Make'te kodsuz otomasyon senaryosu tasarlamak ve devreye almak

Make nedir, bir senaryo neyi anlatır?

Make, farklı uygulamaları ve servisleri görsel bir tuval üzerinde birbirine bağlayan, kod yazmadan çalışan bir otomasyon platformudur. Daha önce Integromat adıyla tanınıyordu; bugün aramalarda hâlâ eski ve yeni ad birlikte geçer. Platformdaki her otomasyon bir senaryo olarak adlandırılır. Senaryo, bir olayla başlayan ve ardışık adımlardan oluşan bir iş akışıdır; adımların her biri bir modüldür.

Bir senaryo şu yapı taşlarından oluşur. Başlangıç noktası tetikleyicidir: yeni bir form gönderimi, gelen bir e-posta, bir tablodaki yeni satır ya da dışarıdan gelen bir webhook çağrısı olabilir. Ardından veriyi okuyan, dönüştüren ya da bir yere yazan eylem modülleri gelir. Aralara filtreler, yönlendiriciler ve veri düzenleyici araçlar konularak akışın mantığı kurulur.

Make'in ayırt edici yanı, verinin her adımda görünür olmasıdır. Bir modülün çıktısı sonraki modülde seçilerek kullanılır; böylece iş akışı bir diyagram gibi okunur ve ekipteki başka biri de neyin nereye aktığını anlayabilir.

Kurmadan önce: senaryoyu kâğıt üzerinde tasarlayın

Başlangıçta en sık yapılan hata, hemen tuvale sürükleyip bırakmaktır. Karmaşık senaryolar bu yolla anlaşılmaz bir yapıya dönüşür. Önce sade bir tasarım yapın: • Hangi olay akışı başlatıyor? • Elinizde hangi veri var ve hangi uygulamalardan geliyor? • Sonunda ne üretilmeli: bir kayıt, bir e-posta, bir bildirim, bir rapor? • Akışın hangi noktalarında karar verilmeli (koşul)? • Bir adım başarısız olursa ne olmalı?

Örneğin bir ekip, web sitesindeki iletişim formundan gelen talepleri el ile tabloya taşıyor ve satış ekibine e-posta yazıyor. Otomasyonun hedefi şudur: Form dolduğunda yeni kayıt tabloya eklensin, talep konusuna göre ilgili satış temsilcisine bildirim gitsin ve müşteriye otomatik onay e-postası ulaşsın. Bu açıklama tek başına bir senaryonun iskeletidir: bir tetikleyici, bir kayıt modülü, bir koşullu yönlendirme ve bildirim eylemleri.

Akışı tasarlarken yalnızca 'mutlu yolu' değil, eksik veri, boş alan, mükerrer kayıt gibi istisnaları da yazın. Bu istisnalar sonradan senaryonun en çok mesai harcatan kısımları olur.

Senaryoyu adım adım kurmak

Kuruluma hesap ve bağlantılarla başlayın. Her uygulama için bir bağlantı tanımlanır; bu bağlantı, senaryonun o uygulamada hangi yetkilerle çalışacağını belirler. Yetkiyi gerekenle sınırlı tutun ve kişisel hesap yerine mümkünse kurumsal bir servis hesabı kullanın.

Sonra tetikleyiciyi seçin ve ilk veri akışını test edin. Tetikleyiciyi çalıştırıp örnek bir kayıt alınca sonraki modüller bu örnek veri yapısını görür ve alanları seçebilirsiniz. Test verisi gerçekçi olmalı; boş alanlar, uzun metinler ve özel karakterler içeren örnekler deneyin.

Ardından eylem modüllerini ekleyin. Her modülde alan eşlemesini dikkatle yapın: önceki modülün çıktısını doğru alana sürüklemek senaryonun doğruluğunu belirler. Tarih ve sayı biçimleri, metin birleştirme ve büyük küçük harf gibi dönüşümler için Make'in yerleşik fonksiyonlarını kullanabilirsiniz; ama karmaşık ifadeleri parçalara bölüp ara modüllerde saklamak okunabilirliği artırır.

Koşul gerektiğinde şu araçlar kullanılır: modüller arasındaki bağlantı çizgisine konan filtre, akışın devam edip etmeyeceğini belirler; yönlendirici ise akışı birden fazla dala ayırır ve her dala ayrı koşul tanımlanır. Talep konusuna göre farklı temsilciye bildirim göndermek, yönlendiriciyle kurulacak klasik bir örnektir.

Listelerle çalışmak: yineleyici ve toplayıcı mantığı

Bir modül birden fazla kayıt döndürdüğünde, örneğin bir siparişte birçok ürün satırı varsa, Make bu listeyi paket hâlinde taşır. Satırlarla tek tek işlem yapmak için yineleyici, tek tek işlenmiş sonuçları yeniden tek bir çıktıda birleştirmek için toplayıcı kullanılır.

Örnek senaryo: Her gün çalışan bir senaryo, tablodaki yeni siparişleri alır. Yineleyici her siparişi ayrı işler, her sipariş için stok kontrolü yapılır, toplayıcı da sonuçları tek bir özet e-postada birleştirir. Bu mantığı bilmeyen kullanıcı aynı sipariş için onlarca ayrı e-posta gönderen bir senaryo kurabilir.

