Jira'da Toplu Düzenleme, Taşıma ve Geçiş: Adım Adım Rehber

Toplu değişiklik ne zaman gerekir?

Bir sürüm kapanır ve açıkta kalan işlerin hedef sürümü değişmelidir. Bir ekip yeniden yapılanır ve onlarca işin sorumlusu yeni kişiye geçmelidir. Bir proje bütünüyle başka bir projeye devredilir. Bu gibi durumlarda işleri tek tek açıp kaydetmek hem yavaştır hem de unutulan kayıt bırakır. Toplu değişiklik, arama sonucuna uyan işleri seçip aynı işlemi hepsine birden uygular.

Bu özellik diğer toplu yöntemlerden ayrı bir yerde durur. CSV içe aktarma dışarıdaki bir dosyadan yeni iş yaratır. Otomasyon kuralları ise bir olay gerçekleştiğinde, örneğin bir iş kapandığında, kendiliğinden çalışır ve süreklidir. Toplu değişiklik bir defalık, elle başlatılan ve mevcut kayıtlara dönük bir temizlik ya da düzenleme aracıdır. Sorun tekrar tekrar aynı biçimde çıkıyorsa kural yazmak, bir kerelik düzeltmeyse toplu değişiklik daha uygundur.

Sihirbaz beş ana işlem sunar: geçiş yaptırma, düzenleme, taşıma, silme ve izlemeye alma ya da izlemeyi bırakma. Hangisinin hangi koşulda kullanıldığı aşağıdaki bölümlerde ele alınıyor.

Başlamadan önce: yetki ve kapsam

Toplu değişiklik için önce genel düzeyde 'Make bulk changes' izninin hesabınızda tanımlı olması gerekir. Bunun üstüne her işlemin kendi proje izni eklenir. Örneğin işleri taşımak için ilgili projede 'Move work item' izni de aranır. İzniniz yoksa sihirbazdaki seçenek çalışmaz; bu durumda Jira yöneticisinden talepte bulunmak gerekir.

İkinci sınır miktardır. Bir toplu değişiklikte düzenlenebilecek iş sayısının bir üst sınırı vardır; güncel değer Atlassian belgesinde yazar. Daha büyük bir kümeyi parçalara bölmek, yani aramayı tarih, sürüm ya da bileşene göre daraltıp işlemi birkaç turda yapmak gerekir.

Kapsamı belirlemenin en güvenli yolu aramayı önce incelemektir. Arama sonucunu gözden geçirin, beklemediğiniz bir işin listede olup olmadığına bakın. Sorgu karmaşıksa JQL ile koşulları açıkça yazmak, filtreyi kaydetmeyi de mümkün kılar. Seçim ekranında tek tek işaret koyarak da içeride kalan işleri azaltabilirsiniz.

Hazırlığın son adımı işlemin türünü seçmektir. Alan değerini değiştirecekseniz düzenleme, durum değiştireceksiniz geçiş, projeyi değiştireceksiniz taşıma kullanılır. Bu ayrım bir sonraki bölümdeki sihirbaz akışında yer alır.

Sihirbaz adım adım nasıl ilerler?

Arama ekranından başlayın: Search menüsünden 'View all work items' sayfasına gidin ve arama ölçütlerini ayarlayın. Sonuç listesinin üstündeki 'More actions' (üç nokta) menüsünden 'Bulk Change all' seçeneğini açın. Jira işlerin listesini sunar; hangilerinin işleme dahil olacağını seçip 'Next' ile ilerlersiniz.

Sonraki ekranda işlem türünü seçersiniz. Ardından işleme özel ayrıntılar gelir: düzenlemede hangi alanın değişeceği, geçişte hangi iş akışı eyleminin uygulanacağı, taşımada hedef proje. Gerekli alanlar boşsa, örneğin geçişte çözüm bilgisi isteniyorsa, devam edilemez.

Son ekran gözden geçirme ekranıdır. Burada neyin hangi işlere uygulanacağı özetlenir. 'Confirm' dediğiniz anda işlem başlar. Bu nedenle özeti okumadan onaylamayın; yanlış bir alan seçimi yüzlerce kaydı bozar.

