Jira Automation: tetikleyici, koşul ve aksiyonla kural yazmak
Jira'da tekrar eden işleri kural motoruna devretmek, tetikleyiciyi doğru seçmeye ve koşulu dar tutmaya bağlıdır. Kural kurma mantığını ve sık kullanılan örnek kuralları öğrenirsiniz.
Bir bakışta
- Her kural bir tetikleyiciyle başlar; koşul filtreler, aksiyon işi yapar. Bu parçaları ayrı düşünmek, kuralın neden çalıştığını ya da çalışmadığını bulmayı kolaylaştırır.
- Tetikleyici olay türüne göre seçilir: oluşma, alan değişimi, zaman ya da elle başlatma. Yanlış tetikleyici, doğru aksiyonu bile yanlış anda çalıştırır.
- Koşul dar tutulmazsa kural, istenmeyen iş öğelerine de dokunur. Kuralı yayına almadan önce hangi iş öğelerinde çalışacağını denetim kaydından kontrol etmek gerekir.
- Otomasyon kuralı, durum geçişlerini tanımlayan iş akışının yerine değil, yanına yazılır. Durum ve geçişler iş akışında kalır; kural bu olaylara tepki verir.
Bir otomasyon kuralının parçaları
Jira'daki otomasyon motoru, tekrar eden elle yapılan işleri kurallara bağlamak için kullanılır. Atlassian dokümantasyonuna göre her akış bir tetikleyiciyle başlar: iş öğesinin oluşturulması ya da bir alanın değişmesi gibi olaylar dinlenir. Tetikleyiciye ya da sonrasına koşullar eklenerek akış süzülür; koşulu geçen olayda aksiyonlar çalışır, gerekirse dallara ayrılarak iş öğeleri farklı aksiyonlara yönlendirilir.
Bu yapıyı akılda tutmak, kural yazarken şu soruları sormayı sağlar: Hangi olay bu işi başlatmalı? Hangi durumda çalışmamalı? Çalışınca ne olmalı? Yeni başlayanların en sık hatası ilk soruyu atlayıp doğrudan aksiyona odaklanmaktır; sonuçta kural beklenmedik zamanlarda çalışır.
İş akışı özelleştirmesi ile karıştırmamak gerekir: durum adları, geçişler ve geçiş kuralları iş akışında tanımlanır, bu konu jira iş akışı özelleştirme sayfasında işlenir. Otomasyon kuralı ise bu olaylara, örneğin bir iş öğesinin bir duruma geçmesine tepki verir.
Her Jira kuralı, bir olayın süzgeçten geçip işe dönüşmesidir
Tetikleyici, koşul, aksiyon
- TetikleyiciOlay gerçekleşir: iş öğesi oluşur, alan değişir, zaman gelir.
- KoşulOlayın kurala uygun olup olmadığı kontrol edilir.
- AksiyonAtama, güncelleme, yorum ya da bildirim yapılır.
Doğru tetikleyiciyi seçmek
Tetikleyici, kuralın hangi olayda uyanacağını belirler. Atlassian'ın listesindeki genel tetikleyicilerden en sık kullanılanlar şunlardır: • Work item created: yeni iş öğesi oluşunca çalışır; alan doldurma, kişi atama ya da alt görev ekleme için kullanılır • Field value changed: seçilen bir alan değişince çalışır; örneğin öncelik yükseldiğinde bildirim göndermek için koşulla birlikte kullanılır • Scheduled: sabit aralıkla ya da zaman ifadesiyle çalışır; bir JQL sorgusu eklenerek yalnız eşleşen iş öğelerine uygulanabilir • Manual trigger from work item: kullanıcı iş öğesinin eylemler menüsünden elle çalıştırır; kimlerin çalıştırabileceği sınırlandırılabilir • Incoming webhook: dış bir sistemden gelen HTTP isteğiyle çalışır; gelen veri akıllı değer olarak okunabilir
Doğru seçimi yapmak için olayın nerede gerçekleştiğine bakın. Olay Jira içindeyse çoğunlukla oluşma ya da alan değişimi; zamana bağlıysa zamanlı tetikleyici; Jira dışındaysa webhook uygun olur. Zamanlı kurallarda bir ayrıntı: art arda başarısız çalışan zamanlı akışlar otomatik olarak devre dışı bırakılabildiği için bu kuralları ilk günlerde izlemek gerekir.
