Excel ve CSV ile Jira'ya toplu iş öğesi aktarmak

CSV ile toplu aktarma ne zaman gerekir?

Bir ekip işlerini Excel tablolarında, başka bir araçta ya da eski bir sistemde tutuyorsa ve Jira'ya geçiyorsa, işleri tek tek elle açmak hem zaman alır hem hata üretir. CSV içe aktarma bu durumda tabloyu doğrudan Jira iş öğelerine çevirir. Aynı yöntem, planlama toplantısında hazırlanan bir iş listesini topluca yüklemek ya da bir pilot projeye başlangıç verisi taşımak için de kullanılır.

CSV virgülle ayrılmış metin dosyasıdır; Excel'de hazırlanan tablo CSV olarak kaydedilir. Jira Cloud'da aktarmayı bir Jira yöneticisi yapar; bu yüzden yönetici yetkisi olmayan ekipler, dosyayı hazırlayıp yöneticiyle birlikte çalışır.

Aktarım tek yönlüdür ve geri alması kolay değildir. İçe aktarılan yüzlerce iş yanlış alana düşerse temizlemek günler alabilir. Bu yüzden başarının büyük bölümü yükleme anından önce, dosyanın hazırlanmasında belirlenir.

Dosyayı hazırlamak: sütunlar ve değerler

Dosyanın ilk satırı başlık satırı olmalıdır; Jira her sütunu bu satıra bakarak alanlara eşler. Başlık satırında Summary (özet) sütunu zorunludur ve eşleme ekranında Summary alanına bağlanması gerekir. Diğer yaygın sütunlar açıklama, öncelik, iş türü, durum, atanan kişi, bildiren, etiketler ve bitiş tarihidir.

Virgül içeren ya da satır sonu barındıran metinler çift tırnak içine alınmalıdır; metindeki çift tırnak ikiye katlanarak yazılır. Excel dosyayı CSV'ye kaydederken çoğunlukla bunu kendisi yapar, ama Türkçe bölge ayarlarında ayraç noktalı virgül olabilir. Bu durumda yükleme ekranındaki ayraç seçeneğini değiştirmek gerekir. Kodlama konusunda Jira varsayılan olarak UTF-8 bekler; Türkçe karakterlerin bozulmaması için dosyayı UTF-8 olarak kaydedin.

Aynı başlığı taşıyan sütunlar tek bir çok değerli alanda birleşir. Bu, birden fazla etiket ya da bileşeni aktarmanın yoludur ama yanlışlıkla çift sütun bırakmak da aynı sonuca götürür. Başlıkların benzersiz ve bilinçli olduğunu kontrol edin.

Tarih sütunları, yükleme sırasında seçtiğiniz tarih biçimiyle birebir uyumlu olmalıdır; biçim Java'nın tarih biçimi söz dizimiyle yazılır. Süre tahmini ve harcanan süre değerleri saniye cinsinden verilir.

Yükleme ve alan eşleme

Yükleme, Jira'nın sistem ayarlarındaki dış sistem içe aktarma bölümünden (External System Import) CSV seçeneğiyle başlatılır. Dosya seçildikten sonra gelişmiş seçeneklerde kodlama ve ayraç değiştirilebilir. Ardından projeler eşlenir: tek bir yeni ya da mevcut projeye aktarabilir ya da dosyadaki proje bilgisine göre birden fazla projeye dağıtabilirsiniz. Bu son seçenek için dosyada proje adı ve anahtarı sütunları olmalıdır.

Alan eşleme ekranında hangi sütunların içe aktarılacağı işaretlenir ve her biri bir Jira alanına bağlanır. Summary eşlenmeden ilerlenemez. Eşlenecek alan listede görünmüyorsa, sorun çoğunlukla alanın projedeki ekranlarında ya da bağlamında yatar. Özel bir alanın bağlamı yalnız belirli projelerle sınırlıysa eşleme listesinde çıkmayabilir.

Değer eşlemede dosyadaki değerler Jira'daki karşılıklarına çevrilir. Öncelik, çözüm, iş türü ve durum için eşleme yapılır. Eksik öncelik ve çözüm değerleri yeni oluşturulabilir ama durum değerleri yeni oluşturulamaz; dosyadaki durumların iş akışında bulunması gerekir. Takım yönetimli projelerde iş türleri mevcut olanlara eşlenmelidir. Eşleşmeyen değerler boş bırakılabilir ya da eşlenmeden geçilebilir.

