Jira'da özel alan oluşturmak ve ekranlara bağlamak

Özel alan hangi ihtiyaca cevap verir?

Jira iş öğeleri hazır alanlarla gelir: özet, açıklama, atanan kişi, öncelik gibi. Ekibinizin sürekli sorduğu ama bu alanlarda karşılığı olmayan bir bilgi varsa, örneğin talebi hangi müşterinin yaptığı, hangi modülün etkilendiği ya da hukuk onayının hangi tarihte alındığı, bu bilgi çoğu zaman açıklama metnine ya da yorumlara gömülür. Gömülü bilgi aranamaz, filtrelenemez ve panolarda gösterilemez. Özel alan, bu bilgiye ayrı ve yapılandırılmış bir yer verir.

Alan bir kez oluşturulur ama üç ayrı katmanda yaşar. Önce alanın kendisi vardır: adı, türü ve varsa seçenekleri. Sonra alanın nerelerde ve hangi değerlerle geçerli olduğunu belirleyen bağlam gelir. Son olarak alanı kullanıcıya gösteren ekran vardır. Bu üç katmanı ayrı düşünmek, alanın neden görünmediğini ararken size doğru yeri gösterir.

Alanı yönetici ekranından oluşturmak

Atlassian dokümantasyonuna göre bu işlem Jira yöneticisi yetkisi gerektirir. Yönetici alanını üst gezinmedeki simgeden açar, Work items bölümüne girer, ardından Fields altında Create new field seçeneğini kullanırsınız. Açılan panelde sırasıyla alan türünü seçer, adı ve açıklamayı yazar, seçenekli bir alansa seçenekleri ekler ve Create ile bitirirsiniz. Arayüz adları Jira sürümüne göre değişebilir; menüyü bulamazsanız yönetici ekibinize danışın.

Alan türü, oluşturulduktan sonra değiştirilemez. Bir tarih alanını sonradan metin alanına çevirmek mümkün olmadığından, yanlış tür seçildiğinde yeni bir alan açıp eskisini kaldırmak gerekir. Ad ise sitedeki tüm iş öğelerinde görüneceği için açık olmalı; açıklama alanı da Fields tablosunda alanları ayırt etmeyi kolaylaştırır. Oluşturduktan sonra Atlassian alanı bir alan yapılandırmasına eklemenizi önerir; alanın projelerde nasıl davranacağı bu ayarlarla belirlenir.

Türü ve adı seçmek

Doğru tür, alana girilecek bilginin biçimine bağlıdır. Kapalı bir değer kümesi varsa (etkilenen modül, müşteri segmenti, onay durumu) seçenekli bir liste, yazım farklılıklarını baştan engeller. Bir takvim tarihi tutulacaksa tarih türü, sonradan tarihe göre filtrelemeyi ve sıralamayı mümkün kılar. Serbest açıklama gerekiyorsa metin türü uygundur ama metin alanları raporlamada en az işe yarayan türdür.

Adlandırmada şu ilkeler işe yarar: • Alanın ne tuttuğunu söyleyen, bağlamdan bağımsız bir ad seçin: 'Etkilenen modül', 'Onay tarihi'. • Ekip kısaltmalarından kaçının; alan listesini başka ekipler de görür. • Aynı bilgi için benzer adlı ikinci bir alan açmadan önce mevcut listeyi arayın. • Açıklama alanına alanın kim tarafından, ne zaman doldurulacağını yazın.

Seçenekli alanlarda seçenekleri baştan tasarlayın. Seçeneği sonradan eklemek kolaydır, ama zaten kullanılmış bir seçeneği kaldırmak raporları ve eski iş öğelerini etkiler.

Alanı ekrana eklemek

Alan oluşturulduğunda kullanıcı hâlâ onu göremez; ekranlar hangi alanın nerede çıkacağını belirler. Atlassian'ın anlattığı yol şudur: yönetici alanında Work items bölümünde Screens seçeneğine girin, ilgili ekranın More actions menüsünden Configure deyin ve listenin altındaki Select field menüsünden alanı seçin. Aynı ekranda alanı Remove ile kaldırabilir, Add tab ile alanları sekmelere ayırabilirsiniz.