Tetikleyici, kuralı hangi olayın başlatacağına göre seçilir
Sık kullanılan tetikleyiciler
- Yeni bir iş öğesi açıldığında işlem gerekiyorWork item createdAlan doldurma, atama ya da alt görev ekleme için uygundur.
- Bir alanın değerinin değişmesi sonrası işlem gerekiyorField value changedİzlenecek alanlar seçilir, koşulla daraltılır.
- Düzenli aralıkla ya da belirli bir saatte işlem gerekiyorScheduledBir JQL sorgusuyla eşleşen iş öğelerine uygulanabilir.
- Kullanıcı kararıyla elle başlatılmalıManual trigger from work itemİş öğesinin eylemler menüsünden çalıştırılır.
Koşulu dar tutmak ve aksiyonları sıralamak
İyi bir kural, mümkün olduğunca az sayıda iş öğesine dokunur. Bunun için koşul şu tür ölçütlere dayanır: belirli bir proje, belirli bir iş öğesi türü, belirli bir etiket ya da alan değeri. Kurguyu bir örnekle somutlaştıralım: 'Yeni oluşan hata kayıtlarına, bileşene göre ilgili ekip liderini ata' kuralında tetikleyici iş öğesinin oluşması, koşul türün hata olması, aksiyon ise bileşene göre atamadır. Koşul yazılmasaydı aynı kural görev ve hikâye kayıtlarını da etkilerdi.
Aksiyonlar sırayla çalışır, bu yüzden sıra önemlidir. Bir alanı güncelleyip ardından o alana dayalı yorum ekleyen kural, güncelleme gerçekleşmeden yorum eklerse yanlış bilgi yazar. Her aksiyondan sonra neyin değiştiğini düşünün.
Akıllı değerler, kuralı kişiselleştirmek için kullanılır: yorum metnine iş öğesinin özetini ya da atanan kişinin adını yerleştirmek gibi. Bunları hazırlarken küçük bir deneme iş öğesiyle kuralın çıktısını görmek, canlıya almadan önce hataları yakalamanın en kısa yoludur.
Örnek kurallar: nerede işe yarar?
Takım ihtiyaçları farklı olsa da birkaç kural çoğu ekipte karşılık bulur.
Otomatik atama: Yeni bir iş öğesi oluşunca bileşene ya da etikete göre sorumluyu atar. Böylece kayıt sahipsiz kalmaz; sıralama, triyaj toplantısının yükünü azaltır.
Alan değişimine tepki: Öncelik yükseldiğinde ya da iş öğesi bloke olarak işaretlendiğinde ilgili kişiye bildirim gider. Burada Field value changed tetikleyicisi ile öncelik koşulu birlikte kullanılır.
Zamanlı hatırlatma: Belirli bir süredir hareketsiz kalan iş öğelerini JQL ile bulup sorumluya yorum ekleyen zamanlı bir kural, unutulan işleri görünür kılar.
Elle başlatılan kural: Rutin ama ara sıra gereken işlemler için, örneğin bir iş öğesine standart alt görevleri eklemek, elle tetiklenen bir kural uygundur. Kullanıcı yalnız ihtiyaç duyduğunda çalıştırır.
Dış sistem entegrasyonu: Dış bir aracın göndereceği HTTP isteği, Incoming webhook ile iş öğesi oluşturabilir ya da mevcut bir kaydı güncelleyebilir.
Kuralları test etmek ve bakımını yapmak
Kural yayına alınmadan önce küçük bir test projesinde denenmelidir. Denetim kaydı, kuralın ne zaman ve hangi iş öğesinde çalıştığını, her adımın başarılı olup olmadığını gösterir; beklenmedik bir sonuç aldığınızda ilk bakılacak yer burasıdır.
