Jira’da Yeni İş Türü Eklemek ve Tür Şemasını Projeye Atamak

İş türü, şema ve proje nasıl bağlanır?

Jira’da yeni bir iş türü yaratmak, onu kullanıma açmak anlamına gelmez. Tür önce bir tür şemasına eklenir, şema da bir ya da birkaç projeye bağlanır. Proje o türü ancak şema aracılığıyla görür.

Atlassian’ın tanımına göre bir tür şeması, projede hangi iş türlerinin kullanılabileceğini, yeni bir iş öğesi oluşturulurken hangisinin önceden seçili geleceğini ve türlerin hangi sırayla listeleneceğini belirler. Aynı şema birden fazla projede paylaşılabilir; böylece birçok projenin tür kümesi tek yerden yönetilir.

Bu mimarinin kazancı, kurum genelinde tutarlılıktır: bir tür değiştiğinde onu kullanan tüm projeler aynı değişikliği alır. Riski ise, paylaşılan bir şemayı değiştirmenin başka ekiplerin projelerini etkileyebilmesidir. Bu yüzden yeni tür eklerken önce şemayı hangi projelerin kullandığını kontrol edin.

Yeni tür gerçekten gerekli mi?

Her ayrı iş ihtiyacı yeni bir tür gerektirmez. Tür, işin iş akışını, ekranlarını ya da raporlama biçimini ayırmak istediğinizde anlamlıdır. Örneğin ‘müşteri talebi’ ayrı bir onay akışı gerektiriyorsa ya da ‘teknik borç’ işlerini raporlarda ayrı saymak istiyorsanız yeni tür mantıklıdır.

Sadece etiketlemek istiyorsanız etiket, bileşen ya da özel alan çoğu zaman daha hafif bir çözümdür. Çok sayıda tür, kullanıcıların her iş açışında yanlış seçim yapmasına yol açar ve raporları parçalar.

Karar öncesi şu soruyu sorun: bu türü kullanan iş öğeleri, diğerlerinden farklı bir şekilde mi ilerleyecek, farklı bilgi mi toplayacak? Cevap hayırsa yeni tür yerine mevcut türe alan eklemeyi düşünün. Ekleyeceğiniz türün adını da kısa ve açık verin; ekip bunu iş açarken listeden saniyeler içinde seçebilmeli.

Adım adım: yeni iş türü ekleme

Şirket tarafından yönetilen alanlarda iş türü eklemek için Administer Jira genel izni gerekir. Settings menüsünden Work items’a gidilir. Soldaki sütunda Work types seçilip Add work type’a tıklanır. Ad ve açıklama yazılır.

Ardından türün seviyesi seçilir: Standard ya da Sub-task. Standart türler hikâye seviyesinde yer alır; alt görev türleri onun altındadır. Yöneticiler iş türü hiyerarşisini yapılandırarak standart türleri daha üst seviyelere de taşıyabilir. İsteğe bağlı olarak yeni türü bir tür şemasına koyabilirsiniz. Add ile işlem tamamlanır.

Bu işlem türü yaratır ama projede kullanılabilir yapmak şemayla ilişkilendirmeye bağlıdır. Takım yönetimli alanlarda iş türleri ayrı adımlarla kurulur; bu sayfadaki yol onlar için geçerli değildir.

Türü projeye atamak

Tür bir şemaya girdikten sonra şemanın projeye bağlanması gerekir. Jira yöneticisi bunu Settings altında Work items bölümünde Work type schemes ekranından yapar: ilgili şema için Associate seçilir, ardından şemayı kullanmasını istediğiniz projeler bulunup Associate’e basılır.

Proje yöneticisi de kendi projesinin şemasını değiştirebilir. Projenin adının yanındaki More actions menüsünden Space settings açılır, Work types seçilir, Actions altında Use a different scheme tıklanır. Buradan mevcut bir şema, başka bir projedeki şema ya da yeni ve varsayılan türlerle gelen bir şema seçilebilir; OK ile onaylanır.

Bu yolların hepsi şirket tarafından yönetilen alanlarda geçerlidir. Atama sonrası projedeki iş açma penceresinde yeni tür listede görünür. Görünmüyorsa şemanın doğru projeye atanıp atanmadığını ve türün şemaya eklenip eklenmediğini kontrol edin.

Atamadan sonra küçük bir doğrulama yapın: projede yeni bir iş öğesi açmayı deneyin, türün listede doğru sırada çıktığını ve varsayılan olarak beklediğiniz türün seçili geldiğini görün. Türü kullanacak ekibe de kısa bir not yazın; ne zaman bu türün seçileceğini bilmeyen kullanıcı, listeye eklenen yeni türü ya hiç kullanmaz ya da yanlış işler için kullanır.

Düzenleme, çeviri ve silme

Mevcut bir türü düzenlemek için Settings altında Work items ve Work types’a gidip türün yanındaki Edit seçilir; ad, açıklama ya da simge değiştirilir ve Update ile kaydedilir. Çok dilli bir kurulumda Translate ile yüklü bir dil paketi seçilip ad ve açıklamanın çevirisi girilebilir; bu çeviriler o dil için mevcut çevirilerin yerine geçer.

Silmeden önce hazırlık gerekir. O türdeki iş öğelerini arayıp toplu düzenleme ile başka bir türe taşıyın; ancak ondan sonra Work types listesinde Delete seçin. Bu sıra bozulursa elinizde türü silinmiş iş öğeleri kalır.

Türün adını değiştirmek de dikkatli yapılmalıdır, çünkü raporlar, filtreler ve otomasyon kuralları türün adına ya da kimliğine dayanıyor olabilir. Değişiklik öncesi bu kullanımları gözden geçirin ve ilgili ekipleri bilgilendirin.

Sık yapılan hatalar

• Türü şemaya eklememek: Tür yaratıldığı halde projede görünmez.
• Paylaşılan şemayı habersiz değiştirmek: Aynı şemayı kullanan başka ekiplerin projeleri etkilenir.
• Silmeden önce işleri taşımamak: İş öğeleri sahipsiz kalır; önce toplu düzenleme yapın.
• Her ihtiyaç için yeni tür açmak: Kullanıcılar yanlış seçer, raporlar parçalanır.
• Takım yönetimli projede şirket yönetimli adımları aramak: Takım ve şirket yönetimli modeller ayrı çalışır; hangi tür projeyle çalıştığınızı doğrulayın.
• Yetkiyi önceden kontrol etmemek: Tür eklemek için Administer Jira izni gerekir; yoksa menüler görünmez.

Kurgusal bir örnek: bir destek ekibi ‘Müşteri talebi’ türü ister. Yönetici türü Standard olarak ekler, ekibin kullandığı şemaya koyar ve şemayı kullanan projeleri kontrol eder. Başka bir ekibin aynı şemayı kullandığını fark edince, yeni bir şema oluşturup yalnız destek projesine atar. Böylece diğer ekibin iş açma penceresi değişmez.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız?

Jira Eğitimi: Temel ve İleri Uygulama programındaki Proje Kurulumu ve Yapılandırma modülü, bu tür yönetici işlerini uygulamalı olarak ele alır. Jira yöneticisi, PMO uzmanı ve araç kurulumundan sorumlu proje yöneticileri için ilgili bölümdür.