Başka yollar da vardır. Fields sayfasında alanın kendi More actions menüsünde Add field to screen seçeneği, doğrudan bir ekran seçip Update demenizi sağlar. Proje ayarlarındaki Screens bölümü ise projenizin ekran şemasına gider; iş türünüzü kapsayan şemayı açıp ilgili ekrana alanı ekleyebilirsiniz. Proje içinden gitmek, yanlış ekrana alan eklemeyi azaltır, çünkü projenin gerçekten kullandığı ekranı görürsünüz.

Önemli bir sınır: Atlassian'a göre takım yönetimli alanlar bu yolla ekrana eklenemez. Takım yönetimli ve şirket yönetimli projelerin alan yönetimi farklı çalışır; bu fark ayrı bir karşılaştırma sayfasında ele alınıyor.

Bağlam: aynı alan, farklı yerlerde farklı ayarlarla

Bağlam, Atlassian'ın tanımıyla alanın bir sürümüdür. Yöneticiler birbirine çok benzeyen alanlar çoğaltmasın diye vardır: veri aynı yerde saklanır, ama alan farklı durumlara uyum sağlar. Bağlamla yönetebileceğiniz iki şey bellidir: varsayılan değer ve seçenekler. Bir seçenek kümesini bir bağlamda kısıtlayabilir, başka bir bağlamda başka bir küme sunabilirsiniz.

Örnek bir senaryo: 'Önem derecesi' alanını hem destek hem yazılım ekibi kullanıyor. Destek ekibine müşteri etkisini anlatan seçenekler, yazılım ekibine teknik etkiyi anlatan seçenekler gerekiyor. İki ayrı alan açmak yerine tek alan ve iki bağlam kullanılır. Böylece tek bir sorguyla iki ekibin verisi birlikte aranabilir.

Bağlamların nerede geçerli olacağını tanımlamak ayrı bir iştir ve Atlassian'ın bağlam sayfalarında anlatılır. Bağlam kapsamınızda olmayan bir projede alan ekranda olsa bile kullanılamayabileceği için, alanın görünmediği durumlarda hem ekrana hem bağlama bakın.

Sık yapılan hatalar

Özel alan sayısı kontrolsüz arttığında Jira yapılandırmasını yönetmek zorlaşır. Sık görülen hatalar şunlardır: • Alanı oluşturup ekrana eklemeyi unutmak; kullanıcı alanı hiç görmez. • Türü acele seçmek; sonradan değiştirilemediği için yeni alan açmak ve eskisini temizlemek gerekir. • Her istek için yeni alan açmak; aynı bilgiyi tutan benzer alanlar raporları böler. • Tüm alanları tüm ekranlara eklemek; ekran kalabalıklaşır ve kullanıcı gerekli alanı kaçırır. • Kimin dolduracağını belirlememek; boş kalan alan hiçbir analize girmez.

İyi bir alışkanlık, alan oluşturmadan önce üç soruyu yanıtlamaktır: Bu bilgi hangi karar ya da rapor için gerekli? Kim, hangi aşamada dolduracak? Hazır bir alan aynı işi görüyor mu? Yanıtlardan biri belirsizse alanın açılmasını bekletmek çoğu zaman en doğru karardır.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Jira Eğitimi: Temel ve İleri Uygulama programında 'Proje Kurulumu ve Yapılandırma' ve 'Takım Yönetimi – Team-Managed vs Company-Managed Projeler' modülleri, alanların ve ekranların bir projede nasıl yönetildiğini anlamak için doğal zemindir.

Jira ile Proje Yönetimi Eğitimi ise proje tipleri ve kullanıcı arayüzü konularını işler. Jira yöneticileri, proje kurulumunu üstlenen Scrum Master'lar ve ekibin bilgi ihtiyacını Jira'ya yansıtmak isteyen proje yöneticileri için uygundur.