Hiyerarşi: epik, hikâye ve alt görev

İşler arasındaki ebeveyn-çocuk ilişkisini aktarmak için dosyaya üç sütun eklenir: iş öğesi kimliği, iş türü ve ebeveyn. Her satıra benzersiz ve sıralı bir kimlik verilir; çocuk satırlar ebeveynlerinin kimliğini ebeveyn sütununda gösterir. Ebeveyn satırlar, çocuklarından önce gelmelidir, çünkü içe aktarma dosyayı yukarıdan aşağı işler.

Örneğin bir epik ve altındaki birkaç hikâyeyi aktarmak için epik satırının kimliği sütunda bir değer olur, hikâyelerin ebeveyn sütunu bu değere işaret eder. Ebeveyn referansı dosyada ya da hedef projede bulunmuyorsa ilişki kurulamaz.

Bu yapı en çok hata çıkaran kısımdır. Bu nedenle önce yalnız birkaç epik ve birkaç çocuk iş içeren küçük bir deneme dosyası hazırlayıp ilişkilerin kurulduğunu doğrulayın, sonra tüm veriyi yükleyin.

Kişiler, tarihler ve diğer ayrıntılar

Atanan ve bildiren sütunlarında e-posta adresi ya da Atlassian hesap kimliği kullanılabilir. Eşlenen kişi Jira'da yoksa, belgeye göre alanlar eşlendiğinde eksik kullanıcılar otomatik oluşturulabilir; bunun lisans etkisini önceden düşünmek gerekir. İzleyiciler ise Jira'da önceden bulunmak zorundadır.

Oluşturma ve değiştirme tarihleri ile bitiş tarihi, seçtiğiniz tarih biçimiyle uyumlu olmalıdır. Elle sıralama (rank) bilgisi aktarılmaz; panolarda işlerin sırası sonradan yeniden verilir. Büyük dosyaları tek seferde yüklemek yerine partilere bölmek önerilir: Atlassian belgesi dosya başına işlenecek iş sayısı için bir üst sınır önerir ve büyük aktarımların yoğun olmayan saatlerde yapılmasını tavsiye eder.

Aktarım bittikten sonra ayrıntılı bir günlük indirilebilir ve kullanılan yapılandırma tekrar kullanılmak üzere kaydedilebilir. Aynı kaynaktan düzenli veri geliyorsa yapılandırmayı saklamak sonraki aktarımları hızlandırır.

Örnek: bir yapılacaklar tablosunu Jira'ya taşımak

Kurgusal bir örnek: bir ürün ekibi, yaklaşan sürümün işlerini bir Excel tablosunda tutuyor. Sütunlar: iş adı, açıklama, sorumlu kişinin e-postası, öncelik (Yüksek, Orta, Düşük) ve bir üst başlık olarak özellik grubu. Ekip Jira'ya geçmeye karar veriyor.

İlk iş tabloyu temizlemektir: boş satırlar silinir, öncelik değerleri tutarlı hale getirilir, özellik grubu epik olarak ayrı satırlara çevrilir ve her satıra bir kimlik ile ebeveyn bilgisi eklenir. Dosya UTF-8 CSV olarak kaydedilir. Jira yöneticisi önce birkaç satırlık bir deneme dosyasını bir test projesine aktarır, alan ve değer eşlemelerini kaydeder.

Deneme doğru çıkınca tüm dosya aktarılır. Günlük incelenir, birkaç iş rastgele açılıp alanların doğru dolduğu kontrol edilir. Test projesindeki veriler silinir ve gerçek projeye aktarım tekrarlanır. Ekibin kazancı yalnız zaman değil, geçmiş kayıtların kaybolmamasıdır.

Sık yapılan hatalar

En sık hata, doğrudan gerçek projeye yüklemektir. Önce test projesinde denemek gerekir. İkinci hata, Türkçe karakterleri bozan kodlamayla kaydetmektir. Üçüncü hata, durum değerlerini iş akışıyla eşleştirmemektir; var olmayan durumlar aktarımı kırar.

Dördüncü hata, ebeveyn satırı çocuklardan sonra koymaktır. Beşinci hata, tarih biçimini dosyayla uyumsuz seçmektir. Altıncı hata ise tekrar eden bir başlık bırakmaktır; bu iki sütunu istemeden tek alana birleştirir.

Bu beceriyi Mindset programlarında nerede çalışırsınız

Jira Eğitimi: Temel ve İleri Uygulama programındaki proje kurulumu ve yapılandırma, terminoloji ve durum geçişleri ile takım yönetimi başlıkları, CSV aktarımında karşılaşılan alan, iş türü, durum ve proje yapısı kavramlarını netleştirir. Jira yöneticileri ve başka bir araçtan Jira'ya geçen ekipler için uygundur.

Aktarma ekranlarının adları ve seçenekleri sürümden sürüme değişebilir; güncel adımlar için Atlassian belgelerine bakmak gerekir.