Bu noktada Make'in kullanım ölçüsünü de bilmek gerekir: çoğu planda işlem sayısı üzerinden kullanım hesaplanır ve yineleyici ile toplayıcı kullanılan her kayıt işlem sayısını etkiler. Güncel plan koşulları için Make'in resmî sayfasına bakın; gereksiz çalıştırmayı azaltmak için tetikleyici sıklığını ve filtre yerini bilinçli seçin. Filtreyi akışta mümkün olduğunca erkene koymak, boşuna işlem harcamayı önler.

Test, hata izleme ve devreye alma

Senaryoyu canlıya almadan önce uçtan uca deneyin. Tek seferlik çalıştırmada her modülün giriş ve çıkış verisini inceleyebilirsiniz; hatanın hangi modülde ve hangi veriyle oluştuğunu bu görünümden bulursunuz. Başarılı çalıştırmada bile çıktıları kontrol edin, çünkü bazı hatalar sessizdir: yanlış alana yazılan ya da boş geçen veri hata üretmez ama yanlış sonuç verir.

Canlıya alırken zamanlamayı belirleyin. Tetikleyiciye göre senaryo belirli aralıklarla ya da anlık olarak çalışabilir. Webhook tetikleyicili senaryolar olay anında tetiklenir; zamanlanmış olanlar belirlenen sıklıkta kontrol eder. Gerçekten anlık olması gerekmeyen işlerde daha seyrek bir zamanlama hem maliyeti hem hata riskini azaltır.

Senaryo canlıdayken çalışma geçmişini izleyin. Başarısız çalıştırmalar için bildirim alacak kişiyi belirleyin ve senaryoya anlamlı bir ad ve kısa açıklama verin. Birkaç ay sonra senaryoyu kimin, neden kurduğunu hatırlamak çoğu zaman mümkün olmaz. Kritik senaryolar için hata durumunda ne yapılacağını ayrıca tasarlayın.

Başlangıçtan ileri düzeye: öğrenme yolu

İlk aşamada tek tetikleyici ve tek eylemden oluşan basit senaryolar kurun: forma gelen yanıtı tabloya yazmak, gelen e-postadaki eki klasöre kaydetmek gibi. Bu aşamada bağlantılar, alan eşleme ve test akışı oturur.

Orta aşamada filtre, yönlendirici, yineleyici ve toplayıcıyı öğrenin; birden fazla uygulamayı birleştiren senaryolar kurun. Dışarıdan veri alan webhook tetikleyicileri ve API çağrıları yapan genel HTTP modülü bu aşamada devreye girer; bir uygulamanın hazır modülü yoksa genel API çağrısıyla yine bağlanabilirsiniz.

İleri aşamada hata yönetimi, tekrar eden alt akışları ayrıştırma, yapay zeka modeli çağrıları içeren senaryolar ve birden çok ortam yönetimi gelir. Bu aşamada senaryoların belgelenmesi, adlandırma kuralları ve değişiklik takibi önem kazanır. Yapay zeka çağrısı içeren akışlarda, modelin çıktısını doğrudan müşteriye göndermek yerine önce bir insan onayından ya da doğrulama adımından geçirmek güvenli bir alışkanlıktır.

Sık yapılan hatalar

• Her şeyi tek senaryoya sığdırmak. Çok dallı ve çok uzun senaryolar hata ayıklamayı zorlaştırır; mantıksal bölümlere ayırın.
• Filtreyi geç koymak ve gereksiz işlem harcamak.
• Mükerrer kaydı hesaba katmamak. Tetikleyici aynı olayı yeniden getirirse aynı kayıt tekrar işlenir; benzersiz bir kimlikle kontrol eklemek gerekir.
• Hata durumunu tasarlamamak. Bir uygulama geçici olarak yanıt vermediğinde senaryo durur ve kimse fark etmez.
• Kişisel hesapla bağlantı kurmak. Kişi işten ayrılınca bağlantı kopar ve senaryolar çalışmaz.
• Hassas veriyi dikkatsizce taşımak. Müşteri verisinin hangi servislere aktarıldığını kurumun veri politikasıyla birlikte değerlendirin.
• Belgelendirmemek. Adlandırma ve açıklama olmadan senaryolar birkaç ay içinde anlaşılmaz hâle gelir.

Mindset programlarında bu beceriyi nerede çalışırsınız?

İş Süreçlerinde AI Otomasyonu: Operasyonel Dönüşüm Programı; otomasyon temelleri, Make ile AI otomasyonu, Zapier ve Power Automate ile kurumsal entegrasyon, AI destekli chatbot ve sanal asistan tasarımı, kurumsal otomasyon yol haritası ve kapanış projesi ile otomasyon projesi yönetimi ve ROI hesaplama modüllerini içerir. Make'e doğrudan ayrılmış bir modülü olması, bu konuyu uygulamalı çalışmak isteyen operasyon, finans, satış destek ve pazarlama ekipleri için uygundur.

Yapay Zeka ve Otomasyon Uzmanlığı Sertifika Programı - Uygulamalı ise no-code otomasyon temelleri ve AI destekli otomasyon tasarımı başlıklarını daha geniş bir yapay zeka araçları çerçevesinde sunar. Kurumsal ekibiniz için içeriğin uyarlanmasını Mindset kurumsal eğitim ekibiyle görüşebilirsiniz.