Dört temel işlem ve her birinin tuzağı

Düzenleme, seçilen işlerin alanlarını değiştirir: sorumlu, öncelik, etiket, sürüm gibi. Her alan toplu düzenlenemez. Özet, açıklama, ortam, proje, çözüm ve zaman takibi alanları kapsam dışıdır; bunlar için tek tek müdahale gerekir. Sprint alanını değiştirmek yalnızca etkin ve gelecek sprintleri etkiler, kapanmış sprintlere geri dönülmez. Kapanmış bir işi düzenleyebilmek için iş akışının buna izin vermesi gerekir.

Geçiş, işlerin durumunu değiştirir. Aynı anda yalnızca tek bir toplu geçiş işlemi çalışabilir. İşler farklı iş akışlarına bağlıysa hepsini birden geçirmek mümkün değildir; aynı iş akışındaki işler gruplanır ve gruplar sırayla işlenir. Geçişte zorunlu alan varsa, örneğin çözüm, o alan sihirbazda doldurulur.

Taşıma, işleri başka projeye ya da iş türüne aktarır. Hedef projeyi ve iş türlerini seçer, durumları eşler, alanların korunup korunmayacağına karar verirsiniz. Alt görevler ayrıca taşınmalıdır, ana işle birlikte gitmezler.

Silme ve izleme son ikisidir. Silmede bildirim seçeneği belirlenir ve işlem geri alınamayacağı varsayılarak yapılmalıdır. İzlemeye alma ya da bırakma ise en hafif işlemdir ve veriyi değiştirmez.

Taşımada veri kaybı nasıl önlenir?

Toplu işlemlerin en çok sorun çıkaranı taşımadır, çünkü kaynak ve hedef proje birbirine tam uymaz. Farklı iş akışı kullanan iş türleri arasında taşıma yapılırsa durumların karşılığı bulunamayabilir. Sihirbaz bu yüzden her kaynak duruma bir hedef durum seçmenizi ister. Eşlemeyi sezgiyle değil, iki iş akışını yan yana koyarak yapın.

Alanlar için de benzer bir kontrol gerekir. Şirket yönetimli projeden ekip yönetimli projeye taşınırken bileşen ve sürüm bilgisi kalıcı olarak kaybolur. Hedefte karşılığı olmayan özel alanların değerleri de taşınmayabilir. Bu nedenle önemli verisi olan işleri taşımadan önce o alanları ayrı bir yere not etmek ya da sonuçlarını dışa aktarmak akıllıca olur.

Güvenli yöntem küçük bir deneme yapmaktır: önce tek iş ya da çok küçük bir küme taşıyın, hedefte alanların ve durumların nasıl göründüğüne bakın, sonra kalan kümeyi aynı eşlemeyle işleyin. Sürekli aynı iki proje arasında taşıma yapıyorsanız eşleme kararlarını kısa bir not olarak saklamak bir sonraki turu hızlandırır.

Alt görevlerin ayrıca taşınması gerektiğini unutmayın; ana iş hedefe gidip alt görevler eski projede kalırsa kayıtlar birbirinden kopar.

Sık hatalar ve güvenli uygulama

Toplu değişikliğin en sık görülen hataları sorgunun kapsamını gözden geçirmemekten, bildirimleri hesaba katmamaktan ve doğrulamayı atlamaktan doğar.

• Aramayı kontrol etmeden tüm sonucu seçmek. Beklenmeyen işler de değişir.
• Bildirimleri açık bırakmak. Her değişiklik için e-posta gider ve ekip kısa sürede gelen kutusunu doldurur. Sihirbazdaki 'Send mail for this update' kutusunu kaldırın. Müşteri destek ajanları bildirimleri kapatamaz, bu durumu önceden planlayın.
• Farklı iş akışlarındaki işleri tek turda geçirmeye çalışmak.
• Taşımada durum eşlemesini varsayılana bırakmak.
• İşlemden sonra sonucu kontrol etmemek.

İşlemden sonra aynı aramayı yeniden çalıştırmak ve değişen alanın yeni değerini filtre olarak kullanmak en kolay doğrulamadır. Değişen kayıt sayısı beklediğinizle tutmuyorsa hemen araştırın.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Jira Eğitimi: Temel ve İleri Uygulama programı, terminoloji ve durum geçişleri, proje kurulumu ile backlog ve sprint işleyişi başlıklarını kapsar. Toplu değişikliği ilk elden kullanacak kişiler genellikle proje yöneticileri, Scrum Master'lar ve Jira yöneticileridir; iş akışı mantığını ve proje yapılandırmasını bilmek taşıma ve geçiş kararlarını doğru vermenin ön koşuludur.