Jira'da zaman takibi: tahmin, iş kaydı ve kalan süre

Zaman takibi üç değerden oluşur

Jira zaman takibinde üç değer birlikte çalışır. Orijinal tahmin, işe başlarken verilen ilk süre tahminidir. Harcanan süre, çalışanların Log work ile kaydettiği gerçek çalışma süresidir. Kalan süre ise işin bitmesi için gereken güncel tahmindir. İş öğesinin ayrıntı panelindeki Time tracking alanı, o ana kadar kaydedilen süreyi ve kalan süreyi gösterir.

Bu üç değeri ayırt etmek önemlidir, çünkü her biri farklı bir soruya cevap verir. Orijinal tahmin 'ne kadar sürer sanmıştık' sorusunu yanıtlar. Harcanan süre 'gerçekte ne kadar çalışıldı' sorusunu yanıtlar. Kalan süre ise 'bitmesine ne kadar var' sorusunu yanıtlar. Tahminlerin gerçekten ne kadar tuttuğunu görmek istiyorsanız ilk ve son tahmin arasındaki farkı izlemelisiniz.

Başlamadan önce: zaman takibi açık mı?

Time tracking alanını göremiyorsanız önce yöneticinizden zaman takibinin yapılandırılmasını isteyin. Atlassian'a göre zaman takibini açıp kapatmak uygulama yöneticisi rolü gerektirir; süre kaydı için ise kullanıcının alanları görebilmesi ve iş öğelerinde çalışma kaydedebilmesi gerekir (Work on work items yetkisi).

İki ayar daha davranışı belirler. İlki, panonun tahmin ve izleme ayarıdır. Company-managed Scrum panolarında Board settings altında Estimation bölümünde Enable Time tracking'i açarsanız, ilerleme izleme yöntemini tahmin yönteminden ayırabilirsiniz. İzleme için 'None' seçilirse ilerleme tahmin yöntemine göre, 'Remaining estimate and time spent' seçilirse harcanan süre orijinal tahminden çıkarılarak izlenir. İkincisi birim ayarlarıdır: hangi birimlerin kullanılabildiği Jira sistem yapılandırmasına bağlıdır.

Takım yönetimli alanlarda tahmin varsayılan olarak kapalıdır; Space settings altında Features bölümünden Estimation'ı açıp Story points ya da Time seçilir. Açmadan önce Atlassian'ın uyardığı değişiklikleri gözden geçirin.

Tahmini girmek ve biçimler

Tahmin, alanın beklediği biçimle yazılır. Atlassian'a göre birimler hafta (w), gün (d), saat (h) ve dakika (m) olarak yazılır; birden fazla birimi yan yana verebilirsiniz. Birimsiz bir sayı yazarsanız yöneticinin belirlediği varsayılan birim kullanılır. Bu yüzden birimi her zaman açıkça yazmak, yanlış yorumlamayı önler.

Tahmin girerken şu noktalara dikkat edin: • Tahmini işe başlamadan önce girin; sonradan eklenen tahmin, harcanan süreyle karışabilir. • İşi küçük parçalara bölünce tahmin daha tutarlı olur; çok büyük bir işe tek bir uzun süre yazmak yerine alt işlere bölün. • Çok sayıda alt işe sahip bir iş öğesi zaman takibine dahil edilemeyebilir; Atlassian bu konuda bir üst sınırdan bahseder, bu yüzden iş öğesi hiyerarşinizi küçük tutun. • Tahmini kişisel hissiyata göre değil, benzer geçmiş işlerin gerçek süresine göre verin.

Çalışmayı kaydetmek: Log work

Süreyi kaydetmek için iş öğesini açın, More actions menüsünden Log work'ü seçin ya da doğrudan Time tracking alanına tıklayın. Açılan Log time alanlarını doldurun ve Save ile kaydedin. Atlassian, ilk kayıtta harcanan sürenin orijinal tahminden düşülerek kalan sürenin hesaplandığını, sonraki kayıtlarda ise sürenin kalan süreden düşüldüğünü belirtir.

Kaydı ne zaman girdiğiniz, verinin kalitesini belirler. Çalışılan gün içinde kısa kayıtlar, ay sonunda hatırlayarak girilen toplu kayıttan çok daha güvenilirdir. Günün sonunda birkaç dakika ayırıp bugün üzerinde çalışılan işlere süre girmek, tahmin doğruluğunu ölçmek için gereken veriyi biriktirir.

Takımın hızını ya da sprint ilerlemesini izlemek istiyorsanız Atlassian'ın sprint burndown ve zaman takibi raporlarına bakmanızı önerir; kayıt kalitesi bu raporların kalitesidir.

Kaydı düzenlemek ve silmek

Yanlış girilen kaydı iş öğesinin etkinlik bölümündeki Work log kısmından düzenleyebilir ya da silebilirsiniz. Düzenlemek için Edit own work logs ya da Edit all work logs yetkisi, silmek için Delete own work logs ya da Delete all work logs yetkisi gerekir.

Burada dikkat edilecek nokta, Jira'nın kalan süreyi sizin için sihirli şekilde düzeltmemesidir. Atlassian'a göre kaydı düzenlediğinizde ya da sildiğinizde, kalan süreyi hesaplamak için önceki değerler kullanılmaya devam eder. Kalan süre beklediğiniz gibi değilse Edit work log penceresinden elle güncellemelisiniz. Silerken ise Jira, silinen süreyi kalan süreye geri ekleyebilir ya da kalan süreyi elle belirlemenizi ister.

Bu yüzden kayıt düzeltmesi yaptığınızda kalan süreyi mutlaka kontrol edin. Düzelttiğiniz kaydın kalan süreye yansımadığını bir hafta sonra fark etmek, raporları yanlış okutur.

Sık yapılan hatalar

En sık hata, kayıttan sonra orijinal tahmini değiştirmektir. Atlassian'ın açıklamasıyla kalan süre, orijinal tahmini yalnızca hiç çalışma kaydedilmeden önce izler. Süre kaydedildikten sonra kalan süre orijinal tahminden bağımsızlaşır; tahmini düzeltseniz bile kalan süre kendiliğinden değişmez. Önerilen çözümlerden biri tahmini işi oluştururken girmemek, diğeri ise bir otomasyon kuralıyla kalan süreyi güncellemektir. En sağlıklı yol, tahmini işe başlamadan önce doğru girmek ve kalan süreyi bilinçli olarak güncellemektir.

Diğer sık hatalar: • Süreyi tek seferde girmek; verinin doğruluğu kaybolur. • Birimi yazmamak; varsayılan birim beklenenden farklı olabilir. • Zaman verisini bir performans notu olarak kullanmak; ekip süreyi gerçekçi kaydetmekten çekinir. • Alt işleri karıştırmak; alt işin tahmini üst işe yansıtılırsa toplamı ayrı hesaplayın.

Zaman takibi, kişi değerlendirme aracı olarak değil, tahmin kalitesini iyileştirme aracı olarak kullanıldığında anlam kazanır.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Jira ile Proje Yönetimi Eğitimi'ndeki 'Raporlama, Gösterge Panoları ve Analitik İzleme' modülü, tahmin ve harcanan sürenin raporlara nasıl yansıdığını anlamak için uygundur. Jira Eğitimi: Temel ve İleri Uygulama programında 'Gerçek Zamanlı İzleme ve Raporlama' modülü aynı konuya uzanır.

Proje yöneticileri, Scrum Master'lar ve ekibin eforunu Jira'da izleyen ekip liderleri için uygundur.