi hâlde aynı kalem farklı yazımlarla yeniden doğar.

Zorunlu alanlar da tanımlanmalıdır: sınıf, temel ölçü birimi, kalem tipi, kritiklik ve saklama koşulu gibi alanlar boş bırakılamazsa kart eksik açılmaz. SKU kavramı ve ana veri yönetimi ile ilişkisi için sözlük sayfalarına bakılabilir; burada mesele bunların kodlama sistemine nasıl bağlandığıdır.

Mevcut kartları temizlemek ve geçiş yapmak

Çoğu şirket sıfırdan başlamaz; yıllarca birikmiş kartlarla yeni sisteme geçer. Temizlik şu sırayla ilerler.

• Tüm kartları dışa aktarıp ad, ölçü ve tedarikçi parça numarasına göre benzer kayıtları kümeleyin
• Her kümeden tek bir ana kart seçin; diğerlerini birleştirilecek olarak işaretleyin
• Son hareket tarihi çok eski ve stoku sıfır olan kartları pasife alın, silmeyin; geçmiş kayıtlar onlara bağlıdır
• Yeni sınıflandırma ağacını her ana karta atayın; belirsiz olanları ilgili bölümle birlikte karara bağlayın
• Eski kod ile yeni kod arasında eşleme tablosu tutun; geçiş döneminde raporlar iki kodu da okuyabilsin

Birleştirme, stok ve açık sipariş bakiyelerini etkilediği için ERP üzerinde dikkatle planlanır. Önce deneme ortamında denenir, ardından sınırlı bir sınıfla başlayıp genişletilir. Sınıf sınıf ilerlemek, sorunu erken yakalar ve bölümlerin sürece alışmasını sağlar.

Geçiş bittikten sonra mükerrer oranını düzenli ölçün. Rakam artıyorsa kart açma kuralı çiğneniyor demektir; çözüm yeniden temizlik değil, kapıyı güçlendirmektir.

Sık yapılan hatalar

• Kodu önce, sınıflandırmayı sonra tasarlamak: ağaç değiştiğinde kodlar da değişir
• Kodlamayı bölüm bazında yapmak: aynı kalem her bölümde farklı kodlanır
• "Diğer" dalını sınırsız bırakmak: raporlama değerini kaybeder
• Tanımsız dallar açmak: kullanıcı kalemi kendi sezgisiyle yerleştirir
• Yazım kuralı olmaması: arama mükerrer önlemez
• Kodları yeniden kullanmak: geçmiş hareketler yeni kaleme yapışır
• Temizliği tek seferlik sanmak: kapıyı kapatmadan temizlik, çabuk eskiyen bir iyileştirmedir

Bir diğer hata, kodlamayı yalnız depo ya da bilgi işlem projesi olarak görmektir. Harcama analizi, tedarikçi konsolidasyonu ve talep tahmini gibi işler doğrudan bu veriye dayanır. Satın alma, depo, bakım ve finans ekiplerinden kodlama ilkelerine birlikte karar verilmesi gerekir.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Malzeme kodlaması satın alma, depo ve ERP arasında bir köprüdür. Satınalma Uzmanlığı Sertifika Programı'ndaki Endirekt Satınalma ve E-Tedârik konusu katalog ve kalem yönetimi tarafını, Lojistik ve Tedârik Zinciri Uzmanlığı programındaki Depo Yönetimi konusu ise stok ve kart disiplinini ilgilendirir.

SAP MM ile Satın Alma ve Stok Süreçleri eğitiminin Ana Veriler modülü, kodlanan kalemin sistemde hangi alanlarla yaşadığını çalışmak isteyenler için doğrudan karşılığıdır.