Sık yapılan hatalar şunlardır: • Aynı alanı değiştiren kuralların birbirini tetikleyerek döngüye girmesi; bir kuralın çıktısının başka bir kuralın tetikleyicisi olup olmadığını önceden düşünün • Koşul koymayıp bütün projeye uygulanan geniş kurallar yazmak • Kuralı yazan kişi ekipten ayrıldığında kuralın sahipsiz kalması; kurallara anlaşılır adlar ve açıklamalar verin • Zamanlı kuralı denemeden canlıya almak • Eski kuralları temizlememek; zamanla çelişen kurallar birikir
İyi bir alışkanlık, kural kitaplığını belirli aralıklarla gözden geçirmek, kullanılmayanları kapatmak ve her kural için bir sorumlu belirlemektir. Otomasyon, süreç sahiplerinin sürekli değişen ihtiyaçlarını yansıtmadığında teknik borç haline gelir.
Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?
Jira Eğitimi: Temel ve İleri Uygulama programı, proje kurulumu, backlog ve sprint işleyişi, gerçek zamanlı izleme ve raporlamanın ardından 'Jira'yı Diğer Araçlarla Entegrasyon ve İleri Özellikler' modülüyle otomasyon konusuna ulaşır.
Jira yöneticileri, proje ve ürün ekiplerinde çalışan Scrum Master'lar ve ekibin elle yürüttüğü tekrar eden işleri azaltmak isteyen proje yöneticileri için uygundur. Önce temel kavramlar ve durum geçişleri, ardından ileri özellikler çalışıldığı için kural yazmadan önce iş akışını anlama fırsatı sunar.
İlgili Mindset programı
Jira Eğitimi: Temel ve İleri Uygulama
Sık sorulan sorular
Jira otomasyon kuralı iş akışından nasıl ayrılır?
İş akışı, bir iş öğesinin hangi durumlardan geçeceğini ve geçişlerin koşullarını tanımlar. Otomasyon kuralı ise bu durum değişikliği dahil bir olay gerçekleştiğinde otomatik işlem yapar. Yani iş akışı sürecin iskeletini, kural ise o iskelet üzerindeki tekrar eden işleri yönetir.
Bir kural neden hiç çalışmıyor olabilir?
Genellikle tetikleyici beklenen olayı dinlemiyordur ya da koşul olayı süzmüştür. Denetim kaydında kuralın tetiklenip tetiklenmediğine, hangi adımda durduğuna bakın. Zamanlı kurallarda art arda başarısız çalışmalar kuralı devre dışı bırakmış olabilir. Kuralın kapsamının hedef projeyi içerip içermediğini de kontrol edin.
Jira dışındaki bir araçtan Jira'da iş öğesi nasıl açılır?
Incoming webhook tetikleyicisi, benzersiz bir adrese gelen HTTP isteğiyle kuralı başlatır. Gelen veri akıllı değer olarak okunabildiği için dış sistemin gönderdiği bilgilerle iş öğesi oluşturulabilir. Güvenlik için adresin yalnız yetkili sistemlerle paylaşılması gerekir.
Otomasyon kurallarını kimler oluşturabilir?
Yetki, kuruluşunuzun Jira yapılandırmasına ve izin şemalarına bağlıdır. Kural kurma bölümünü hesabınızda göremiyorsanız Jira yöneticinizle izninizi doğrulayın. Ekip içinde kuralları kimin yazıp onaylayacağını baştan belirlemek de bakım yükünü azaltır.
Kural yazarken kod bilmek gerekir mi?
Temel kurallar için gerekmez: tetikleyici, koşul ve aksiyon görsel bir editörde seçilir. JQL ve akıllı değerler ise sorgu mantığına alışkanlık gerektirir. Temel kuralları kurduktan sonra JQL ve akıllı değerleri adım adım öğrenmek, daha esnek kurallar yazmayı sağlar.